Et populært verktøy for prosjektledelse gir Gantt-diagrammer en kronologisk, lettlest sammenfatning av ferdige, nåværende og kommende oppgaver, samt hvem de er tildelt sammen med start- og sluttdatoer. Denne grafiske representasjonen av en tidsplan gir et høyt nivå av hvor mye fremgang som gjøres og fremhever eventuelle potensielle avhengigheter.
Google Sheets gir mulighet til å lage detaljerte Gantt-diagrammer rett innenfor regnearket ditt, selv om du ikke har tidligere erfaring med sitt unike format. For å komme i gang, følg instruksjonene nedenfor.
Opprette prosjektplanen din
Før du dykker inn i Gantt-kartopprettingen, må du først definere prosjektoppgaver sammen med deres tilsvarende datoer i et enkelt bord.
- Start Google Sheets og åpne et nytt regneark.
- Velg et passende sted nær toppen av det tomme regnearket, og skriv inn følgende overskriftsnavn i samme rad, hver i sin egen kolonne, som vist på den vedlagte skjermbildet: Startdato , Sluttdato , Oppgavenavn . For å gjøre det enklere for deg selv senere i opplæringen vil du kanskje bruke de samme stedene som vi har brukt i vårt eksempel (A1, B1, C1).
- Oppgi hver av prosjektoppgavene dine sammen med deres tilsvarende datoer i de aktuelle kolonnene, ved å bruke så mange rader som nødvendig. De bør listes i rekkefølgen av forekomst (topp til bunn = først til siste) og datoformatet bør være som følger: MM / DD / ÅÅÅÅ.
- Andre formateringsaspekter av bordet ditt (grenser, skyggelegging, justering, skriftstyling osv.) Er rent vilkårlig i dette tilfellet, som vårt hovedmål er å skrive inn data som vil bli brukt av et Gantt-diagram senere i opplæringen. Det er helt opp til deg om du vil gjøre ytterligere endringer slik at bordet er mer visuelt tiltalende. Hvis du gjør det, er det imidlertid viktig at dataene i seg selv forblir i de riktige radene og kolonnene.
Opprette et beregningstabell
Bare å legge inn start- og sluttdatoer er ikke nok til å gjengi et Gantt-diagram, da utformingen er avhengig av den faktiske tiden som går mellom de to viktige milepæler. For å håndtere dette kravet må du opprette en annen tabell som beregner denne varigheten.
- Rull ned flere rader fra den opprinnelige tabellen som vi opprettet ovenfor.
- Skriv inn følgende overskriftsnavn i samme rad, hver i sin egen kolonne, som vist på den vedlagte skjermbildet: Oppgavenavn , Start dag , Total varighet .
- Kopier listen over oppgaver fra den første tabellen til Oppgavenavn kolonne, slik at de blir oppført i samme rekkefølge.
- Skriv inn følgende formel i Start dag kolonne for din første oppgave, erstatte 'A' med kolonnebrevet som inneholder Startdato i ditt første bord og '2' med radnummeret: = Int (A2) -int ($ A $ 2) . Slå den Tast inn eller Komme tilbake nøkkel når du er ferdig. Cellen skal nå vise nummeret null.
- Velg og kopier cellen som du nettopp har skrevet inn i denne formelen, enten ved å bruke en snarvei eller Rediger -> Kopier fra Google Sheets-menyen.
- Når formelen er blitt kopiert til utklippstavlen, velg alle de resterende cellene i Start dag kolonne og lim inn ved hjelp av en hurtigtast eller Rediger -> Lim inn fra Google Sheets-menyen. Hvis kopieres riktig, vil Start dag verdien for hver oppgave bør gjenspeile antall dager fra begynnelsen av prosjektet som det er satt til å begynne. Du kan validere at Start dag formelen i hver rad er riktig ved å velge den tilsvarende cellen og sikre at den er identisk med formelen skrevet i trinn 4 med et bemerkelsesverdig unntak, at den første verdien (int (xx)) samsvarer med den aktuelle celleplasseringen i den første tabellen.
- Neste er Total varighet kolonne, som må fylles med en annen formel som er litt mer komplisert enn den forrige. Skriv inn følgende i Total varighet kolonne for din første oppgave, erstatte referanser for celleposisjoner med de som svarer til den første tabellen i det faktiske regnearket (ligner det vi gjorde i trinn 4): = (Int (B2) -int ($ A $ 2)) - (mellomprodukt (A2) -int ($ A $ 2)) . Slå den Tast inn eller Komme tilbake nøkkel når du er ferdig. Hvis du har problemer med å bestemme celleplasseringene som samsvarer med ditt eget regneark, bør følgende formel nøkkel: (nåværende oppgave sluttdato - prosjekt startdato) - (startdato for nåværende oppgave - prosjekt startdato).
- Velg og kopier cellen som du nettopp har skrevet inn i denne formelen, enten ved å bruke en snarvei eller Rediger -> Kopier fra Google Sheets-menyen.
- Når formelen er blitt kopiert til utklippstavlen, velg alle de resterende cellene i Total varighet kolonne og lim inn ved hjelp av en hurtigtast eller Rediger -> Lim inn fra Google Sheets-menyen. Hvis kopieres riktig, vil Total varighet verdien for hver oppgave bør gjenspeile det totale antall dager mellom sine respektive start- og sluttdatoer.
Opprette et Gantt-diagram
Nå som oppgavene dine er på plass, sammen med deres tilsvarende datoer og varighet, er det på tide å lage et Gantt-diagram.
- Velg alle celler i beregningstabellen, inkludert topptekstene.
- Velg Sett inn alternativet i Google Sheets-menyen, plassert øverst på skjermen rett under regnearket. Når rullegardinmenyen vises, velger du Chart.
- Et nytt diagram vises med tittelen Start dag og total varighet . Velg dette diagrammet og dra det slik at skjermen er plassert under eller side ved side, tabellene du opprettet, i motsetning til overlegg av dem.
- I tillegg til ditt nye diagram, er Diagramredigerer grensesnittet vil også være synlig på høyre side av skjermen. Å velge Diagramtype, funnet mot toppen av DATA fane.
- Rull ned til Bar delen og velg mellomalternativet, Stacked bar chart. Du vil legge merke til at utformingen av diagrammet ditt har endret seg.
- Velg TILPASS fanen i Diagramredigerer .
- Velg Serie delen slik at den kollapser og viser tilgjengelige innstillinger.
- I Søke på rullegardin, velg Start dag.
- Klikk eller trykk på Farge alternativ og velg Ingen.
- Gantt-diagrammet ditt er nå opprettet, og du kan se individuelle startdags- og totalvarighetsfigurer ved å svinge over de respektive områdene i grafen. Du kan også foreta eventuelle andre endringer du ønsker via Chart Editor - samt gjennom tabellene som vi opprettet - inkludert datoer, oppgavenavn, tittel, fargevalg og mer. Høyreklikk hvor som helst innenfor selve diagrammet, åpner også REDIGERE menyen, som inneholder en rekke tilpassbare innstillinger.
