Slik sorterer du data i Excel

Denne artikkelen dekker forskjellige metoder for sortering av data i Excel. Informasjonen som finnes i de ulike delene av denne artikkelen inneholder instruksjoner om hvordan du:

1. Sorter en enkelt kolonne ved hjelp avSorter og filtrer eller hurtigtastene
2. Sorter flere kolonner
3. Sorter etter datoer eller tider
4. Sorter etter Dager i uken, Måneder eller andre egendefinerte lister
5. Sorter etter rader - Rekonstruksjon av kolonner

Velger data som skal sorteres

Før data kan sorteres, trenger Excel å vite det eksakte området som skal sorteres, og vanligvis er Excel ganske bra for å velge områder med relaterte data, så lenge det ble oppgitt, ble følgende betingelser oppfylt:

1. Ingen tomme rader eller kolonner ble igjen innenfor et område med relaterte data.
2. Tomte rader og kolonner ble etterlatt mellom områder med tilhørende data.

Excel vil bestemme, ganske nøyaktig, om datafeltet har feltnavn og ekskluder raden fra postene som skal sorteres. Men å tillate Excel å velge rekkevidde som skal sorteres, kan være risikabelt - spesielt med store mengder data som er vanskelig å kontrollere.

For å sikre at de riktige dataene er valgt, merker du ut området før du starter sorteringen. Hvis det samme området skal sorteres gjentatte ganger, er den beste tilnærmingen å gi den et navn.

Sorter nøkkelord og sorter ordre i Excel

Sortering krever bruk av en sorteringsnøkkel og en sorteringsrekkefølge. De sorteringsnøkkel er dataene i kolonnen eller kolonnene du vil sortere; det er identifisert av kolonneoverskriften eller feltnavnet. I bildet ovenfor er mulige sorteringstaster Student ID, Navn, Alder, Program og Måned Startet. I en rask sortering er det nok å klikke på en enkelt celle i kolonnen som inneholder sorteringsnøkkelen for å fortelle Excel hva sorteringsnøkkelen er.

For tekst- eller numeriske verdier er de to alternativene for sorteringsrekkefølgen stigende og synkende.

Når du bruker Sorter og filtrer knappen på Hjem fanebladet, sorteringsordningsalternativene i rullegardinlisten vil endres avhengig av typen data i det valgte området.

Rask sortering ved hjelp av Sorter og filter

I Excel kan en rask sortering utføres ved hjelp av Sorter og filtrer knappen på Hjem bånd av båndet.

Fremgangsmåten for å utføre en rask sortering er:

1. Klikk på en celle i kolonnen som inneholder sorteringsnøkkelen.
2. Klikk på Hjem bånd av båndet.
3. Klikk på Sorter og filtrer knappen for å åpne rullegardinmenyen med sorteringsalternativer.
4. Klikk på ett av de to alternativene for å sortere inn i enten stigende eller synkende rekkefølge.

Sorter flere kolonner med data i Excel

I tillegg til å utføre en rask sortering basert på en enkelt kolonne med data, lar Excel s egendefinerte sorteringsfunksjon sortere på flere kolonner ved å definere flere sorteringsnøkler. I flere kolonne sorter blir sorteringsnøklene identifisert ved å velge kolonneoverskriftene i sorteringsdialogen.

Som med en rask sortering, defineres sorteringsnøklene ved å identifisere kolonnens overskrifter eller feltnavn, i tabellen som inneholder sorteringsnøkkelen.

Sorter på flere kolonner Eksempel

I eksemplet ovenfor ble følgende trinn fulgt for å sortere dataene i området H2 til L12 på to kolonner av data - først etter navn, og deretter etter alder.

