Hvis du har mer enn en dags verdi for meldinger i innboksen din, er "avtalen med hver melding det øyeblikket det kommer til -approach ikke for deg.
Det er ikke din feil. Denne tilnærmingen kan bare fungere for de som bare har jobb med å svare på e-post så fort som mulig.
Heldigvis kan en litt annerledes avenue du arbeide uforstyrret via e-post, svare fortsatt innen rimelig tid, har ingen e-postforsinkelser i løpet av flere måneder og bli kvitt e-postmeldingen også.
Hold deg på toppen av e-posten din ved å håndtere det i morgen
For å få tak i e-posten din:
- Ta øynene av i innboksen.
- Kontroller at automatisk e-postkontroll og nye epostmeldinger er slått av.
- Deal med all e-post som ankom i går, i så mange satser som du ser hensiktsmessig.
- Jo færre grupper, jo bedre. Hvis du behandler alle gårsdagens mail på en gang, har du sjansen til å ha brukt minst tid og krefter på det.
- Planlegg tid for e-postbehandling.
- Behandle meldingene i rekkefølge.
- Hvis en melding krever forskning, planlegg den undersøkelsen for i morgen, og la avsenderen vite at du kommer tilbake til dem. Hvis mer arbeid kreves, planlegg over en lengre periode.
- Pass på at du finner den opprinnelige meldingen når arbeidet er ferdig. Avsenderen og, viktigst, dato notert sammen med oppgaven skal være nok. I Mac OS X Mail kan du også bruke LinkABoo.
- Du kan bruke en smart mappe som bare viser meldingene ankom i går, bruk flagg (etikettdager i alternerende farger, for eksempel), eller stole på sortering etter ankomstdato.
- Du kan sjekke innboksen din jevnlig for eventuelle e-poster som krever akutt handling.
Hvis arbeidet ditt krever det, må du behandle e-post oftere enn daglig, tre ganger om dagen. Uansett hvilken periode du velger, er det avgjørende at listen over e-postmeldinger er stengt for nye oppføringer mens du jobber med den.
Hvorfor daglig behandling av e-postboksen?
Med mindre du må behandle e-post oftere, inviterer jeg deg til å prøve daglig behandling. Det har flere fordeler:
- Du legger ikke tilfeldigvis presedens til å svare umiddelbart, en forpliktelse som ikke kan oppfylles.
- En daglig tidsplan er lett å holde og huske.
- Du kan velge den perfekte tiden på dagen for hver type melding.
Behandle de enkleste e-postene først!
Selv om dette ikke er normalt din stil,
- gjør eksperiment med å få de enkleste meldingene ut av veien først.
Når du kommer til de mer utfordrende e-postene, har den jevne fremgangen tammet dem litt allerede. Hvis du raskt har skannet komplisert før du går videre med det enkle, har du brukt litt tid på å komme med løsninger også.
Hva hvis jeg savner en dag, tømmer innboksen min?
Hvis du savner noen dager på grunn av reiser eller helligdager, er det ikke så farlig.
- Deal med e-postene som om de var kommet i går.
Ofte går det gjennom to dager eller en uke med e-post, tar ikke alt det mer tid og krefter enn å håndtere en dag.
Hvis bunken med e-post er så høy at du ikke kan takle det på en dag, la en annen strategi hjelpe deg:
Slik fjerner du en tilbakemelding på e-post
For å kvitte seg med e-postmeldinger:
- Lag en ny mappe.
- Flytt alle de utestående e-postene fra innboksen din til den mappen.
- Hver dag og før noe annet, gjør noe med minst en av meldingene i loggbokmappen.
- Du trenger ikke å svare på det. Du trenger ikke å arkivere det. Gjør noe, skjønt. Søk etter et nettsted som kan hjelpe deg med å svare, for eksempel. Eller slå opp e-postadressen (eller nummeret) til noen som kan hjelpe deg.
- På noen dager vil du gjøre det minste. Flott! På mange andre vil du håndtere en bunke med meldinger på en gang. Flott!
- Håndter all ny post som ovenfor.
