Å rettferdiggjøre IT-investeringer er en kritisk ferdighet for alle som jobber med teknologi. Mens mange IT-investeringsbeslutninger blir tatt av ledelsen i IT-organisasjonen, kommer forslagene til nytt utstyr eller tjenester ofte fra IT-staben. Det er viktig å forstå terminologien og grunnleggende teknikker for å gjøre en sak til å investere i et nytt utstyr. Det er en ting å be om å erstatte din helpdesk-programvare. Du vil sannsynligvis høre, "vi vil se på det." Alternativt, hvis du sier noe som "å erstatte vår helpdesk programvare vil spare IT $ 35.000 i året og vil betale for seg selv om 3 år," vil du få en mye mer positiv respons fra IT-ledelsen.
Denne artikkelen gir deg grunnleggende ferdigheter som er nødvendige for å analysere og skape verdsettelse for en foreslått IT-investering. Du må forstå det grunnleggende før du tar et dypt dykk i disse økonomiske teknikkene.
Grunnleggende IT Investment Analysis Terminology
Kapitalutgifter (CAPEX): Kapital er et begrep som brukes til å skille mellom et kjøp som har en levetid på mer enn et år. For eksempel, når et selskap kjøper en bærbar PC til en ansatt, er det forventet at den bærbare datamaskinen varer i 3 eller 4 år. Revisorer krever at denne typen IT-investeringer skal kostnadsføres over den perioden i stedet for å bli kostnadsført i året det ble kjøpt. Et selskap har vanligvis retningslinjer for brukstid for utstyr, samt et minimumsbeløp for kapitalutgifter. For eksempel vil et tastatur som koster $ 50 ikke betraktes som kapital.
avskrivninger: Avskrivninger er metoden som brukes til å sprede utgiften til en kapital IT-investering over levetiden for kjøpet. Anta for eksempel at regnskapsprinsippene for kapital bruker lineær avskrivning. Dette betyr bare at avskrivningene vil være de samme i hvert år. La oss si at du kjøper en ny server for $ 3000 med et forventet levetid på 3 år. Avskrivninger på den IT-investeringen vil bli $ 1000 hvert år i 3 år. Det er avskrivninger.
Kontantstrøm: Kontantstrømmen er kontantbevegelsen inn og ut av virksomheten. Du må forstå forskjellen mellom kontanter og ikke-kontante varer. Vanligvis benyttes kontanter ved beregning av verdien av IT-investeringer. Avskrivninger er en ikke-kontantutgift som betyr at den underliggende eiendelen allerede er betalt for, men du sprer utgiften over aktivets løpetid. Det opprinnelige kjøpet av IT-investeringen vil bli vurdert som kontantstrøm når det gjøres økonomisk analyse.
Rabattpris: Dette er en sats som brukes i analyse for å regne for det faktum at en dollar i dag er verdt mer enn en dollar i 5 eller 10 år. Bruk av diskonteringsrente i IT-investeringsanalyse er en metode for å angi fremtidige dollar i forhold til dagens dollar. Diskonteringsrenten selv er gjenstand for mange lærebøker. Hvis du trenger en svært nøyaktig diskonteringsrente for din bedrift, kan du kontakte din regnskapsavdeling. Ellers vil vi bruke noe som 10% som representerer inflasjon og hvor mye et selskap kan tjene på penger som ikke er investert i ditt IT-utstyr. Det er litt av en mulighetskostnad.
IT Investment Analysis Techniques
Det er mange metoder for å hjelpe til med å evaluere IT-investeringer (kapital). Det er virkelig avhengig av hvilken type investering du lager og modenheten til IT-organisasjonen i evaluering av kapitalanskaffelser. Organisasjonens størrelse kan også spille en rolle. Men vær oppmerksom på at dette er noe som ikke tar mye tid, og selv om du jobber for en liten til mellomstor organisasjon, vil denne innsatsen bli verdsatt.
I denne artikkelen vil vi se på 2 enkle IT-investeringsteknikker. Jeg vil oppfordre deg til å bruke begge sammen som de forteller et mer komplett bilde av verdien av den foreslåtte IT-investeringen.
- Netto nåverdi
- Tilbakebetalingsperiode
Netto nåverdi (NPV)
Netto nåverdi er en finansiell teknikk som retter opp en rekke kontantstrømmer over tid og rabatter hver til nåværende periode. Netto nåverdi tar hensyn til tidverdien av penger. Det er typisk å se på kontantstrømmer og kontantstrømmer i løpet av en periode på 3-5 år og redusere nettoinngangen minus nettoutgangen til en enkelt verdi. Hvis tallet er positivt, vil prosjektet gi mer verdi til organisasjonen, og hvis NPV er negativ, vil det redusere organisasjonens verdi. Den virkelige kraften til NPV-analyse er når man sammenligner alternative IT-investeringer. NPV gir en relativ verdi av IT-investeringsscenarier, og den med den høyeste NPV er vanligvis tatt over de andre alternativene.
Den vanskelige delen av beregningen av nåverdi er de faktiske tallene som skal brukes i analysen. På utløpssiden av ligningen kan du bruke den totale kostnaden for investeringen sammen med vedlikeholdskostnader og implementeringskostnader. Innstrømningssiden kan være vanskeligere å oppnå. Hvis IT-investeringen genererer inkrementelle inntekter, er dette ganske rett frem og du kan bruke disse tallene i analysen. Når innstrømmene (eller fordelene) er på den myke siden, noe som betyr at de er mer subjektive, for eksempel besparelser i tid, er det mye vanskeligere å estimere.
