Hvis du er som de fleste brukere, bruker du sannsynligvis ikke for mye tid på å tenke på hva du skal navngi dokumentene dine når du lagrer dem. Dessverre kan dette gjøre det vanskelig å finne filen du vil ha uten å lete etter - du kan til og med måtte åpne flere forskjellige filer for å finne den du vil ha.
Å utvikle et navngivningssystem for dokumentene dine og bli vant med å bruke det, sparer tid og frustrasjon når det kommer tid til å finne dokumentet du trenger. I stedet for å søke gjennom utallige dokumenter med upresise filnavn, vil et navngisystem hjelpe deg med å øke søket.
The Right Naming System
Det er ingen enkel måte å navngi filene dine, og navngisystemer vil variere fra bruker til bruker. Det som er viktig er å finne metoden som gir mening for deg, og deretter bruke det konsekvent. Her er noen tips for å komme i gang:
- Inkluder datoen dokumentet ble sammensatt i filnavnet ditt:Dette er potensielt et av de mest nyttige elementene som skal inkluderes i et filnavn, spesielt når du arbeider med korrespondanse. Selv om du ikke husker nøyaktig når du komponerer et dokument, vil du sannsynligvis kunne begrense søket til en bestemt tidsperiode.
- Ta med mottakerens navn i filnavnet ditt:Dette er en spesielt verdifull praksis når du arbeider med bokstaver, men det kan være et nyttig element for andre typer dokumenter, for eksempel kontrakter, notater og til og med notater.
- Angi hvilken type dokument filen er:Igjen, dette vil virke som en gitt for noen brukere, og det er fordi det er en så viktig del av et filnavn. Hvis du leter etter et brev du skrev, kan du eliminere en fil som har "kontrakt" eller "notater" i navnet.
- Vær oppmerksom på hvordan du bestiller elementene i filnavnet:Selv om dette kanskje ikke hjelper deg å skille dine filer, vil det hjelpe deg med å bestille dem når du søker. Ved å bruke sorteringskontrollene i dialogboksen Åpne i Word eller i Utforsker i Windows, kan du sortere filene dine alfabetisk (eller numerisk) slik at de sorteres etter første tegn i filnavnet.
Dette er ikke en uttømmende liste over tips om navngivning av filer, men det er et bra sted å starte. Når du har startet en praksis med å navngi filene dine på en konsistent måte, utvikler du et system som fungerer best for deg - og sannsynligvis kommer opp med noen triks.
