Det er ikke alltid like lett å opparbeide nerven til å delegere arbeidet.
Du må kanskje kjempe mot dine egne mikromanaging, perfeksjonistiske tendenser, motstå trangen til å gi dine ansatte en 17-trinns disposisjon eller smertelig detaljerte instruksjoner. Du må slutte med det faktum at bare fordi noen gjør noe annerledes, betyr det ikke at han eller hun gjør det galt .
Men hva skjer når det endelige utkastet kommer over skrivebordet ditt, og det er bare ille?
Hva om den er full av skrivefeil? Hva om oppsettet er galt eller retningslinjene dine har blitt ignorert i flagg? Hva om din ansatte fulgte retningslinjene dine, men resultatet fortsatt er overveldende?
Det er veldig fristende å fange tilbake dette ansvaret og se på dette som en bekreftelse på at du hadde rett hele tiden - ingen kan stole på, og hvis du vil at noe skal gjøres riktig, må du gjøre det selv!
Sakte rullen din, venn. Før du kaster inn delegasjonshåndkleet, må du jobbe deg gjennom disse syv trinnene.
1. Snakk i person (eller minst på telefonen)
Å fortelle noen hun trenger for å gjøre om arbeidet sitt er alltid litt vanskelig, og det kan være vanskelig å uttrykke tålmodighet, empati, varme eller humor via e-post.
Hvis du ikke kan møte personlig, må du ta sikte på en videochat eller en telefonsamtale. På den måten kan du temperere den klossete samtalen med en varm og vennlig stemme.
2. Start med noe du setter pris på
Komplimenter om mulig noe spesifikt, for eksempel skriften han valgte, hans perfekte grammatikk, eller det faktum at han snudde dette på forhånd, slik at han kan gjenskape suksessen i fremtiden.
Når du starter samtalen på en positiv tone, skaper du et trygt rom, slik at du kan levere de andre, mindre positive nyhetene uten å utløse forsvarsfølelse. (Bare sørg for at du er ekte, og ikke utgjør noe fint som en del av en "komplimentssandwich.")
3. Gjenta hva du lette etter og hvorfor
Beskriv deretter hvordan arbeidet ikke samsvarer med forventningene dine, og være så spesifikt som mulig. "Jeg vil gjerne se noen forandringer" er ikke så konstruktiv som, "Jeg ser etter en morsomere, mer engasjerende tone, en mer fristende introduksjon og mer kortfattede setninger."
Så i stedet for å si markedsføringspresentasjonen “savnet merket” og la det ligge på det, må du minne din ansatte hvor viktig det er å fokusere på målgruppen. Hvis meldingen ikke når dem - så er det alt det harde arbeidet er for ingenting. Deretter kan du dele noen skift du vil se, for eksempel ekstra lysbilder om påvirkning.
4. Be om ideer for endringer
Ser din ansatte også forbedringsområder? Eller er han usikker på hvordan og hvor han ville gjort ting annerledes?
Mens du vil gi spesifikk tilbakemelding, kan du motstå trangen til å peke på hvert eneste sted du ønsker å se endringer. I stedet kan du dele noen konkrete forslag, og be ham beskrive hvilke muligheter han ser for å forbedre prosjektet. Dette vil hjelpe deg med å sjekke om du er på samme side - og det vil hjelpe ham å lære å oppdage potensielle feilsteg for seg selv i fremtiden.
5. Spør hva som føles mest utfordrende
Av de endringene du har bedt henne gjøre, som føles mest skremmende eller forvirrende? Sliter hun med kopieredigering? Forstår hun programvaren hun trenger å bruke?
Gi henne en annen mulighet til å be om avklaring og hjelp.
6. Gi det en gang
De første gangene du delegerer, kan du bare sparke deg selv og tenke: "Det er raskere hvis jeg gjør dette selv!" Og ja, første gang du trener - og korrigerer - noen kan det ta mer tid enn om du hadde gjort det Jobb for deg selv.
Når den andre personen forstår hva du vil og hvordan du gjør det, vil du imidlertid kunne dele ut flere og flere prosjekter, og frigjøre tid til å gjøre det arbeidet du virkelig elsker.
7. Sjekk ut det andre utkastet og prisen, guiden eller tildelingen på nytt
Hvordan har du det med delegatens andre forsøk? Hvis hun er 80% av veien dit (og dette prosjektet er en hun må reprodusere), gjenta trinn én til seks. Ellers, husk deg selv på 80/20-regelen, ros forbedringene hennes, nevn de ekstra skiftene du legger til, og fullfør arbeidet selv.
Hvis resultatet er 50 til 80% av veien dit, del den oppfatningen. Sammen kan du og delegaten bestemme om det er verdt et nytt forsøk, og deretter jobbe gjennom trinn en til seks igjen.
Hvis resultatet fremdeles er under 50%? Kausjon. Tiden din blir bedre brukt til å finne noen andre til å tilordne dette prosjektet til eller se på nytt hvis dette virkelig er en oppgave som er verdt å delegere.
Med denne planen skal du kunne få de resultatene du ønsker deg for andre gang. Og forhåpentligvis vil disse samtalene hjelpe deg med å få bedre resultater herfra og ut - første gang.
