Det er mange gode grunner til at digitalisering av papirdokumenter kan være en stor hjelp når det gjelder å organisere hjemmekontoret ditt (eller, for den saks skyld, ditt hjem). Først og fremst kan du kvitte seg med mye ekstra papir som er pakket i skuffer og filer, eller tar opp verdifullt skrivebordsrom.
Digitale filer (jevn PDF-filer) kan konverteres til søkbare filer ved hjelp av programvare for optisk tegngjenkjenning (OCR) som vanligvis leveres med skriveren (HP har en veldig kul video som forklarer hvordan OCR fungerer og hvordan det kan bidra til å forenkle oppgaven med forenkle livet ditt).
Det betyr at ikke bare din informasjon ikke tar opp noe rom, det er også mye lettere å finne enn det ville være på papir. Og du kan lagre dine digitale filer, men du vil - på CD eller DVD, på en flash-stasjon, i et online lagringsanlegg, eller alle de ovennevnte. Så du kan være sikker på at når du trenger noe, kan du få hendene på det.
Når du begynner å digitalisere hjemmefiler, er det den perfekte tiden til å lage et organisert sett med filer som vil gjøre livet ditt enklere. Tenk på kategoriene av papirarbeid du trenger, og sett opp en mappe for hver. Kredittkort kvitteringer i en mappe; bil forsikring papirarbeid i en annen; telefonregninger, dagligvarekvitteringer, hjemreparasjonsregninger og så videre, kan alle gis separate mapper. Og i hver mappe, opprett undermapper for hvert år (eller måned). Det er mye lettere å starte med et organisert system, og deretter legger du ganske enkelt nytt papir til riktig fil mens du går, enn det er å fortsette å prøve å omorganisere systemet hver gang en ny kvittering blir skannet.
Pass på at skanneren eller skriveren kom med OCR-programvare (ABBYY FineReader-programvare ser ut til å komme i pakken med mange av skriverne og skannerne jeg tester). Hvis du ikke finner noe, ikke vær panikk. Det er en god sjanse for at du allerede har noen anstendig OCR-programvare allerede installert på datamaskinen din, så lenge du bruker Windows. Cool OCR-programvare du allerede har, vil veilede deg gjennom prosessen med å finne og bruke den programvaren sammen med skanneren din for å lage redigerbare dokumenter.
Det gir selvfølgelig et annet viktig poeng: Du må ha minst en dokumentskanner hvis du skal gjøre dette arbeidet. Det trenger ikke å være dyrt eller fancy. Hvis du ikke har en, er det en god tid å lete etter en; starte med disse vurderingene av fotoskannere og dokument skannere for noen beste kjøper. Hvis du ikke vil ha en egen skanner, vil en billig alt-i-ett-skriver gjøre jobben perfekt.
Så her er den harde delen. Å få systemet satt opp er ikke altfor vanskelig; selv skanning papirarbeidet ditt vil ikke være for tøft. Det som er vanskelig er å sørge for at du automatisk gjør det hver gang du får nye kvitteringer eller papirarbeid. Ellers begynner papirene å hoppe opp igjen, og du vil føle deg som om du har slitt bort tiden din. Så hold deg til det!
