Til tider må vi holde oversikt over informasjon og et godt sted å dette er i en Excel-databasefil. Enten det er en personlig liste over telefonnumre, en kontaktliste for medlemmer av en organisasjon eller et lag, eller en samling av mynter, kort eller bøker, gjør en Excel-databasefil det enkelt å legge inn, lagre og finne spesifikk informasjon.
Microsoft Excel har innebygde verktøy som hjelper deg med å holde oversikt over data og å finne spesifikk informasjon når du vil ha det. I tillegg, med sine hundrevis av kolonner og tusenvis av rader, kan et Excel-regneark holde en enorm mengde data.
Angi dataene
Det grunnleggende formatet for lagring av data i en Excel-database er en tabell.
Når et bord er opprettet, kan Excels dataredskaper brukes til å søke, sortere og filtrere poster i databasen for å finne spesifikk informasjon.
For å følge med denne opplæringen, skriv inn dataene som vist i bildet ovenfor.
Skriv inn student-IDene raskt:
- Skriv de to første ID-ene - ST348-245 og ST348-246 inn i celler A5 og A6, henholdsvis.
- Marker de to ID-ene for å velge dem.
- Klikk på fyll håndtaket og dra den ned til cellen A13.
- Resten av Student ID-ene skal skrives inn i cellene A6 til A13 på riktig måte.
Skriv inn data riktig
Når du skriver inn dataene, er det viktig å sørge for at det er lagt inn riktig. Annet enn rad 2 mellom regnearkets tittel og kolonneoverskriftene, ikke la noen andre tomme rader når du skriver inn dataene dine. Sørg også for at du ikke forlater noen tomme celler.
Datafeil som skyldes feil dataoppføring, er kilden til mange problemer knyttet til datahåndtering. Hvis dataene er angitt riktig i begynnelsen, er programmet mer sannsynlig å gi deg tilbake resultatene du vil ha.
Rader er poster
Hver enkelt rad av data, i en database, kalles en plate. Når du legger inn poster, hold disse retningslinjene i bakhodet:
- Ikke la noen tomme rader i tabellen opprettes. Dette inkluderer IKKE etterlater en tom rad mellom kolonneoverskriftene og den første rad av data.
- En plate kan inneholde data om bare ett bestemt element.
- En post må også inneholde ALLE dataene i databasen om det aktuelle elementet. Det kan ikke være informasjon om et element i mer enn én rad.
Kolonner er felt
Mens rader i en Excel-database refereres til som poster, er kolonnene kjent som Enger. Hver kolonne trenger en overskrift for å identifisere dataene den inneholder. Disse overskriftene kalles feltnavn.
- Feltnavn brukes til å sikre at dataene for hver plate blir skrevet inn i samme rekkefølge.
- Pass på at alle dataene i en kolonne er oppgitt med samme format. Hvis du begynner å skrive inn tall som siffer (for eksempel 10 eller 20), hold den opp. Ikke endre delvei gjennom og begynn å skrive inn tall som ord (for eksempel ti eller tjue). Være konsekvent.
- Ikke la tomme kolonner stå i tabellen.
Opprette bordet
Når dataene er skrevet inn, kan det konverteres til a bord. Å gjøre slik:
- Fremhev cellene A3 til E13 i regnearket.
- Klikk på Hjem fane.
- Klikk på Formater som tabell alternativ på båndet for å åpne rullegardinmenyen.
- Velg den blå Bordstil Middels 9 mulighet til å åpne Formater som tabell dialogboks.
- Mens dialogboksen er åpen, skal cellene A3 til E13 på regnearket være omgitt av marsjemyrene.
- Hvis marchemyrene omgir det riktige området med celler, klikker du ok i Formater som tabell dialogboks.
- Hvis marchemyrene ikke omgir det riktige spekteret av celler, merker du det riktige området i regnearket og klikker deretter ok i Formater som tabell dialogboks.
- Tabellen skal ha drop-down pilene lagt ved siden av hvert feltnavn og tabellrader skal formateres i alternerende lys og mørkblå.
Bruke databaseverktøyene
Når du har opprettet databasen, kan du bruke verktøyene som ligger under rullegardinpilen ved siden av hvert feltnavn for å sortere eller filtrere dataene dine.
Sortering av data
- Klikk på rullegardinpilen ved siden av Etternavn felt Navn.
- Klikk på Sorter A til Z alternativ å sortere databasen alfabetisk.
- En gang sortert, Graham J. bør være den første posten i tabellen og Wilson R bør være den siste.
Filtreringsdata
- Klikk på rullegardinpilen ved siden av Programfelt Navn.
