Forleden mailet jeg en kollega med noen få spørsmål og fikk svaret: "Jeg er mer en telefonperson - kan du ringe meg om dette?"
Jeg må si, jeg ble litt sjokkert.
Det er ikke ofte du møter noen som foretrekker å hente telefonen for å drive virksomhet. Gitt valget, vil jeg gjette at et flertall ansatte på den typiske arbeidsplassen vil velge e-post over en telefonsamtale hvilken som helst dag. Og det er fornuftig: E-post er rask, effektiv og har ikke sjansen for vanskelige stillheter eller distraherende bakgrunnsstøy.
Til tross for den overveldende preferansen for e-post, er det noen få situasjoner som bare fungerer bedre når du tar opp telefonen.
1. Det er presserende
Rundt 60% av mennesker venter to hele dager på å svare på en arbeidsrelatert e-post. Så hvis du sender en e-postmelding som trenger svar ASAP - selv med en emnelinje som inkluderer "presserende!" - er det en god sjanse for at du vil sitte igjen og oppdatere innboksen din igjen og igjen i løpet av de neste 48 timene, og krysse fingrene for et svar.
På den annen side kan det å ringe om en kritisk sak hjelpe deg med å formidle en følelse av haster, sørge for at den andre personen vet nøyaktig hva han eller hun trenger å gjøre, og svare på spørsmål uten å ty til en uendelig e-postkjede . Når du legger på, kan du være trygg på at alle er på samme side og forstår hva som må skje for å løse problemet.
2. Du får ikke noe svar
Kanskje sendte du en e-postmelding med en forespørsel som ikke akkurat haster, men på et tidspunkt trenger du svar - og etter noen dager med stillhet, blir du maur.
Det er bare så mange ganger du kan oppfordre til forespørselen sammen med en annen e-post som sier: "Hei, ville bare følge opp dette - har du hatt en sjanse til å se på den?"
Hvis du ikke får svar etter den opprinnelige e-postmeldingen og en oppfølgingsmelding, er standard en telefonsamtale. Du har en mye bedre sjanse for å få et øyeblikkelig svar - eller i det minste sette den på medarbeiderens radar som et problem som trenger hans eller hennes oppmerksomhet.
3. Det tar mer enn noen få setninger
På et tidspunkt har du sannsynligvis mottatt en roman med en e-post som det tok deg 20 minutter å lese - og fremdeles etterlatt deg spørsmål etter avmeldingen på slutten. Ikke utsett andre for den torturen.
Hvis det du trenger å formidle tar mer enn et par avsnitt - si at du forklarer nyansene i en oppgave eller avklarer en avdelingsprosess for noen på et annet team - er det ofte mer effektivt å hente telefonen. Det vil tillate den andre personen å stille spørsmål, og ut fra stemmen hennes, når du legger på, kan du være sikker på at hun forstår helt.
4. Du ønsker kandidat-tilbakemeldinger
Kanskje har du en strålende idé til en artikkel eller salgshøyde, og du vil se hva kollegaen din tenker før du kommer i gang.
Med en e-post kan det hende du får svar som “OK. Det høres bra ut. ”Selv om svaret er positivt, vekker det ingen bekymringer eller gir heller ikke noen forslag. Kort sagt, det er ikke veldig nyttige tilbakemeldinger.
En telefonsamtale - som i sin natur ber om mer enn en rask, ikke-forpliktet svar - vil tillate deg å høre medarbeiderens stemme, dykke dypere i nyansene i ideen din, adressere eventuelle spørsmål kollegaen din har, og, samlet sett, få mer gjennomtenkte, ærlige tilbakemeldinger.
5. Du vil bygge et forhold
E-post er utmerket for rask og effektiv kommunikasjon. Men noen ganger trenger du et mer personlig preg - som når du når ut til en ny ekstern kollega eller firmaklient.
Jada, du kan skrive en perfekt fin introduksjons-e-post. Men en telefonsamtale kan hjelpe deg med å formidle en varme og ekthet som e-post ikke kan - og det kan ikke hjelpe deg å bygge et reelt forhold til personen på den andre siden, i stedet for å bli enda en e-postkontakt i adresseboken hans. .
6. Du vil ikke ha en oversikt over samtalen
For bedre eller verre blir e-post for alltid bevart et sted der ute, klar til å bli sitert eller videresendt med et øyeblikk.
Så hvis du trenger å diskutere konfidensiell eller sensitiv informasjon som ikke hører hjemme skriftlig ennå - som rykter om en fusjon av bedriften eller en kollega som blir rekruttert av et konkurrerende firma - er en telefonsamtale best.
Dette gjelder også for tilfeldige samtaler du helst vil holde private, som når du trenger hjelp fra en kollega til å møte en forespørsel i siste øyeblikk og ønsker å forklare omstendighetene i situasjonen - for eksempel: "Jeg hater å spørre deg for en tjeneste kl. 16.45, men manageren min la ballen på Smith-forslaget, og vi må dra det sammen i kveld. "
Det kan være sant og hjelper absolutt med å forklare konteksten av forespørselen, men det er ikke akkurat noe som bør komme tilbake til lederen din ved hjelp av en videresendt e-postkjede. På telefonen kan du være ærlig uten å spre ordene dine til å komme til feil sted (vel, så lenge du lukker kontordøren).
Aaron Kwittken, administrerende direktør og administrerende partner i Kwittken, oppsummerer kanskje det best: "Alt du må tenke to ganger om det, alt du tror kan være følsomt, alt du tror krever relasjonsevne … absolutt bør du plukke opp telefonen."
