Alle vet at å lede et selskap en av de tøffeste konsertene. Uansett om du driver en liten bedrift eller et flernasjonalt selskap, må administrerende direktører administrere tid, ressurser og flere krav, mens de finner tid og rom for å ta beslutninger og planlegge strategier som vil avgjøre løpet av deres virksomhet.
Noe som betyr at de har utviklet noen master-systemer og triks for å maksimere produktiviteten.
Så hvorfor kan vi ikke stjele noen få trekk fra spillbøkene deres? Enten du ønsker å drive din egen virksomhet eller ønsker å være mer produktiv på din nåværende jobb, sjekk ut denne listen over konsepterte administrerende tips som du kan bruke til alle aspekter av livet ditt.
1. Ta pauser hvert 90. minutt
Tony Schwartz, president for Energy Project, foreslår å ta pauser hvert 90. minutt for å maksimere produktiviteten. Grunnen? Menneskelige kropper har en energisyklus som fungerer med 90-minutters intervaller gjennom dagen. Når vi har jobbet med noe i halvannen time eller lenger, er det naturlig at årvåkenhetene våre vil gå ned og oppmerksomheten vil vandre, eller vi vil føle oss døsige (eller begynne å sjekke Twitter eller Facebook).
Den motsatt hemmeligheten bak en bærekraftig flott ytelse er å leve som en sprinter. I praksis betyr det å jobbe med høyeste intensitet om morgenen, ikke mer enn 90 minutter om gangen, og deretter ta en pause.
Så neste gang øynene dine glaser, i stedet for å strekke deg etter en kopp kaffe, kan du gå bort fra arbeidet ditt i noen minutter i stedet. Du kan bli overrasket over hvor mye du vil gjøre i det lange løp.
2. Gjør deg selv uavbrutt noen ganger
Det er ikke noe mer frustrerende enn å endelig komme inn i sonen og jobbe med et stort prosjekt - og deretter bli avbrutt av en kollega eller sjef som stikker innom pulten din. Verre er det at forskning viser at det kan ta opptil 25 minutter å komme tilbake på banen etter et avbrudd.
Og det er nettopp derfor Andrew Marsh, administrerende direktør i Fifth Column Games, har utviklet et system for å sikre at alle på kontoret hans kan jobbe uten å bli avbrutt. Ved å plassere en "kjegle av stillhet" på pultene sine, har ansatte et håndgripelig symbol som formidler at de ikke bør forstyrres med mindre det er en nødsituasjon.
Jeg bruker kjeglen til stillhet når jeg jobber med et komplekst prosjekt som jeg trenger å konsentrere meg om. Å kunne fokusere intenst uten avbrudd er et verdifullt produktivitetsverktøy for alle på Fifth Column Games.
Enten du trenger å være fokusert på intense oppgaver et par timer om dagen eller om du jobber med et stort prosjekt, ved å bruke et system som informerer folk om dette, får de til vane å sende deg en e-post for ikke-presserende oppgaver i stedet for å slippe ved skrivebordet ditt.
3. Administrer energien din, ikke bare tiden din
Du vet at det er viktig å budsjettere tiden din med omhu - men det kan faktisk være mer effektivt å også administrere energien din. Vår egen administrerende direktør, The Muse-medgründer Kathryn Minshew, er tilhenger av å optimalisere arbeidshverdagen sin ved å gjøre sine mest konsentrasjonsintensive oppgaver i løpet av hennes høye timer, de gylne timene når energinivået hennes er på sitt høyeste. Møter er derimot noe hun unngår i løpet av disse timene og sparer til andre tider på dagen.
Jeg synes det har vært veldig nyttig for meg å ta hensyn til når jeg er produktiv på dagen (hvilke timer, under hvilke forhold) og aggressivt vokter den tiden for fokusert arbeid.
Hvis du er en morgenperson, gjør du de viktigste oppgavene dine først, og redd de kjedelige, tankeløse oppgavene til senere på dagen når energien minker. Er du usikker på hva peak times er? Prøv energikartlegging for å finne ut og få mest mulig ut av arbeidshverdagen din.
4. Ikke vær slave til e-post
Gina Trapani, grunnlegger av ThinkUp, er en fan av å sjekke e-post bare på bestemte tider av døgnet. Hvorfor? I stedet for å føle at du må svare på e-post i det øyeblikket de treffer innboksen din, kan du spare tid og holde deg fokusert ved å sette en plan for å sjekke og svare på e-post (for eksempel en gang om morgenen og en gang på slutten av dagen ).
Slå av Outlook, slå av nye e-postvarsler på BlackBerry, gjør hva du måtte gjøre for å dempe avbruddet på e-post.
Avhengig av din stilling, kan det hende at dette ikke føles som et alternativ - spesielt hvis sjefen din eller kollegene er avhengige av deg for raske svar. Men du kan bli overrasket over hvor støttende mennesker vil være med den nye produktivitetsstrategien din når du forklarer dem. Tim Ferriss, forfatter av The Four Hour Work Week , foreslår at du sender e-post til kolleger for å varsle dem om den nye e-postplanen, og forklarer at grunnen til det er å øke produktiviteten din, og ber om at de ringer deg for presserende saker. Du kan også sette opp en autosvarer med en melding som forklarer når du skal sjekke e-post igjen og hvordan folk kan komme i kontakt med deg hvis det er viktig i mellomtiden.
5. Hold e-postene dine korte og søte
Administrerende direktører har ikke tid til å lese e-poster med ny lengde - eller skrive dem heller. Andrew Torba, medgründer av Kuhcoon, går til og med så langt at han noen ganger skriver ett ord e-post og foreslår å behandle e-postene dine som om de har den samme grensen på 140 tegn på Twitter.
Utfordre deg selv til å tenke kritisk og effektivt når du kobler deg via e-post eller annen form for kommunikasjon.
Ved å holde kort e-post, sparer du ikke bare mye skrivetid, du sparer også kollegene mye lesetid. Hvis problemet ditt er for komplekst for en kort e-post, kan det være mye mer effektivt å planlegge en kort (5-10 minutters) telefonsamtale enn en langvarig frem og tilbake e-postutveksling.
6. Delegert, delegert, delegert
Det er lett å bli overveldet av å føle at du må gjøre alt selv. Delegering er imidlertid en av de beste måtene å administrere tiden din. Å gi prosjekter videre til andre medlemmer av teamet, gjør det lettere for deg å fokusere på prosjektene du gjør best. Gründer Daniel Tan Kh tar dette et skritt videre, og råder ikke bare til å delegere oppgavene, men stoler virkelig på at den nye eieren tar fullt ansvar for å få dem til.
Delegering er det viktigste drivstoffet for produktivitet.
Delegering betyr ikke å prøve å komme deg ut av å gjøre jobben din - men hvis du har for mye på tallerkenen, kan delegere en av oppgavene dine til et annet medlem av teamet ditt bidra til å vie mer oppmerksomhet til de mer presserende prosjektene dine. Har du ikke en medarbeider som kan ta på seg oppgaven din? Matt DeCelles, seriegründer, foreslår å legge ut fryktede oppgaver til en frilanser på Fiverr.com.
Å takle oppgavelisten din kan noen ganger virke umulig, men hvis du prøver å gjøre disse små endringene fra mestrene, vil du bli overrasket over hvor mye du kan oppnå i løpet av arbeidsdagen din.
