Da Adrean Turner startet en ny rolle som kostnadsregnskap, var en av oppgavene som ble gitt videre til henne fra forgjengeren, en månedlig rapport som tok nesten to uker å utarbeide. Hun brukte timer på det hver måned i de første månedene i selskapet, selv når andre oppgaver stakk opp på pulten.
Så skjønte hun noe. Ingen - ikke en gang sjefen hennes - hadde noen gang gitt henne noen tilbakemelding på rapporten. Det viser seg at de ikke så på det, enn si å grave i dataene hun ga. For å være ærlig hadde hun bedre ting å gjøre enn å bruke så mye tid og la så mye krefter på noe ingen fikk noe ut av.
"Jeg lette etter måter å være mer effektive og effektive, " sier Turner, en Musees karriere trener og forfatter av FIT for Success. En av disse måtene ville være å rydde plass i timeplanen hennes for ting som gjorde mer utslag.
Vi kan alle ha nytte av å undersøke tingene på oppgavelistene våre og timene i våre dager litt nærmere. I ånden av vårrengjøring, eller rengjøring fra alle årstider, er her syv tips for å hjelpe deg med å få tak i timeplanen din.
1. Ta lager og spore tiden din
Du kan egentlig ikke rydde opp i timeplanen din hvis du ikke vet hva som er i den - og det inkluderer alle tingene på din bokstavelige og offisielle kalender og alle tingene som ikke er det. "Jeg sier alltid at hvis du vil bruke tiden din bedre, må du finne ut hvordan du bruker tiden din nå, " sier Laura Vanderkam, forfatter av Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done . "Folk har mange historier de forteller selv om sin tid, " legger hun til, men disse historiene er ikke alltid nøyaktige.
Så hun anbefaler at du sporer timene dine i en uke eller til og med noen dager ved å bruke en app, et regneark eller et stykke papir. Når du har sett et objektivt blikk på hvor tiden din går nå, kan du begynne å sortere og bestemme hva som må gå.
Vanderkam sier at du kan kanalisere Marie Kondo - Gyter den yogaklassen på onsdager glede? Hva med det showet du ser på? - men bare til et poeng. “Det er en latterlig ting å tenke på at alt vil vekke glede. Du liker kanskje jobben din, men pendlingen din vil ikke vekke glede. Du elsker barna dine, men å bytte bleie vil ikke vekke glede, sier hun. Tanken er å spørre: “Hva er det som forårsaker mest smerte? Og hva er noe jeg faktisk kan gjøre noe med? ”
Turner gjør en lignende øvelse med klienter som ønsker å gjøre en karriereendring eller forfølge dette eller det, men føler at de er så opptatt at de ikke har tid til å vie til målene sine. Hun har dem til å føre en tidslogg etter halvtimen i to uker. De innser ofte at tiden de har brukt på å bla gjennom sosiale medier eller chatte om deres favoritt TV-show på Slack, gir opp til noen timer de kunne ha brukt på å gjøre noe mer produktivt, eller til og med bare noe de virkelig liker.
2. Rens gjentakende møter og oppgaver
Når du vet hva som står på kalenderen din, kan og bør du spørre deg om hvorfor , sier Heather Yurovsky, en karriere-trener og en grunnlegger av Shatter & Shine. “Hva er hensikten med hver ting her? Klarer vi det, eller trenger noe å endre seg? ”Forklarer hun. "Nøkkelen er ikke redd for å stille spørsmål ved hva som er i kalenderen din."
Begynn med tilbakevendende møter, som veldig enkelt kan bygge opp og overta kalenderen din, siden som Vanderkam påpeker, “hver og en trenger ikke rettferdiggjøre seg selv.”
Hvis du er initiativtaker til et tilbakevendende møte, oppfordrer Yurovsky deg til å ta en pause en gang i måneden og spørre: “Har dette fortsatt mening? Fullfører vi det vi har tenkt å oppnå? Er mennesker engasjert og bidrar? (Et tegn på at et møte ikke trenger å skje er at ingen andre snakker.) ”Hvis svarene på disse spørsmålene er nei, kan du vurdere å avlyse møtet, gjøre det kortere eller sjeldnere, eller formidle relevant informasjon via e-post .
