E-post har erstattet sneglepost for mange forretnings- og personlige kommunikasjoner. For å sende de beste e-postene må du være oppmerksom på noen få regler. E-postetikettpolisen kommer ikke etter deg hvis du ikke følger dem, men de er retningslinjer som hjelper deg med å unngå feil som å fornærme noen når du ikke mener og misforståelser som å være fornærmet når du ikke er ment å .
Disse kjernevilkårene for e-etikett hjelper oss alle kommunisere bedre via e-post, og det lønner seg å kjenne dem.
01 av 25Ta en andre titt før du sender en melding
Skriv en gang, se to ganger, og unngå pinlige e-postmeldinger som har feil tekst, gå til feil mottaker eller mottakere. Så:
- Pause et øyeblikk etter at du har fullført en epost.
- Se på mottakerens navn.
- Les e-postmeldingen.
Bare da bør du velgeSende. En unse forebygging er verdt et pund av kur.
I Gmail og noen andre e-posttjenester kan du aktivere en uendelig funksjon som gir deg et par sekunder for å angre potensielle skader selv etter at du har sendt en feilaktig e-post. Hvis dette ikke er tilgjengelig, kan du forsøke å forlate Til-feltet tomt eller angi din egen e-postadresse, så du blir påminnet om å ta et endelig utseende før du sender.
02 av 25Ikke standard for å svare alle
Hvis "Svar" er bra, må "Svar til alle" være bedre. Er det riktig, skjønt?
Vær oppmerksom på mottakerens innboks og ikke send svaret ditt til folk som ikke trenger det.
03 av 25Hold e-postkort kort
Ikke skremm mottakere med for mye tekst. Skriv i stedet en kort og lett å forstå meldingen.
04 av 25Bruk Quote Feature Judiciously
Tror du at citerer original tekst i dine e-post svar er mye arbeid? Det er det ikke. Noen ganger er det viktig for kontinuitet. Mottakeren din vet kanskje ikke hva du svarer på, men hvis du oppgir delen av avsenderens melding i svaret, er din hensikt klar.
I de fleste tilfeller kan du kopiere delen av avsenderens e-post og deretter velge "Lim inn som sitat" (eller lignende verbiage) i svaret ditt. Hvis avsenderens melding var lang, trenger du vanligvis ikke å sitere hele greia.
05 av 25Skriv Effektive Email Subject Lines
Gjør du dumme feil i dine e-postpersoner? Nøkkelen til å få meldingene dine lest, det viser seg, er ikke å være smart. I stedet fokuser på å gi budskapets bunnlinje eller oppsummere meldingen. Ikke vær ordlig og la ut unødvendige ord. Hvis du vil at mottakeren skal ta en handling, så si det på emnelinjen.
06 av 25Oppryd e-post før du videresender dem
Videresending av e-post er en fin måte å dele ideer på, men sørg for at den opprinnelige ideen ikke går tapt i forvirring. Det er helt greit å bruke en tung hånd i å redigere ut deler av e-postkjeder som ikke gjelder for videresending mottaker - så lenge de slettede delene ikke endrer formålet med meldingen.
07 av 25Når du er i tvil, send vanlig tekst-e-post, ikke rik HTML
Ikke alle kan få formaterte e-postmeldinger. Noen kan til og med bli irritert. For å være trygg heller enn beklager, send så vanlig tekst e-post når du er i tvil. Dette er spesielt viktig i en forretningsinnstilling, hvor tiden kan være begrenset.
08 av 25Ikke videresend Email Hoaxes
Du er antagelig mistenkelig når du ser en for-forbløffende å være-sann e-post-hoax i innboksen din. Ikke gjør feilen ved videresending via e-post en historie du ikke har undersøkt deg selv og bekreftet å være sann.
09 av 25Ikke sprer virus
Pass på at du ikke sprer ormer og virus via e-post eller fungerer som et kjøretøy for å spre spam. Alt dette kan skyldes ondsinnede e-poster. Heldigvis er det beskyttelse: Bruk anti-virus programvare, hold deg oppdatert, og skann individuelle filer gratis.