1. Marker rekkevidden av celler som skal sorteres.
2. Klikk på Hjem bånd av båndet.
3. Klikk på Sorter og filtrer ikonet på båndet for å åpne rullegardinlisten.
4. Klikk på Tilpasset sortering i rullegardinlisten for å hente opp Sortere dialogboks.
5. Under Kolonne Gå inn i dialogboksen, velg Navn fra rullegardinlisten for å først sortere dataene i kolonnen Navn.
6. De Sorter på alternativet er igjen satt til verdier - siden sorteringen er basert på de faktiske dataene i tabellen.
7. Under Sorteringsrekkefølge overskrift, velg Z til A fra rullegardinlisten for å sortere navnene i synkende rekkefølge.
8. Øverst i dialogboksen klikker du på Legg til nivå knappen for å legge til det andre sorteringsalternativet.
9. For den andre sorteringsnøkkelen, under Kolonne overskrift, velg Alder fra rullegardinlisten for å sortere poster med dupliserte navn i alderssøylen.
10. Under Sorteringsrekkefølge overskrift, velg Størst til minste fra rullegardinlisten for å sortere aldersdataene i synkende rekkefølge.
11. Klikk OK i dialogboksen for å lukke dialogboksen og sortere dataene.

Som et resultat av å definere en andre sorteringsnøkkel, i eksemplet ovenfor, registrerer de to med identiske verdier for Navn feltet ble videre sortert i synkende rekkefølge ved bruk av Alder feltet, som resulterte i rekordet for student Wilson, 21 år, som var før rekordet for den andre Wilson, 19 år gammel.

Første rad: Kolonneoverskrifter eller data

Utvalget av data valgt for sortering i eksemplet ovenfor, inneholdt kolonneoverskriftene over den første rad av data.

Excel oppdaget denne raden inneholdt data som var forskjellig fra dataene i etterfølgende rader, så det antok at den første raden skulle være kolonneoverskrifter og justerte tilgjengelige alternativer i Sortere dialogboksen for å inkludere dem.

Et kriterium som Excel bruker for å avgjøre om den første raden inneholder kolonneoverskrifter, er formatering. I eksemplet ovenfor er teksten i første rad en annen skrifttype, og det er en annen farge fra dataene i resten av radene.

Hvis den første raden ikke inneholder overskrifter, bruker Excel kolonnebrevet, for eksempel kolonne D eller kolonne E, som valg i Kolonne alternativet til Sortere dialogboks.

Excel bruker en slik forskjell i å bestemme seg for om den første raden er en overskriftsrad, og det er ganske bra å få det riktig, men det er ikke ufeilbart. Hvis Excel gjør en feil, inneholder dialogboksen Sorter en boks - Mine data har overskrifter - som kan brukes til å overstyre dette automatiske valget.

Sorter data etter dato eller klokkeslett i Excel

I tillegg til å sortere tekstdata i alfabetisk rekkefølge eller tall fra største til minste, inneholder Excel-sorteringsalternativene sorteringsdatoverdier. Tilgjengelige sorteringsordrer tilgjengelig for datoer inkluderer:

• Stigende rekkefølge - eldste til nyeste;
• Synkende rekkefølge - nyeste til eldste.

Rask sortering vs. Sort dialogboks

Siden datoer og tider er bare formaterte talldata, for sorter på en enkelt kolonne, for eksempel Dato lånt I vårt eksempel kan quicksort-metoden brukes med hell. For sorter som involverer flere kolonner med datoer eller tider, må dialogboksen Sortere brukes - akkurat som når du sorterer flere kolonner av tall eller tekstdata.

Sorter etter datoeksempel

For å utføre en rask sortering etter dato i stigende rekkefølge - eldste til nyeste - for eksempelet i bildet ovenfor, vil trinnene være:

1. Marker rekkevidden av celler som skal sorteres.
2. Klikk på Hjem bånd av båndet.
3. Klikk på Sorter og filtrer ikonet på båndet for å åpne rullegardinlisten.
4. Klikk på Tilpasset sortering i rullegardinlisten for å hente opp Sortere dialogboks.
5. Under Kolonne Gå inn i dialogboksen, velg lånt fra rullegardinlisten for å først sortere dataene i kolonnen Navn.
6. De Sorter på alternativet er igjen satt til verdier - siden sorteringen er basert på de faktiske dataene i tabellen.
7. Under Sorteringsrekkefølge overskrift, velg Eldste til nyeste fra rullegardinlisten for å sortere datoene
8. Klikk OK i dialogboksen for å lukke dialogboksen og sortere dataene.

Hvis resultatene av sortering etter dato ikke viser seg som forventet, kan dataene i kolonnen som inneholder sorteringsnøkkelen inneholde datoer eller tider lagret som tekstdata i stedet for som tall (datoer og tider er bare formaterte talldata).

