Et spørsmål jeg ofte blir spurt av klienter, er hvilket format de skal bruke for å legge til dokumenter på deres nettside. I mange tilfeller ble disse dokumentene opprettet i Microsoft Word, men ikke alle har den programvaren. Av denne grunn og andre (filstørrelse, filer kan redigeres, etc.), vil du sannsynligvis ikke vil legge til kundevendte dokumenter på nettstedet ditt som en Word-fil. I stedet er filformatet jeg anbefaler, en PDF.
Adobes PDF-format, som står for Portable Document Format, er en fin måte å legge til dokumenter på et nettsted. Dette gjelder spesielt hvis disse dokumentene må skrives ut, eller om de kan være altfor komplekse, gjør det utfordrende å legge innholdet ut hensiktsmessig for en nettside. Et vanlig eksempel på dette ville være medisinske former som må fullføres før en ny pasient ankommer til et kontorbesøk.
Å tillate en pasient å besøke nettstedet for å laste ned og skrive ut dette skjemaet før besøket er mye mer effektivt enn å ha kontormedlemmen en fysisk kopi av skjemaet til den pasienten - og ved å bruke en PDF som er skrevet ut og utfylt for hånd er det også ofte mer ønskelig enn å samle inn den informasjonen via et webskjema på grunn av den mulige følsomme karakteren av informasjonen som samles inn (og de strenge sikkerhetskravene nettstedet ditt må følge med for å samle inn dataene).
Dette eksempelet på en medisinsk form er bare en grunn til å bruke en PDF. Andre vanlige bruksområder jeg har sett inkluderer:
- Detaljert styremedlemsmøter, hvor du vil gjøre innholdet tilgjengelig for leserne, men ikke vil at det skal enkelt redigeres.
- Gi større dokumenter, som arbeidshåndbøker, som må skrives ut (og ikke lett redigerbare).
- Vis utskrift i en designers portefølje.
Til slutt er det utrolig enkelt å legge til en PDF på et nettsted. La oss se på hvor enkelt det er å inkludere en PDF-fil på nettstedet ditt.
Trinn 1 - Du trenger en PDF
Det første trinnet i denne prosessen er faktisk å lage PDF-filen. Mens du kan kjøpe den profesjonelle versjonen av Adobe Acrobat for å lage disse dokumentene, kan du også gjøre det fra mange andre programmer, som Microsoft Word, ved å bruke funksjonen "Print" og velge PDF som alternativ.
Hvis det ikke er tilgjengelig for deg, er det en rekke gratis PDF-konverteringsverktøy tilgjengelig online, inkludert PDF Converter, Online2PDF, CutePDF og mange flere. Selv om jeg har en fullversjon av Acrobat, har jeg også brukt Bullzip PDF i mange år for å lage PDF-dokumenter etter behov på andre systemer.
Når du har ferdig PDF-filen, kan du gå videre til neste trinn.
Trinn 2 - Last opp PDF-filen
Du må legge til PDF-filen din i web hosting miljøet. Selv om enkelte nettsteder som bruker et CMS, kan ha denne funksjonaliteten innebygd, vil du i andre tilfeller bare bruke et standard FTP-program for å legge til disse filene på nettstedets kataloger.
Hvis du har mange PDF-filer, er det best å beholde dem i en egen katalog fra HTML-filene dine. Å legge disse PDF-filene til en mappe med et navn som "dokumenter" er en ganske vanlig praksis. Dette vil gjøre det enklere for fremtidige oppdateringer og å finne hvor disse filene er (det er den samme grunnen til at nettstedets grafiske filer ligger i en mappe som heter "bilder", etc.).
Trinn 3 - Link til PDF-filen
Med PDF-filen (eller PDF-filer) nå på plass, trenger du bare å koble til dem. Du kan koble til din PDF-fil som du ville noen annen fil - bare legg til en anker-tag rundt teksten eller bildet du vil koble til PDF-filen, og skriv inn filbanen. For eksempel kan linken din gjerne like dette:
Link tekst her
Ytterligere tips:
- I mange år vil mange nettsteder lenke til Acrobat Reader-webområdet for å hjelpe folk som kanskje ikke har denne programvaren til å laste den ned, slik at de kunne se filen. Virkeligheten er at dagens nettlesere faktisk vil vise PDF-dokumenter i nettverket. Dette betyr at de ikke, som standard, laster dem ned til brukerens datamaskin, men i stedet viser dem direkte i nettleseren. På grunn av dette er det ikke nødvendig i dag å inkludere lenken for å laste ned programvaren, men hvis du foretrekker å gjøre det, kan det absolutt ikke skade (det kan gjøre nettstedet ditt føles litt datert, men)
- Bruk Acrobat-filer for dokumenter du ikke vil at folk skal kunne redigere ved å lage dem sikre PDF-filer. Husk at hvis noen har en profesjonell versjon av programvaren, ville de kunne redigere med mindre du beskytter dokumentet fra å tillate disse endringene.
