Hvorvidt du bruker e-postkontoen din til å sende personlige e-poster, er først og fremst opp til selskapet. Det er opp til arbeidsgiveren å etablere retningslinjer og retningslinjer som styrer bruken av nettverksressursene. Arbeidsgivere bør ha ansatte leser og godtar en AUP (Acceptable Use Policy) som beskriver hva som er tillatt og hva som ikke er før de gir tilgang til nettverksressurser.
Hva med å bruke din personlige e-postkonto for å drive virksomhet?
Igjen er svaret at det sannsynligvis ikke er klokt. Har din personlige e-postkonto samme strenge passordregler som firmaets e-postkonto? Er kommunikasjonen mellom datamaskinen og den personlige e-postleverandørens servere sikret eller kryptert på en eller annen måte? Hvis du sender sensitiv eller konfidensiell informasjon, kan den bli avlyst, eller vil en kopi bli cached eller lagret på e-postserverne?
I tillegg til disse spørsmålene, hvis bedriften din faller under overholdelse mandater som Sarbanes-Oxley (SOX), er det krav om beskyttelse og oppbevaring av e-postkommunikasjon relatert til selskapet. Hvis du jobber for et offentlig byrå, er det en god sjanse for at kommunikasjonen din er underlagt noen form for frihetsinformasjon. I begge tilfeller vil det være å sende den offisielle informasjonen på din personlige konto utenfor kontrollene for å beskytte og beholde e-postkommunikasjon. Å gjøre det er ikke bare et brudd på samsvar, men gir også utseendet av et forsettlig og forsettlig forsøk på å omgå systemet og skjult skjule kommunikasjonen din.
Det er ingen bedre illustrasjon av hvorfor å blande personlig e-post med arbeids-e-post er en forferdelig ide enn den av Hillary Clintons bruk av en privat e-postserver i løpet av sin tid som statsminister. Dette var en av de mest offentlige sakene av hvorfor du ikke burde gjøre noe sånt. Ikke bare går det mot regjeringens politikk. Det er bare ikke en god ide fordi personlige e-postkontoer vanligvis ikke har noen steder i nærheten av antall tekniske sikkerhetstiltak som regjeringens systemer gjør. Ikke at regjeringens systemer er perfekte, men de er vanligvis konfigurert på en slik måte at de forsøker å minimere sikkerhetstrusler.
På den andre siden av gangen lærte en gang republikansk visepresidentkandidat Sarah Palin, tidligere guvernør i Alaska, den vanskelige måten at personlige e-postkontoer ikke gir samme sikkerhetsnivå som Alaskas regjeringens e-postsystem. En gruppe som kalte seg 'anonym' klarte å hacke inn i hennes personlige Yahoo-postkontoer. 'Anonym' har gjort en håndfull e-postmeldingene offentlige, mer eller mindre for å bevise at de faktisk hadde hacket kontoen. Noen av meldingstittene og mottakerne ser ut til å støtte rykter om at hun kanskje har brukt hennes personlige e-post, spesielt for å holde det etisk utfordrede emnet ut av Alaskas regjeringens e-postsystem og utenfor krav til frihet til informasjon.
Sørg for at du følger god praksis når du oppretter passord, selv for dine personlige kontoer. Sikre passord eller ikke, bruk lyddømmelse og følg reglene når du bestemmer deg for å blande personlig og forretnings e-post.
Noen andre gode ressurser på e-post sikkerhet inkluderer følgende:
- Farene ved Out-of-Office-automatisk svar Meldinger
- Hvorfor trenger du en disponibel e-postkonto
Redaktørens merknad: Denne eldre artikkelen ble oppdatert av Andy O'Donnell