Blandede data og raske sorter

Når du bruker hurtig sorteringsmetoden, sorterer Excel opp tall og tekstdata separat ved å plassere poster med tekstdata nederst på listen over sorterte poster, hvis poster som inneholder tekst- og nummerdata blandes sammen.

Excel kan også inkludere kolonneoverskriftene i de sorterte resultatene, tolke dem som bare en annen rad tekstdata i stedet for som feltnavn for datatabellen.

Mulig sorteringsvarsel

Hvis sorteringsdialogen brukes, selv for sorter på en kolonne, kan Excel vise en melding som varsler deg om at det har oppstått data lagret som tekst og gir deg muligheten til å:

• Sorter alt som ser ut som et tall som nummer.
• Sorter tall og tall lagret som tekst separat.

Hvis du velger det første alternativet, forsøker Excel å plassere tekstdataene på riktig sted for de sorterte resultatene. Velg det andre alternativet, og Excel vil plassere postene som inneholder tekstdata nederst i de sorterte resultatene - akkurat som det gjør med raske sorter.

Sortering av data etter ukedag eller månedene i Excel

Du kan også sortere data etter dager i uken eller i måneder av året ved å bruke den samme innebygde egendefinerte listen som Excel bruker til å legge dager eller måneder til et regneark ved hjelp av fyllingshåndtaket. Denne listen tillater sortering etter dager eller måneder kronologisk snarere enn i alfabetisk rekkefølge.

Som med andre sorteringsalternativer kan sorteringsverdier av en tilpasset liste vises i stigende (søndag til lørdag / januar til desember) eller synkende rekkefølge (lørdag til søndag / desember til januar).

I bildet ovenfor ble følgende trinn fulgt for å sortere dataprøven i området H2 til L12 etter måneder på året:

1. Marker rekkevidden av celler som skal sorteres.
2. Klikk på Hjem bånd av båndet.
3. Klikk på Sorter og filtrer ikonet på båndet for å åpne rullegardinlisten.
4. Klikk på Tilpasset sortering i rullegardinlisten for å hente opp Sortere dialogboks.
5. Under Kolonne Gå inn i dialogboksen, velg Måned startet fra rullegardinlisten for å sortere dataene etter årets måneder.
6. De Sorter på alternativet er igjen satt til verdier - siden sorteringen er basert på de faktiske dataene i tabellen.
7. Under Sorteringsrekkefølge kurs, klikk på pil ned ved siden av standard A til Z alternativ for å åpne rullegardinmenyen.
8. Velg menyen i menyen Tilpasset liste å åpne Egendefinerte lister dialogboks.
9. I det venstre vinduet i dialogboksen klikker du en gang på listen: Januar februar mars april… for å velge det.
10. Klikk OK for å bekrefte valget og returnere til Sortere dialogboksen.
11. Den valgte listen -Januar februar mars april - vil bli vist under Rekkefølge overskrift.
12. Klikk OK for å lukke dialogboksen og sortere dataene etter månedene av året.

Som standard vises egendefinerte lister bare i stigende rekkefølge bestilling i Egendefinerte lister dialogboks. Slik sorterer du data i synkende rekkefølge ved å bruke en egendefinert liste etter at du har valgt ønsket liste slik at den vises under Rekkefølge overskriften i dialogboksen Sorter:

1. Klikk på nedpilen ved siden av den viste listen, for eksempel Januar februar mars april…, for å åpne rullegardinmenyen.
2. I menyen, velg det egendefinerte listevalg som vises i synkende rekkefølge, for eksempel Desember, november, oktober, september
3. Klikk OK for å lukke dialogboksen og sortere dataene i synkende rekkefølge ved hjelp av egendefinert liste.

Sorter etter rader for å omordne kolonner i Excel

Som vist med de forrige sorteringsalternativene, blir data vanligvis sortert ved hjelp av kolonneoverskrifter eller feltnavn, og resultatet er omarrangering av hele rader eller dataopplysninger. Et mindre kjent, og derfor mindre brukt sorteringsalternativ i Excel, er å sortere etter rad, noe som har til følge å omorganisere rekkefølgen av kolonner venstre til høyre i et regneark

Én grunn til sortering etter rad er å matche kolonnordren mellom forskjellige datatabeller. Med kolonnene i samme venstre til høyre rekkefølge er det lettere å sammenligne poster eller å kopiere og flytte data mellom tabellene.

