Folk spør meg hele tiden hvordan de kan gjøre ting raskere, bedre og mer effektivt, og hvilke verktøy jeg anbefaler for å hjelpe dem med det. Men det er ett spørsmål jeg får mye mindre, som er like viktig: Hvordan kan jeg spare tid - ved å gjøre mindre?
Å vite hva du ikke skal gjøre og hva du skal slutte å gjøre, kan faktisk gjøre en stor forskjell i din lykke og produktivitet.
Test deg selv med denne listen over syv spørsmål for å sikre at du investerer tiden din godt.
1. Sier du nei?
De fleste har et dypt behov for å bli likt. Som et resultat sier vi ja til nesten alt som blir bedt om oss, noe som gjør det umulig å gjøre alt godt, og reduserer vår tid og produktivitet. Ta en titt på de 10 siste forespørslene du mottok (ignorerer oppdrag fra sjefen din, som du kanskje ikke har kontroll over). Hvis du sa ja til mer enn halvparten, er det sannsynligvis på tide å presse deg selv til å begynne å si nei (her er noen måter å gjøre det pent).
2. Delegererer du nok?
Enten du er manager eller ikke, er det muligheter til å delegere til kolleger. Hvis du gjør alt selv, og tror "det er bare raskere for meg å gjøre det, " kan du være en delegatofobe. Ta en god titt på oppgavene dine den siste uken - er det virkelig disse jobbbeskrivelsene dine? Hvis ikke, kan du sjekke tipsene mine for vellykket delegasjon for å komme i gang med å skyve noen ting av platen din.
3. Er alt på oppgavelisten din nødvendig?
Ikke vurder en uendelig oppgaveliste som en utfordring for å få alt gjort, når det faktisk er en utfordring å prioritere. Hvis du ikke har gjort en oppgave på flere uker, eller det alltid er det som blir presset til en senere dato, kan det være et tegn på at det faktisk ikke er nødvendig. Bruk manageren din og kollegaene som lydplater for å prøve å fjerne unødvendige ting fra oppgavelisten din, slik at du kan vie mer tid til høyprioriterte elementer som vil føre målene dine fremover. Pro tip: Har du problemer med å fjerne doser på jobb? Gå gjennom hver enkelt og skriv ned virkningen det vil ha (f.eks. "Inntektsmulighet" eller "brukervekst"). Du vil bli overrasket over hvor mange elementer som ikke stemmer overens med bedriftens eller personlige mål.
4. Er alle de gjentagende møtene på kalenderen din nødvendig?
Avbryt alle som ikke har betydning eller som kan erstattes av en e-postoppdatering. For møter du holder, revurder om formatet, lengden og deltakerne bidrar til deres effektivitet. Som gründer Jim Belosic forklarer, sparer dette både tid og penger - et times times møte med 17 ansatte som i gjennomsnitt koster $ 40 000 per år, koster 232, 88 dollar. Yikes.
5. Er standardlengden for lang for engangsmøter?
De fleste har 60-minutters møter, når innledende samtaler sjelden trenger så mye tid. Prøv å sette kalenderen til en standard på 30 eller 20 minutter. Du får den tiden tilbake, og du vil sannsynligvis ha langt mer produktive møter.
6. Trenger du til og med et møte i det hele tatt?
Nyhetsblink: Du trenger ikke å samtykke til hvert møte du blir bedt om å delta på. Dette gjelder dobbelt for de menneskene som legger til møter i kalenderen din uten å spørre - du har tillatelse til å avvise noe som ikke er avgjørende for jobben din. Sett en høy stolpe for å gi folk tid, og du vil oppdage at flere spørsmål blir sortert ut via e-post eller, ofte mer effektivt, ved å hente telefonen.
7. Er du en slave for innboksen din?
Apropos ting du ikke trenger å gjøre: Du trenger ikke svare på hver e-post som kommer inn. Gi deg selv tillatelse til å arkivere irrelevante kalde e-poster og FYI-e-postmeldinger du er cc: ed eller bcc: redigert på. Og mens du er inne på det, kan du avslutte abonnementet på alt du ikke leser (nei, du trenger ikke å lese hvert nyhetsbrev du har registrert deg for). Å si nei til e-post er nøkkelen til å få tid til virkelig arbeid.
Noen ganger handler ikke produktiviteten om systemene du har satt i verk eller appene du laster ned - det handler om å se godt på hvordan du bruker tiden din og frigjør tidsplanen din fra unødvendig oppgave. Flere timer på dagen? Jeg tror vi alle kan være enige om at det er bra.
