Hvis det er bra å svare, bør det være enda bedre å svare på alle. Ikke sant? Ikke alltid. Hvis svaret er veldig viktig for alle mottakerne, bør du bruke "Besvar alle".
Noen svar på alle scenarier skyldes uhell hvor en mottaker ikke skjønner at de klikket eller tappet det alternativet. De fleste er imidlertid sannsynligvis på grunn av at personen ikke skjønner når man skal sende Svar på alle meldinger.
Uansett er det generelt irriterende for de andre som er involvert i gruppemeldingen. Å bruke riktig e-etikette, uansett om det er på arbeidsplassen eller sosialt, er utrolig viktig. Derfor er det best å bruke Reply All med forsiktighet.
Når skal du svare på alle
Bruk kun e-postprogrammets svar alle-funksjonen når svaret ditt vil være nødvendig for å vite for den opprinnelige avsenderen og alle personer i den originale e-postens Til: og Cc: -felt.
Ikke svar på alle når:
- Bare den originale avsender trenger å vite svaret ditt,
- Dine kommentarer vil være avgjørende å vite for den opprinnelige avsenderen og noen andre mottakere.
- Gjør et normalt svar i dette tilfellet, og legg deretter til velg andre mottakere manuelt. Du kan kopiere adressene fra den opprinnelige e-posten hvis det hjelper.
- Din melding er enkel som "Takk!" eller "meg også."
- Takk meldinger kan være fint å sende, men ikke send dem til alle andre mottakere. Bare avsenderen trenger virkelig å være klar over hvordan du føler om meldingen, ikke alle andre i gruppen.
Svar alle skal bare reserveres for spesielle tilfeller. Det bør bare brukes hvis du må sende samme melding til hver enkelt mottaker i gruppen. Ellers, hvis du ikke trenger å gjøre det, bør du bare svare på relevante personer. Dette kan bare svare på avsenderen eller ved hjelp av feltene Cc: eller Bcc: for flere, bestemte mottakere.
For eksempel, bør du vurdere å få en e-post som spør om du vil komme til en pensjonistparti denne helgen. Tenk at det ble sendt til 30 andre mennesker, og du blir spurt ikke bare om du skal, men hvis du kan ta med mat eller hjelpe på en annen måte.
Det er vanligvis ikke hensiktsmessig i denne situasjonen å sende et svar til alle andre og forklare at du ikke kan gå fordi du må jobbe i helgen, og at barnet ditt er syk uansett, så det er ikke en god helg for deg. Disse detaljene er relevante for avsenderen, men sannsynligvis ikke til alle andre som ble invitert.
Det er imidlertid tidspunkter når du skal svare på alle, og når du forventes å svare på alle. Kanskje det innebærer en gruppediskusjon om et arbeidsprosjekt eller noe annet som direkte involverer de andre mottakerne.
Uansett, bør du alltid tenke gjennom det før du sender masse e-post til andre. Det er enda verre når noen folk sender svar på alle meldinger etter hverandre, og du får et dusin e-postmeldinger i løpet av et minutt eller to. Det er ikke bare vanskelig å holde styr på, men også irriterende hvis du ikke trenger å lese dem.
