Hvis du er som mange 9-til-5-ere, bruker du sannsynligvis mesteparten av dagen på å sende e-post - og resten av den følger opp dem.
Hvis du bare kan få svaret på spørsmålet ditt eller få tilbakemeldinger på rapporten din på en slags betimelig måte, kan du bulse gjennom oppgavelisten din og ringe den et døgn før det faller ned. Men i stedet blir den ubesvarte e-posten din begravet i lederens overfylte innboks, og du blir fortvilet i avlukket ditt, med tanke på et SOS-signal. Hva gjør du?
Før du trykker på "send" på en annen e-postadresse for innsjekking, endrer du emnelinjen til alle caps, og tar på det elskede røde utropstegnet, bruk disse tipsene for å få det riktig første gang.
1. Gjør det Snappy
Du hører dette rådet når det gjelder alle former for kommunikasjon, men det er spesielt viktig å sende e-posten raskt. Lange tekstblokker ser skremmende ut å lese, spesielt for ledere som stadig blir oversvømmet av meldinger. Hvis en melding er for lang, risikerer den å bli skjøvet til side og se på nytt når det er mer tid (som i mange tilfeller aldri).
Tenk kort, punchy og til-the-point. Bruk kuler eller lister der du kan. Hold avsnittene på fire til fem linjer hver, slik at de er enkle å skumme - du bør se mye hvit plass i meldingsfeltet. Og hvis det er for vanskelig, kan det være et tegn på at du prøver å dekke for mange emner i en e-post. Hold deg til ett emne per e-post, og send andre under eget omslag.
2. Adresser alle potensielle spørsmål og forespørsler
Samtidig ønsker du å være grundig nok i e-posten din til at det ikke er rom for feiltolkning eller behov for at mottakeren ber om mer informasjon. (Det siste du ønsker er å endelig få svaret - og i stedet for å motta en beslutning, får du et spørsmål!)
Så forutse spørsmålene du kan få på forhånd, og svar på dem. Hvis du for eksempel trenger sjefen din for å velge et sted for et kommende arrangement, kan du oppgi lenker til restaurantenes eller hotellnettstedene, legge ved bilder av områdene du vet at hun vil se, og ta med en kostnadssammenligning av alternativene. .
Husk: jo mer arbeid du gjør for den originale e-posten, jo mindre arbeid må du gjøre med å følge opp den.
3. Bli spesifikk i emnelinjen
Skriv detaljerte emnelinjer slik at mottakeren har en klar forståelse av problemet og oppfordring til å handle i e-postadressen. Hopp over vage setninger som "Spørsmål til deg" og "Flott idé for møtet, " og bruk i stedet noe som: "Tilbakemelding nødvendig: Agenda-elementer for Q1-budsjettmøtet."
Denne strategien vil også hjelpe deg med å søke etter meldingen enkelt i innboksen hvis mottakeren ringer for å diskutere i stedet for å skrive tilbake via e-post.
4. Merk handlinger
Hvis du kommer over mer enn ett punkt eller stiller mer enn ett spørsmål i e-posten din, må du forsikre deg om at elementene skiller seg ut fra resten av fortellingen ved å sette dem i fet skrift, fremheve dem eller ordne dem i en punktliste. Kontrasten trekker naturligvis mottakerens øye til meldingens kjøtt (stykket som du ikke har råd til å gå glipp av!) Og er den perfekte guiden for skummere som farter via e-post.
5. Bly med antall behov
Hvor frustrerende er det når du har presentert en rekke alternativer i e-posten for mottakeren å velge mellom, bare for å få et svar som sier: "Høres bra ut!"? For å unngå dette, må du sørge for at målene dine er tydelige fra farten. For e-postmeldinger som inneholder mer enn ett spørsmål, må du merke antall henvendelser i den første linjen i meldingen slik at mottakeren vet nøyaktig hvor mange han skal se etter og adressere. Hvis du drysser spørsmål gjennom hele meldingen, risikerer du at mottakeren overser relevant informasjon.
6. Vet når du skal hente telefonen
Hvis du føler at emnet vil kreve (eller krever) flere e-poster uten slutt i sikte, hopper eller stopper e-postdiskusjonen helt. Noen virksomheter håndteres best på telefon eller personlig, spesielt når logistikk eller forhold er kompliserte. Faktisk er din vilje til å komme ut bak e-postsløret ikke bare mest effektiv i disse tilfellene, men viser også selvsikkerhet og initiativ.
Å ønske og håpe vil ikke få meldingene dine åpnet, men å bruke disse tipsene. Og hvis du kan få e-postene dine til å skille seg ut og slutte å snurre hjulene dine ved oppfølging, er det bare å tenke på - du har kanskje litt mer tid på hendene.
