Etter hvert som flere bedrifter begynte å gå digitalt gjennom årene, var signaturen din moden for avbrudd. I 2000 vedtok USA ESIGN-loven, en føderal lov som gir juridisk anerkjennelse til elektroniske signaturer og dokumenter så lenge alle parter er enige om å bruke elektroniske signaturer og dokumenter.
En elektronisk signatur er et bilde av John Hancock som du kan sette inn i PDF-filer og andre dokumenter enn å signere med en penn - og det krever ingen skanner. Elektroniske signaturer eller e-signaturer har revolusjonert papirfremdriftsprosessen, noe som gjør det enkelt å signere dokumenter eksternt og be om flere signaturer.
Nå er det mange måter å lage en elektronisk signatur og flere tjenester som forenkler prosessen med å be om signaturer og signering av dokumenter, for eksempel kontrakter og låneavtaler. Ikke lenger trenger du å finne en faksmaskin eller skanne og lagre dokumenter, eller få alle i samme rom.
I stedet kan du opprette eller generere en signatur på nettet og bruke den når du trenger det. Best av alt, det er mange gratis verktøy tilgjengelig som lar deg opprette og lagre signaturer, slik at du alltid får din e-signatur på fingertuppene.
Hvem bruker elektroniske signaturer?
Mange arbeidsplasser bruker elektroniske signaturer til ansatte, på grunn av den rene typen av papirarbeid som er involvert (bevis på statsborgerskap, skatteformer og lignende) samt for frilansere, som må signere en kontrakt og sende inn skatte- og betalingsinformasjon.
Elektroniske signaturer er også akseptable når du legger inn personlige og bedriftskatter. Bank- og finanssektoren bruker e-signaturer for nye kontoer, lån, pant og refinansiering og lignende. Småbedriftseiere kan også dra nytte av e-signaturer når de handler med leverandører og ansetter ansatte.
Overalt er det et papirspor. Dokumentene kan sannsynligvis digitaliseres, både for å redusere papiravfall og spare tid.
Slik signerer du elektronisk en PDF
Det er flere måter å opprette en e-signatur på. Du kan også bruke gratis elektronisk signatur programvare for å lage en PDF-signatur, for eksempel DocuSign, som automatisk kan generere en signatur. Alternativt kan du tegne din egen med en berøringsskjerm eller touchpad, eller du kan ta et bilde av din skriftlige signatur og laste den opp.
- Adobe Reader (gratis) har en funksjon som kalles Fill & Sign, som lar brukere lage en e-signatur og fylle ut skjemaer med tekst, markeringer og datoer. Som DocuSign, kan Adobe generere en signatur for deg etter at du har skrevet inn navnet ditt, eller du kan tegne din signatur, eller laste opp et bilde av det. Uansett hvilken metode du bruker, kan du deretter lagre den signaturen til kontoen din og bruke den når du signerer en PDF. Adobe har også mobilapper for iOS og Android.
- DocuSign lar deg signere dokumenter gratis, men for å be om signaturer fra andre eller sende signaturer gjennom programvaren, må du registrere deg for et betalt abonnement. Den har også mobilapper, og Gmail og Google Disk-integrasjon.
- HelloSign lar deg signere tre dokumenter per måned gratis og har også en Chrome-app som integreres med Google Disk. Tjenesten har også et utvalg av forskjellige skrifter.
- Mac-brukere kan bruke Adobe Acrobat Reader DC til å e-signere PDF-filer, eller de kan bruke forhåndsvisningsprogrammet, som viser PDF-filer, for å tegne en signatur ved hjelp av styreflaten. Force Touch styreflaten, på MacBooks fra 2016 og senere, er trykksensitiv, slik at en elektronisk signatur vil se ut som en skriftlig signatur. Hvis du lagrer signaturen din i Forhåndsvisning-appen, synkroniseres den med andre iOS-enheter, slik at du kan få den tilgjengelig på iPhone og iPad.
Så neste gang du trenger å signere et viktig elektronisk dokument, kan du prøve et av de gratis verktøyene som er omtalt her, og glem det om skanneren.