- Klikk avkrysningsboksen ved siden av Velg alle alternativ for å fjerne alle avmerkingsboksene.
- Klikk på avkrysningsboksen ved siden av Virksomhet alternativ for å legge til et merke i boksen.
- Klikk OK.
- Bare to studenter - G. Thompson og F. Smith bør være synlig siden de er de eneste to som er innmeldt i forretningsvirksomheten.
- For å vise alle poster, klikk på rullegardinpilen ved siden av Program feltnavn.
- Klikk på Fjern filter fra "Program" alternativ.
Utvide databasen
For å legge til flere poster i databasen din:
- Plasser musepekeren over den lille prikken i nederste høyre hjørne av bordet.
- Musepekeren endres til en to-hjuls pil.
- Når dette skjer, klikk og hold nede høyre museknapp og dra pekeren ned for å legge til en tom rad nederst i databasen.
- Legg til følgende data i denne nye raden:Celle - DataA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14-22E14 - Science
Fullfører databaseformatering
- Fremheve celler A1 til E1 i regnearket.
- Klikk på Hjem fane.
- Klikk på Flett og senter valg av båndet for å sitte på tittelen.
- Klikk på Fyll farge (ser ut som en malingskanne) på båndet for å åpne fyllefarge-rullegardinlisten.
- Velge Blå, aksent 1 fra listen for å endre fargen på bakgrunnen i celler A1 - E1 til mørk blå.
- Klikk på Skriftfarge ikon på formatering verktøylinje (det er et stort bokstav "A") for å åpne listefeltet.
- Velge Hvit fra listen for å endre fargen på teksten i celler A1 - E1 til hvit.
- Fremheve celler A2 - E2 i regnearket.
- Klikk på Fyll farge på båndet for å åpne fyllefarge-rullegardinlisten.
- Velge Blå, aksent 1, lettere 80 fra listen for å endre fargen på bakgrunnen i celler A2 - E2 til lyseblå.
- Fremheve celler A4 - E14 i regnearket.
- Klikk på rullegardinmen båndet for å midtstille teksten i cellene A14 til E14.
- På dette tidspunktet, hvis du har fulgt alle trinnene i denne opplæringen riktig, bør regnearket ditt ligne i regnearket i trinn 1 i denne veiledningen.
Database Funksjoner
syntax: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Hvor funksjon er ett av følgende:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Type: Database
Databasefunksjoner er spesielt nyttige når Google-arkene brukes til å opprettholde strukturerte data, som en database. Hver databasefunksjon, Dfunction , beregner den tilsvarende funksjonen på en delmengde av et celleområde som betraktes som en databasetabell. Databasefunksjoner tar tre argumenter:
- database er et område, innebygd array eller array generert av et arrayuttrykk som er strukturert slik at hver rad etter rad 1 er en databaseoppføring, og hver kolonne er et databasefelt. Rad 1 inneholder etikettene for hvert felt.
- Field_str | num Indikerer hvilken kolonne (felt) som inneholder verdiene som skal beregnes. Dette kan uttrykkes som enten feltnavnet (tekststrengen) eller kolonnnummeret, der venstre kolonne vil bli representert som 1.
- kriterie er en rekkevidde, innebygd gruppe eller array generert av et arrayuttrykk som er strukturert slik at den første raden inneholder feltnavnet / -navnene som kriteriet (kriteriene) skal brukes på, og etterfølgende rader inneholder betingede test (er).
Den første raden i Kriterier angir feltnavn. Hver andre rad i Kriterier representerer et filter, som er et sett med restriksjoner på de tilsvarende feltene. Begrensninger beskrives ved hjelp av Query-for-Example notation, og kan inneholde en verdi som skal matche eller en sammenligningsoperatør, etterfulgt av en sammenligningsverdi. Eksempler på restriksjoner er: "Sjokolade", "42", "> = 42", "<> 42". En tom celle betyr ingen begrensning på det tilsvarende feltet.
Et filter matcher en databaserute hvis alle filterrestriksjonene (restriksjonene i filterets rad) er oppfylt. En databaserad (post) tilfredsstiller Kriteriene hvis og bare hvis minst ett filter stemmer overens med det. Et feltnavn kan vises mer enn en gang i Kriterieområdet for å tillate flere begrensninger som gjelder samtidig (for eksempel temperatur> = 65 og temperatur <= 82).
DGET er den eneste databasefunksjonen som ikke samler verdier. DGET returnerer verdien av feltet som er angitt i det andre argumentet (på samme måte som en VLOOKUP) bare når nøyaktig en oppføring samsvarer med kriterier; Ellers returnerer det en feil som indikerer ingen treff eller flere kamper