Tilpasse kolonneordren

Svært, men får kolonnene i riktig rekkefølge en enkel oppgave på grunn av begrensningene i stigende og synkende sorteringsordningsalternativer for verdier. Vanligvis er det nødvendig å bruke en tilpasset sorteringsrekkefølge, og Excel inneholder alternativer for sortering etter celle- eller skrifttypefarge eller med betingede formateringsikoner.

Den enkleste måten å fortelle Excel rekkefølgen på kolonner er å legge til en rad over eller under datatabellen som inneholder tallene 1, 2, 3, 4... som angir rekkefølgen av kolonner venstre til høyre. Sortering etter rader blir da et enkelt spørsmål om å sortere kolonnene minste til største av raden som inneholder tallene.

Når sorteringen er ferdig, kan den ekstra rekke tallene enkelt slettes.

Sorter etter radeksempel

I dataprøven som brukes for denne serien på Excel-sorteringsalternativer, kan Student ID kolonnen har alltid vært først til venstre, etterfulgt av Navn og så vanligvis Alder.

I dette tilfellet, som vist i bildet ovenfor, er kolonnene omorganisert slik at Program kolonnen er først til venstre etterfulgt av Måned startet, ​Navn, etc.

Følgende trinn ble brukt til å endre kolonnordre til det som er sett på bildet ovenfor:

1. Sett inn en tom rad over raden som inneholder feltnavnene.
2. I denne nye raden skriver du inn følgende tall fra venstre til høyre fra kolonne H: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Fremhev rekkevidden av H2 til L13.
4. Klikk på Hjem bånd av båndet.
5. Klikk på Sorter og filtrer ikonet på båndet for å åpne rullegardinlisten.
6. Klikk på Tilpasset sortering i rullegardinlisten for å hente opp Sortere dialogboks.
7. På bunnen av dialogboksen klikker du på Alternativer .. å åpne Sorter Alternativer dialogboks.
8. I Orienterings-delen av denne andre dialogboksen klikker du på Sorter venstre til høyre for å sortere rekkefølgen på kolonner venstre til høyre i regnearket.
9. Klikk OK for å lukke denne dialogboksen.
10. Med endringen i Orientering, vil Kolonne kurs i Sortere dialogboksen endres til Rad .
11. Under Rad overskrift, velg å sortere etter rad 2 - Raden inneholder de egendefinerte tallene.
12. De Sorter på alternativet er igjen satt til verdier .
13. Under Sorteringsrekkefølge overskrift, velg Minste til største fra rullegardinlisten for å sortere tallene i rad 2 i stigende rekkefølge.
14. Klikk OK for å lukke dialogboksen og sorter kolonnene til høyre ved tallene i rad 2.
15. Ordren på kolonnene skal begynne med Program etterfulgt av Måned Startet, Navn, etc.

Bruke Excels egendefinerte sorteringsalternativer for å omordne kolonner

Som nevnt ovenfor, mens tilpassede sorter er tilgjengelige i sorteringsdialogen i Excel, er disse alternativene ikke enkle å bruke når det gjelder å omorganisere kolonner i et regneark. Alternativer for å opprette en tilpasset sorteringsrekkefølge som er tilgjengelige i dialogboksen Sorter, er å sortere dataene med cellefarge, skriftfarge og ikon.

Med mindre hver kolonne allerede har brukt unik formatering, for eksempel forskjellige font- eller cellefarger, må den formatering legges til individuelle celler i samme rad for hver kolonne som skal ombestilles.

For eksempel, for å bruke skriftfarge for å omorganisere kolonnene i bildet ovenfor:

1. Klikk på hver feltnavn og endre skriftfargen for hver, for eksempel til rød, grønn, blå, etc.
2. I dialogboksen Sorter sorterer du inn Sorter på alternativ til Skriftfarge .
3. Under Rekkefølge, sett inn manuelt Fargefeltens rekkefølge for å matche ønsket kolonnordre.
4. Etter sortering, tilbakestill skriftfargen for hvert feltnavn.