Det beste du kan gjøre er å dokumentere antagelser og gå med tarmene dine. La oss ta et eksempel der du lager en IT-investering i en helpdesk-programvarepakke. Fordelen med en slik investering er tid lagret av IT-ansatte og muligens økt tilfredshet fra brukergruppen.Hvis du erstatter en eksisterende helpdesk-programvarepakke, kan du også spare penger ved vedlikehold fra det systemet. Du må bryte ned innstrømmene og utstrømmene for å kunne utføre en NPV-analyse for ditt IT-investeringsforslag.
tilførslene: Innstrømmene eller fordelene som følge av en IT-investering kan være subjektive og mindre nøyaktige. Ofte er fordelene ved en IT-investering sparing i tid, kundetilfredshet eller andre "myke" tall. Her er noen eksempler på innstrømning.
- Lagrede vedlikeholdskostnader fra pensjonert programvare
- Tid lagret av IT-ansatte på grunn av økt effektivitet
- Økt inntekt
utbetalinger: Utløp er vanligvis lettere å anslå, men noen kan også være subjektive. Her er noen eksempler på utganger.
- Kostnadene til programvaren (lisensavgifter, etc.)
- Vedlikehold
- Eksterne implementeringskostnader
Dette større bildet viser en enkel IT-investeringsanalyse ved hjelp av Net Present Value (NPV) analyse. Excel gjør denne typen analyse veldig enkel. Det har også en funksjon å beregne NPV. Som du kan se fra bildet, har jeg lagt ut strømninger og utstrømninger etter år og deretter beregnet NPV basert på diskonteringsrenten på 10%.
- NPV Analyse: IT-investering Skjermbilde (stort bilde)
Tilbakebetalingsperiode
Resultatet av Payback Periode-analysen angir hvor lenge IT-investeringen tar for å gjenopprette kostnadene ved investeringen. Det er vanligvis angitt i år, men dette avhenger av analyse tidshorisonten. Payback Periode kan være en enkel beregning, men bare med svært enkle sett av antagelser. Her er formelen for å beregne tilbakebetalingsperioden på en IT-investering. Generelt, jo kortere Payback Periode, desto mindre risikabelt er IT-investeringen.
Kostnad for IT-investeringer / Årlig kontant generert fra IT-investeringer
La oss se på scenariet der du kjøper et stykke e-handelsprogramvare for $ 100.000. Anta at dette stykket programvare øker inntektene med $ 35 000 hvert år. Payback Periode beregningen vil være $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 år. Så, denne investeringen ville betale for seg selv om 2 år og 10 måneder.
Det er en betydelig ulempe ved å beregne tilbakebetalingstiden ved hjelp av et så enkelt sett av antagelser. Det er svært lite sannsynlig at inntektene som følge av IT-investeringen faktisk vil komme jevnt over en lengre periode. Det er mye mer realistisk for inntektsstrømmen å være ujevn. I dette tilfellet må du se på den kumulative årlige økningen i inntekten til den opprinnelige IT-investeringen er "betalt for".
Tenk det samme eksemplet ovenfra. La oss anta at i år 1 er nettoinntektsøkningen fra IT-investeringen $ 17 000. I år 2, 3, 4 og 5 er det henholdsvis $ 29 000, $ 45 000, $ 51 000 og $ 33 000. Mens dette er en gjennomsnittlig årlig økning i inntekter på $ 35.000, er Payback Periode forskjellig på grunn av ujevn inntekter generert fra denne investeringen. Tilbakebetalingstiden i eksemplet er faktisk mer enn 3 år, som er lengre enn den opprinnelige beregningen ved hjelp av et gjennomsnitt. Ser du på den kumulative økningen i inntekter, kan du se når den opprinnelige investeringen er dekket. I dette eksemplet finner du bare hvor kostnaden for IT-investeringen ($ 100 000) er dekket. Du kan se det oppstår mellom år 3 og år 4.
Kumulativ økning i inntekter:
- År 1 - $ 17.000
- År 2 - $ 46 000
- År 3 - $ 91 000
- År 4 - $ 142,000
- År 5 - $ 175.000
Ta en titt på eksempelen IT-investering Excel-regneark for den detaljerte formelen for beregning av tilbakebetalingstiden.
IT Investeringsforslag
Mens beregningene er viktige i en IT-investeringsanalyse, er det ikke alt. Jeg anbefaler på det sterkeste at du legger sammen et forslag i stedet for bare å skrive ut regnearket eller sende resultater til e-post. Tenk på CFO som publikum når du legger sammen forslaget. Til slutt, hvis det kan ende opp på pulten hennes uansett.
Start forslaget med en kort oppsummering av IT-investeringen (kapitalen) du foreslår etterfulgt av en kort oppsummering i ord av resultatene av analysen din (sammen med oppsummerte beregninger). Til slutt legg ved den detaljerte regnearkanalysen, og du har et faglig forslag som sjefen din vil sette pris på.
Din IT-investeringspakke kan omfatte:
- Sammendrag: Et avsnitt eller to som oppsummerer IT-investeringen du foreslår.
- Begrunnelse: et avsnitt eller to som oppsummerer resultatene av analysen din sammen med teknikken du brukte (inkludere et sammendragstabell)
- Utskrift: En ren utskrift av Excel-regnearket som viser den detaljerte analysen
Eksempel Excel-regneark
Eksempel Excel-regnearket har 3 ark, inkludert:
- Sammendrag
- Netto nåverdier (NPV) Beregning
- Payback Beregning
- IT Investeringsanalyse - Excel 97-2003 Versjon