- Topp Windows Anti-Virus Programvare
- Topp Mac Anti-Virus Programvare
- VirusTotal å skanne filer og nettadresser på nettet
Forklar hvorfor du videresender
Bedre kommunikasjon gir bedre relasjoner. For å videresende e-post og koblinger på en måte som deler relevant informasjon og fremmer bånd, stave ut på e-postens topp, hvorfor tror du mottakeren vil finne informasjonen du deler interessant.
11 av 25La folk få vite at deres e-post er mottatt
Spenningsfiltre er velkomne tillegg til e-posttjenester, men de er ikke perfekte. Noen ganger, de vil nab en viktig e-post. Spare andre denne grimme bekymringen, og la dem få vite at du fikk e-posten deres.
12 av 25Spør før du sender store bilag
Ikke tett epost-systemer ved å sende store vedlegg eller bare gjøre det med tillatelse.
13 av 25Snakk om bare ett emne per e-post
Gjør verden mindre forvirrende. Prøv å snakke om ett emne bare etter melding. For et annet emne, start en ny e-post.
14 av 25Tegnsettingssaker
Komma, kolon, bindestrek og semikolon - alt eksisterer av en grunn: De gjør det lettere å forstå meningen med en setning. Ikke gjør livet vanskeligere og muligens mindre interessant for mottakerne av e-postene dine. Vær oppmerksom på tegnsetting.
15 av 25Bruk akronymer sparsomt
Dyk? Ikke alle vet hvert akronym, og disse forkortelsene sparer ikke så mye tid uansett. Så bruk få hvis noen akronymer, og bare hvis du er sikker på at mottakeren vet hva de betyr. Det er uhøflig å få noen til å søke på noe i e-posten din.
16 av 25Endre størrelse på bilder til praktiske forhold for e-post
Når bildene ser bra ut i e-posten din, ser du bra ut. Hold dine vedlagte e-postbilder ikke større enn skjermen ved å endre størrelsen på dem i stil - online og gratis.
17 av 25Skriver i alle Caps roper
Ikke rop i e-postene dine med mindre du mener det. Tekst i alle store bokstaver tolkes som å rope og det er også vanskelig å lese.
18 av 25Vær forsiktig med Irony i e-post
Nei, virkelig! Jeg mener det. Ærlig talt!
Et medium som tilbyr liten sammenheng som e-post, passer ikke godt til ironi og sarkasme, selv om du kjenner mottakeren.
19 av 25Fangsttyper ved å skrive ut e-postene dine
For viktige, formelle, karriere-tipping e-post eller kjærlighetsbrev, skriv ut utkastet før du klikkerSende.
På en trykt kopi og med en blyant i hånden, kan du ofte finne skrivefeil eller feilplacerte kommaer, hverken du eller din stavemåler fanget. Jobben / forholdet du lagrer, kan være ditt eget.
20 av 25Still inn ditt systemur
Pass på at du ikke sender meldinger fra 1981 eller 3078.
21 av 25Når du er i tvil, avslutt e-post med "takk"
Hvis du ikke vet hvordan å si farvel på slutten av en e-post, er det en ting som nesten alltid vil være hensiktsmessig. Takk.
22 av 25Hvor å sette din signatur
Uten en linje som sier "logg her", hvordan bestemmer du hvor du skal plassere din epost signatur? Plasser den rett under slutten av teksten.
23 av 25Lurer på "Hvordan sette det i skriving?" Bruk "det"
Har du lagt merke til hvordan folk som du forstår helt bra når du hører på dem, blir kryptiske og verbose når de begynner å skrive?
Ikke vær som dem. Fortell det som det er og si det på samme måte som du ville i en ansikt til ansikt samtale. Nå er det ikke på tide å imponere dem med beherskelse av det engelske språket. Gå for kort og søt.
24 av 25Komprimer filer
Små er vakker, i hvert fall når det gjelder e-postvedlegg. Så lag filene mindre før du sender dem via e-post.
25 av 25Unngå "meg for" meldinger
"Jeg også" er ikke nok innhold til å garantere en e-post. Det er irriterende. Vent til du har noe å legge til i samtalen for å svare.
