Mens datatap påvirker alle som bruker en datamaskin, er det spesielt problematisk for de som bruker tekstbehandlingsprogramvare. Å miste viktige dokumenter du har brukt så mye tid på, er frustrerende - spesielt hvis du er som de fleste brukere, som lager dokumenter direkte på datamaskinen og ikke har nytte av en håndskrevet kopi. Spørsmål og historier om vei om å gjenopprette tapte filer florerer i online fora og bombard teknisk support avdelinger. Den eneste surefire-måten å gjenopprette tapte filer er å gjenopprette dem fra en sikkerhetskopi. Dette er grunnen til at et system for å forhindre datatap i første omgang er så veldig viktig. Her er fem måter å holde dine tekstbehandlede dokumenter trygge.
Ikke lagre dokumentene dine på samme stasjon som operativsystemet
Mens de fleste tekstbehandlere vil lagre filene dine i Mine dokumenter mappe, dette er det verste stedet for dem. Enten det er virus eller programvarefeil, påvirker de fleste datamaskinproblemer operativsystemet, og det er ofte den eneste løsningen å reformatere stasjonen og installere operativsystemet på nytt. I så fall vil alt på stasjonen gå tapt.
Installere en ekstra harddisk på datamaskinen din er en relativt billig måte å ta vare på dette problemet på. En annen intern harddisk vil ikke bli påvirket hvis operativsystemet er ødelagt, og det kan til og med installeres i en annen datamaskin hvis du trenger å kjøpe en ny; Videre vil du bli overrasket over hvor lett de skal sette opp. Hvis du er skeptisk til å installere en ny intern stasjon, er en ekstern harddisk et utmerket alternativ. En ekstern stasjon kan til enhver tid kobles til hvilken som helst datamaskin, bare ved å koble den til en USB- eller Firewire-port. Mange eksterne stasjoner har også den ekstra fordelen av ett-trykks og / eller planlagt sikkerhetskopiering; Du angir bare mappene og tidsplanen, og programvaren tar vare på resten.
Sikkerhetskopier dine filer regelmessig, ikke noe sted der de er lagret
Bare lagring av filene dine på et annet sted enn operativsystemet ditt, er ikke nok; du må opprette regelmessig sikkerhetskopier av filene dine. Og la oss innse det: Selv sikkerhetskopien din er utsatt for feil: DVDer blir riper og harddisker bryter. Det er fornuftig å øke sjansene dine for å kunne hente en fil ved å ha en ekstra sikkerhetskopi av den; Hvis dataene er virkelig viktige, kan du til og med ønske å tenke på lagring av sikkerhetskopiering i en brannfast hvelv.
Vokt dere for e-postvedlegg
Selv om du er sikker på at de ikke inneholder virus, kan e-postvedlegg føre til at du mister data. Tenk på det: Hvis du mottar et dokument med samme navn som en på harddisken din, og e-postprogramvaren din er satt til å lagre vedlegg på samme sted, risikerer du å overskrive filen som allerede er der. Dette skjer ofte når du samarbeider på et dokument og kolleger sender oppdateringer via e-post. Sørg derfor for at du angir e-postprogrammet ditt for å lagre vedlegg på et unikt sted, eller å unngå det, tenk to ganger før du lagrer et vedlegg på harddisken.
Pass på brukerfeil
Vi liker ikke å innrømme det, men vi utvikler ofte våre egne problemer. Benytt deg av sikkerhetstiltak som er inkludert i tekstbehandlingsprogrammet, for eksempel versjonsfunksjoner og spore endringer. En vanlig måte brukerne mister data på, er når de redigerer et dokument og ved et uhell sletter deler. Når dokumentet er lagret, går delene som endres eller slettes, tapt, med mindre du har aktivert funksjoner som lagrer endringer for deg.
Hvis du ikke vil rote med de avanserte funksjonene, bruker du F12 nøkkel før du begynner å jobbe for å lagre filen under et annet navn. Det er ikke så organisert som noen av de andre metodene, men det er et nyttig triks likevel.
Gå til Cloud
Lagring av filer og deres sikkerhetskopier i skyens betydning, en ekstern server, blir stadig mer vanlig. Det gir mange fordeler, for eksempel generøse plassalloteringer, brukervennlighet, tilgang fra hvor du er og hvilken enhet du bruker, og pålitelighet. Cloud Storage-tjenester sikkerhetskopierer sine egne servere, så det er et dobbelt lag av beskyttelse for filer lagret på denne måten. Av disse grunner er skylagring stadig det beste alternativet for de fleste.
Det finnes flere vanlige gratis alternativer:
- Google Disk tilbyr 15 GB med hver Google-konto.
- Mac-brukere får 5 GB med iCloud, som er innebygd i alle Apple-enheter.
- Microsoft gir 5 GB plass med OneDrive, som leveres med Office 365 og XBox-kontoer.
Hvis du har mer enn det som skal lagres, tilbyr tjenestene ovenfor betalte alternativer, som også mange andre cloud storage-selskaper
Hold harde kopier av dokumenter
Det er ikke elegant, og det hindrer ikke at du må skrive og formatere dokumentet ditt igjen, men å holde en trykt kopi av et viktig dokument vil i hvert fall sikre at du har innholdet i filen - og det er bedre enn å ha ingenting i det hele tatt.