Selv om du ikke har ansvaret, kan du fremdeles ta grep, slik Turner gjorde med den månedlige rapporten. Og hvis du gjør det ved å foreslå løsninger i stedet for bare å stille spørsmål eller presentere problemer, sier Turner, vil det "få deg til å se ut som om du er investert i det du gjør." Hvis det er noen andres møte, spør om en agenda og hvis det er noe du bør lese opp eller være forberedt på å diskutere. Du kan kanskje bare minne arrangøren om å stille spørsmål ved møtene som alltid har vært der.
3. Sorter ting etter betydning og haster
Hvis du har sporet tiden din, men har problemer med å pakke hodet rundt hva som skal holde seg og hva som skal gå, foreslår Turner å bruke tidsstyringsmatrisen som er omtalt i Stephen Coveys klassiske forretningsbok The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change . Ideen er å sortere aktiviteter etter viktighet og haster og legge dem i en av fire kvadranter:
- Kvadrant I: Viktig, presserende inkluderer ting som kriser, møter i siste øyeblikk for viktige frister
- Kvadrant II: Viktig, ikke presserende inkluderer ting som strategisk planlegging, langsiktig målsetting
- Kvadrant III: Ikke viktig, presserende inkluderer ting som visse e-postmeldinger, telefonsamtaler, møter og hendelser
- Kvadrant IV: Ikke viktig, ikke presserende inkluderer ting som å bla tankeløst gjennom sosiale medier, binge å se på TV du egentlig ikke bryr deg om
"Da må du faktisk bestemme hva du trenger å gjøre mer av og hva du trenger å gjøre mindre av for å sikre at du blir så produktiv som mulig, " sier hun. For eksempel kan du bli overrasket over at de fleste av de daglige aktivitetene dine faller i kvadranter III og IV, så målet ditt kan være å redusere dem for å gi plass til aktiviteter i kvadranter I og II.
4. Minimer eller outsource
I noen tilfeller kan du bare si nei (pent) for å legge til en viss hendelse i kalenderen eller oppgaven til listen din. Andre ting må bare gjøres. Men det betyr ikke at du ikke kan få dem til å ta mindre tid eller at du må være den som gjør dem.
Er det en oppgave du kan delegere eller outsource? Som leder er det mer umiddelbart mulig å overføre en oppgave til en av dine direkte rapporter. Men selv om du ikke er i en tilsynsstilling, bør du tenke på små måter du kan gjøre det samme på. Bruker du timer manuelt på å oppdatere en database eller et system? Ville det være mulig å samarbeide med en ingeniør for å finne en mer automatisert prosess? Eller kan du bytte ut å gjøre det kjedelige kontorarbeid slik at ingen mennesker blir sittende fast ved å gjøre det hver gang?
Hvis du ikke kan gi fra seg visse oppgaver til andre engros, kan du prøve å minimere tiden og kreftene de trenger. For å komme tilbake til Turners eksempel, jobbet hun med sjefen sin for å gjenopprette rapporteringsprosessen slik at hun sendte raske månedlige øyeblikksbilder og bare utarbeidet en mer dyptgående rapport kvartalsvis. Det ryddet opp for henne mens hun fremdeles fikk sjefen og kollegene innsikten de trengte. Hva det enn er som føles som om det er inngrep i timeplanen din, se om det er en måte å gjøre mindre av det på.
5. Lag blokker
Det er lett å se bort og komme tilbake for å finne kalenderen din full av forskjellige møter og forpliktelser. Enten det er du eller kolleger som mister hvert enkelt element der, det gir deg bare mange hodetid og lite håp om å utføre noen av de største oppgavene på tallerkenen din. En del av å rydde opp i timeplanen din er å finne strategier for å forhindre at den blir rotete igjen - akkurat som du ville gjort hvis du organiserte et fysisk rom.
