Uansett hvilke data du har, a regneark, som Excel, er et flott sted å lagre den. Excel har innebygde verktøy som hjelper deg med å holde oversikt over data, og å finne spesifikk informasjon når du vil ha det. Med sine hundrevis av kolonner og tusenvis av rader, kan et Excel-regneark holde en enorm mengde data.
Excel er også enklere å bruke enn et fullverdig databaseprogram som Microsoft Access. Data kan enkelt legges inn i regnearket, og med bare noen få museklikk kan du sortere gjennom dataene dine og finne det du vil ha.
Angi data i Excel-tabeller
Det grunnleggende formatet for lagring av data i Excel er et bord. I et bord blir data angitt i rader. Hver rad er kjent som en plate. Når et bord er opprettet, kan Excels dataredskaper brukes til å søke, sortere og filtrere postene for å finne spesifikk informasjon.
Angi tabelldata
Det første trinnet i å lage et bord er å legge inn dataene. Når du gjør det, er det viktig å sørge for at det er lagt inn riktig. For eksempel, vær sikker på at du ikke legger tomme celler når du lager bordet ditt. En slik handling kan føre til problemer i fremtiden.
Datafeil som skyldes feil dataoppføring, er kilden til mange problemer knyttet til datahåndtering. Hvis dataene er angitt riktig i begynnelsen, er programmet mer sannsynlig å gi deg tilbake resultatene du vil ha.
Excels rader og kolonner
Rader i et bord
Som nevnt ovenfor er rader med data kjent som poster. Når du legger inn poster, hold disse retningslinjene i bakhodet:
- Ikke la noen tomme rader i tabellen opprettes, ikke engang mellom overskriftene og den første raden med data.
- En plate kan inneholde data om bare ett bestemt element.
- En plate må også inneholde ALLE dataene i listen om det aktuelle elementet. Det kan ikke være informasjon om et element i mer enn én rad.
- For å opprette en liste må en tabell med data inneholde minst to dataposter.
Kolonner i et bord
Mens rader i tabellen refereres til som poster, er kolonnene kjent som Enger. Hver kolonne trenger en overskrift for å identifisere dataene den inneholder; Disse overskriftene kalles feltnavn.
- Feltnavn brukes til å sikre at dataene for hver plate blir skrevet inn i samme rekkefølge.
- Pass på at alle dataene i en kolonne er oppgitt med samme format. Hvis du begynner å skrive inn tall som siffer (for eksempel 10 eller 20), hold den opp. Ikke endre delvei gjennom og begynn å skrive inn tall som ord (for eksempel ti eller tjue). Være konsekvent.
- Ikke la noen tomme kolonner i tabellen.
- For å opprette en liste må et bord være minst to kolonner bredt.
Opprette en liste i Excel
Bruke filteralternativet
Når dataene er riktig inntatt i a bord med riktige overskrifter, kan det konverteres til en liste bruker Filter alternativ.
- Å velge en celle i bordet.
- Velge Hjem> Sorter og filtrer> Filter fra Hjem-fanen.
- Tabellen vil nå vise små rullegardinpiler ved siden av hver overskrift.
Administrere dine datalister
- Det vil være pekende piler ved siden av hvert feltnavn som åpner rullegardinmenyene når de klikkes på.
- Nedtrekksmenyene inneholder alternativer for sortering av listen etter noen av feltnavnene og for å søke i listen for poster som samsvarer med bestemte kriterier.
