Å legge inn signaturen din er trolig den enkleste delen av å skrive ut e-postene dine, og det er ikke bare fordi det ikke er noen klare regler for denne delen av e-postetiketten.
E-post signaturplassering
Sett din epost signatur rett under slutten av dine tekst-in svar samt i nye meldinger. Gjør dette både i e-post du sender profesjonelt og de som går til familie og venner.
- Overvei imidlertid ikke bruk av en signatur i private meldinger, da privat korrespondanse kan være mer intim enn formaliserte meldinger ved hjelp av en svært strukturert signatur.
- I svar er ingen signatur eller kondensert også gode alternativer; Mottakeren kjenner allerede deg.
I praksis vil e-post signaturplasseringen variere basert på de preferansene du angir i e-postprogrammet ditt:
- Hvis du inkluderer originale meldinger ved hjelp av innrykk og selektiv sitering, vil signaturen din vanligvis vises nederst i meldingen.
- Hvis du quote lazily ved å sette meldingen din på toppen av den (ufragmenterte) originale meldingen, vil signaturen din vanligvis ligge mellom meldingen din og den opprinnelige meldingen du citerer, rett over "--Original Message--" -linjen.
Forskjellen mellom lat citering og selektiv sitering er ofte en funksjon av e-postklienten du bruker eller standarder for yrket ditt. Linux-elskende fagfolk, for eksempel, er ofte avhengige av selektiv sitering, mens Microsoft Outlook standardiserer til lat citering.
E-post signatur plassering feil du bør unngå
Å sette signaturen der den ikke tilhører, er neppe en stor lovbrudd mot etikette, men likevel bør du unngå vanlige plasseringsfeil for å redusere forvirring.
- Signatur på toppen, svar på linje under: Leserne er betinget av ikke å se langt utover hvilken signatur de møter. Hvis e-postprogrammet ditt eller tjenesten er satt opp for å sette signaturen din på toppen av sitert tekst i svar og fremover, må du ikke skrive noe i den angitte teksten. Sjansene er at mottakere vil puslespill over ditt tomme svar - men muligens ikke lenge nok til å finne svarene dine i den angitte delen. I stedet svarer over signaturen eller flytt signaturen til selve bunnen.
- Signatur nederst, svar alle på toppen: Hvis du svarer på toppen, men e-postnavnet ditt er nederst, vil mottakerne aldri se signaturen, eller hvis de ser det, kan signaturen sende dem på jakt etter svartekst på linje som de kanskje har gått glipp av. I stedet: flytt signaturen over den siterte delen og under ditt svar.
Signaturer generelt
Din epost signatur er ikke lenger enn fire eller fem linjer med tekst, og den inneholder standard signaturavgrenseren. Din signatur er ikke større enn 75 tegn. Unngå, hvor det er mulig, inkludert bilder, da noen e-postprogrammer behandler innebygde bilder som vedlegg og trekker dem ut av meldingen selv.
Postscripts
Naturligvis kan posisjonering av signaturen på de foreslåtte stedene gi deg muligheten til å inkludere postskrifter rett under den. Vær oppmerksom på at noen e-postprogrammer og tjenester behandler noe under signaturavgrenseren, er en del av selve signaturen. Så, som et alternativ, inkluder ditt postscript under "signering" meldings hovedtekst med navnet ditt, men over e-postens signatur.