Chelsea Williams, Musees karriere-trener og talentkonsulent, anbefaler å blokkere tid på kalenderen når du ikke vil være tilgjengelig for å svare på e-post eller telefonsamtaler eller delta på møter. Du kan bruke den til høyere nivå strategi eller fokusert prosjekt tid (tenk kvadrant II aktiviteter). Fordi den allerede er reservert og synlig i kalenderen din, forhindrer den at andre ting samler seg og hindrer tiden du trenger. "Du skaper et rom, " sier hun. Og hvis du får disse blokkene til å gjentas, legger hun til, blir de en naturlig del av den ukentlige rytmen din.
"Jeg er en stor fan av tidsblokkering, " sier Yurovsky, som også foreslår å forutse og imøtekomme andre behov med denne strategien. Hvis du for eksempel synes at du forlater kontoret hardt og engstelig, anbefaler hun å stenge av de siste 30 eller 45 minuttene av dagen. Du kan unngå å løpe ut døra umiddelbart etter et møte og gi deg sjansen til å avvikle og overføre mer jevnt. "Uansett hvor du blokkerer, begynner du å bli uthvilt."
6. Ikke glem nedetid
Tidsstyring handler ikke bare om å presse inn så mye arbeid som menneskelig mulig i timeplanen din eller å fjerne den helt, slik at du absolutt ikke kan gjøre noe. Det handler også om å gi plass til de tingene du ikke jobber, og de som lar deg lade opp.
"Du vil ha bevisst valgt nedetid, " sier Vanderkam. "Tenk på hva er det som virkelig forynger meg?" Det kan være natur, trening, venner, kunst, bakervarer eller noe annet du liker som fyller de metaforiske batteriene. For Vanderkam er lesing en av disse tingene. "Jeg har fått det mye bedre til å sørge for at jeg har gode bøker å lese, " sier hun, fordi "når jeg har en god bok, leser jeg det er det jeg gjør som mitt standard nedetidsvalg." Når hun ikke, hun (som mange av oss) faller byttedyr for den tankeløse bladen i sosiale medier.
Det er ikke slik at du nødvendigvis trenger å pense nedetid i kalenderen din (eller, erm, klikk og skriv den inn der) - selv om det er det du foretrekker, så gå til den! Bare husk at det skal være en forsettlig del av ligningen. "Vi har en tendens til å fylle åpent rom fordi vi sammenligner det vi blir bedt om å gjøre eller tenker å gjøre med ingenting, " sier Vanderkam. “Det er ikke den rette sammenligningen. Sammenligningen er med alle andre ting du kan gjøre. ”
7. late som fremtiden du er tilstede deg
Når du snakker om en torsdag tre uker borte, er det lett å tenke: "Å, jeg er fri da, høres bra ut!" Og slå den inn på kalenderen din uten å vurdere om du vil føle det på onsdag tre uker minus en dag fra nå.
Men "når du tenker på noe i fremtiden, spør deg selv om du ville gjort det i morgen, " sier Vanderkam. “Du vet hvor mye energi du har nå, og antar at den vil være ganske lik i morgen. Det lar deg være litt mer omtenksom. "Kort sagt, hvis du ikke ville være spent på å gjøre det i dag eller i morgen, vil du sannsynligvis ikke være spent på å gjøre det om tre måneder fra nå, så ta dine beslutninger deretter. Fordi "etter hvert blir fremtiden i morgen."
Når det er sagt, advarer Vanderkam mot å gjøre en vane med å avlyse lange planer i siste øyeblikk. "Hvis du har forpliktet deg til å gjøre noe, og hvis det er med mennesker du verdsetter, bør du muligens bare behandle dette som en læringsopplevelse, " sier hun. "Husk deg selv at dette ikke er en god følelse, og hvordan kan jeg unngå dette i fremtiden?"
Med andre ord, å rydde opp i timeplanen din handler ikke alltid om å fjerne ting som allerede er der - muligens i fare for å skade profesjonelle eller personlige forhold. Det handler om å få tak i tiden din og holde den ryddig fremover.
Tenk på tidsrengjøring som et langsiktig mål. "Jeg oppfordrer folk til å være dristige, " sier Vanderkam. Hvis du er litt modig og med vilje, vil du kunne gjøre mindre av det du ikke liker og mer av det du gjør.
