Det er ikke lenger ansett som sprøtt å ha på seg jeans på arbeidsplassen eller ta drinker med sjefen din etter timer, men når det gjelder å bruke emojis i en e-post, blir linjene litt uskarpe.
Det kan være vanskelig å navigere i og på outs i profesjonell e-postetikette. Men det er mest sannsynlig den viktigste måten du kontakter med sjefen din og kollegene (foruten, du vet, personlig). Og det betyr at hver melding du sender er en sjanse til å gjøre godt inntrykk … eller dårlig.
Her er ni regler for e-post du må følge - hvis du vil holde ditt online omdømme intakt.
1. Start med en solid emnelinje
Hvis du sender en e-post til en av dine overordnede, må du huske at de sannsynligvis har hundrevis av meldinger i innboksen.
Så hva gjør sjefen din med de fleste av dem? Enten trykk på slett eller stjernemerk dem for senere (og aldri lese dem faktisk). Det betyr at du bare har én sjanse til å få oppmerksomheten: En lokkende emnelinje kan bidra til at de faktisk åpner den.
2. Se på ordene dine
Har du noen gang mottatt en tekstmelding som endte med en periode? I så fall trodde du sannsynligvis at personen som sendte den til deg var sint på deg (selv om de egentlig bare prøvde å bruke riktig tegnsetting).
Det er fordi den slags ord du bruker øyeblikkelig kan berolige eller irritere noen. Unngå å bruke ord som "hei" eller "presserende" og bruk "du" eller "i dag" i stedet. (Forvirret? Mer forklaring nedenfor.)
3. Skriv som en redaktør
Det er ikke sikkert at du skriver høyskoleoppgave, men det betyr ikke at du ikke får karakter. Dårlig grammatikk, stavefeil og til og med mangel på introduksjon, kropp og konklusjon får deg til å høres ut som om du prøver å komme til innboksen null, ikke være en ansvarlig ansatt.
4. Vær høflig mot personens tid
Hvis du skal sende noen en e-post, fortell dem hvorfor du sender den.
Hvis du for eksempel legger ved en presentasjon, kan du fortelle dem nøyaktig hva du vil at de neste trinnene skal være (Trenger du deres godkjenning? Vil du at de skal legge til et lysbilde?). Hvis du skal til CC noen, fortell dem hvorfor de er inkludert.
5. Bruk Emojis forsiktig
Her er saken om emojis: Ikke alle er fan av dem. Selv om du jobber i et tilfeldig miljø, er det fremdeles en betydelig prosent av den yrkesaktive som ser på dem som uprofesjonelle. Ikke risikere det hvis du er usikker på hvordan den vil bli mottatt.
6. Fest vedlegget
Det høres åpenbart ut, men vi har alle gjort oss skyldige i dette e-postbruddet ved flere anledninger.
Sjekk før du trykker på send: Har du vedlagt vedlegget du sa at du ville legge ved? (Si det 10 ganger raskt.)
7. Spik avmeldingen din (uten den vanlige "beste")
Du må avslutte e-posten din ved å logge av, men det betyr ikke at du må si "best" eller "takk" på slutten av hver melding (spesielt hvis du ikke har noe å være takknemlig for).
Velg i stedet en honnør som er profesjonell, men likevel funksjonell. Prøv "hilsener", "respektfullt" eller "Jeg snakker snart med deg."
8. Bruk en profesjonell signatur (selv på telefonen)
Hvis du nettopp har laget en profesjonell, velskrevet e-post, hvorfor ønsker du å avslutte den med "Sendt fra min iPhone"? Velg i stedet en enkel, engasjerende signatur som inkluderer tittelen din, dine sosiale medieprofiler, nettstedet ditt, og kanskje til og med et bilde av ansiktet ditt.
9. Vet når du ikke skal sende en e-post
Uansett hvor god etiketten din er, er det alt for intet om du sender e-post til noe du ikke burde være.
Hvis du for eksempel trenger en superrask respons fra noen, kan du ringe dem i stedet. Og hvis du vil be sjefen din om en forhøyning, kan du planlegge et møte (du vil ikke ha den samtalen via e-post).
Så lenge du følger disse ni reglene, får du nesten alltid e-postene dine lest og svart på. Og hei, du kan bare gjøre et godt inntrykk på sjefen din mens du er på det!
