Vil du bli en bedre formidler på kontoret? Det gjør du selvfølgelig.
Du er heldig, for å gi dine kommunikasjonsevner et seriøst løft trenger ikke å være et overveldende selskap. Faktisk kan du starte med å fjerne noen få ord som er overforbrukte fra ordforrådet ditt - og jeg snakker ikke bare om de åpenbare "like" og "umm" vi alle pleier å peppe gjennom setningene våre.
Klipp ut disse seks ordene fra kommunikasjonen på arbeidsplassen, så er du sikker på å påvirke publikum - heller enn å irritere dem.
1. De
Høres kjent ut? Du har sikkert hørt ting som dette fra kollegene dine, og du har sannsynligvis falt i denne samme fellen noen ganger også. “De” er et lett ord å lene seg på, men det lar ofte din samtalepartner lure på, “De? Hvem er de egentlig? ”
Ta deg tid til å unngå generaliteter og bli spesifikk om hvem du snakker om, for eksempel “Markedsavdelingen ba om at vi skulle gjøre det på denne måten”. Det vil gjøre meldingen din så mye klarere og spare mye forvirring i det lange løp.
2. Ikke sant?
Jeg var nylig på telefon med noen som så ut til å avslutte hver eneste en av setningene hennes med: “Ikke sant?” Det fikk det til å virke som om hun lette etter enighet, men hun gikk aldri på pause for meg å bekrefte det hun sa . Unødvendig å si, det tok meg ikke lang tid å innse at hun behandlet dette mer som tegnsetting - snarere enn et reelt spørsmål.
Kanskje du ikke bruker dette ordet like sterkt som hun gjorde. Men det er fremdeles en du vil være bevisst klar over. Å avslutte setningene med dette spørsmålet får deg bare til å høres ut som om du søker godkjenning - selv om du ikke er det. Så hvis du fjerner det helt (bortsett fra i de sjeldne tilfeller når du faktisk trenger et svar), vil du få deg til å være så mye mer trygg.
3. Rask
“Kan du raskt skrive de tre seksjonene jeg merket?” Spurte en av redaktørene mine meg via e-post. Ved første øyekast var det ingenting galt med hennes forespørsel - helt til jeg forsto at hun hadde brukt ordet “rask”, og jeg visste at det ikke kom til å være noe raskt med å bearbeide hele stykket mitt.
Dette er ikke et iboende dårlig ord. Men som med alt, avhenger det av konteksten det er brukt i. Og oftere enn ikke hører jeg dette injisert i setninger og situasjoner som er alt annet enn raskt. “Kan jeg hoppe raskt inn?” Spør kollegaen i et møte, før han starter i et tjue minutters spiel. Eller: "Jeg trenger bare å ta vare på dette raskt, " sier sjefen din - før du får vente en ekstra halvtime på den planlagte stillingen.
Dine forsøk på å bagatellisere mengden innsats eller tid noe vil kreve er forståelige. Men til slutt er det misvisende. Klipp ordet "rask" ut av setningene dine, med mindre du virkelig har tenkt å være, vel, rask .
4. Bare
Dette ordet "bare" er et som jeg ser krype opp i e-postmeldinger mer enn noe annet sted, og jeg er definitivt ikke immun mot sjarmen til dette firet bokstaven selv. Jeg har en tendens til å stole på det så sterkt at jeg har vant til å gå gjennom meldingene mine og slette dette ordet uansett hvor det vises - som vanligvis er minst tre ganger i hver eneste melding.
Jeg er villig til å satse på at du er skyld i det samme. Av en eller annen grunn tjener sprinkling i dette ordet til at budskapet ditt virker litt mindre aggressivt. “Jeg bare sjekker inn” høres litt mindre kraftig ut enn “Jeg sjekker inn.”
Men det endrer ikke det faktum at det fremdeles er et unødvendig fyllingsord som ikke legger noe til meldingen din. Så hvis du er i tvil, spark den til fortauskanten.
5. Beklager
Jeg er alt for å suge opp din stolthet og be om unnskyldning når det er berettiget. Men hvis du begynner å fortelle hvor mange ganger hver dag du lar dette ordet falle ut av munnen, vil du sannsynligvis bli overrasket over hvor ofte du beklager - for absolutt ingenting.
Som Muse-forfatter, Aja Frost, forklarer i sitt stykke om å skrive profesjonelle e-poster, “jeg prøver å holde meg unna å si 'beklager' i situasjoner som ikke fortjener det: når jeg gjør en liten feil, når jeg uttaler min mening, eller når noen påpeker noe jeg savnet. ”
Følg i hennes fotspor og gjør ditt beste for å unngå å be om unnskyldning for å fylle stillheten. Og når noe virkelig krever din anger, hold deg til, "jeg beklager" i stedet. Det vil bære litt mer vekt enn en flippant, "Beklager!"
6. Egentlig
Det er noe slags nedlatende ved dette ordet, er det ikke? Enten du vil dele en meningsforskjell på et teammøte eller vise en medarbeider en bedre dag å gjøre sitt stykke på et prosjekt, ved å starte setningen med "faktisk" får du deg til å virke snøs og til og med litt flidende.
I de fleste tilfeller kan du kutte ut denne kvalifiseringen helt. Men hvis du føler behov for å erstatte det med noe , bør en vennlig, "Du vet" gjøre utslaget - uten den irriterende nedlatende luften.
Savnet jeg noe du hører om og om igjen på kontoret? Gi meg beskjed på Twitter hvilke overbrukte ord du tror må legges til i denne listen!
