Den som sender og mottar hundrevis av e-poster i uken, forstår verdien av klarhet i svar og fremover. Lang e-post tråder der hvert svar antyder hele forrige eller opprinnelige meldingen, er vanskelig å følge, men en e-post som refererer til en tidligere melding uten anelse om hva det angår bekymrer bort tiden din når du prøver å huske avsenderens opprinnelige punkt . Når du svarer på en e-postmelding, bør du sitere fra meldingen du mottok, men bare så mye som nødvendig for å etablere sammenhengen.
Hvordan å sitere en e-post i ditt svar
Avhengig av e-postleverandøren eller appen din, kan du kanskje markere delen av e-posten du vil sitere før du klikker eller klikker på Svare eller Framover knapp. Svar-e-postfeltet åpnes med det uthevede sitatet som allerede er plassert i e-postens kropp. Bare legg til ditt svar og send det på vei. MacOS og iOS Mail jobber på denne måten.
Noen e-postprogrammer, inkludert Yahoo! Mail og Gmail, ikke la deg bare merke ut en del som skal sitere i svaret ditt. Du må sitere hele lengden på teksten fra e-posten og deretter slette delene du ikke vil ha fra svaret manuelt.
I noen tilfeller kan du kopiere delen av e-posten du vil sitere og velge Lim inn som sitat eller liknende. I nesten alle tilfeller er den angitte informasjonen innrykket for å gjøre det enkelt å gjenkjenne. I noen e-postprogrammer vises det siterte materialet i en annen farge.
Hvordan jobbe med et sitat i e-posten din
E-post etikett følger vanligvis en viss ordre med hensyn til deler av en melding. Start din epost med en hilsen og en innledende kommentar. Neste kommer det siterte materialet. Deretter vises ditt svar på tilbudet under det.
Hvis du svarer på mer enn ett punkt, limer du en del av sitatet på en linje og svarer deretter kun på den delen på den følgende linjen. Deretter limer du inn en annen del av sitert e-post og svarer på den delen på den følgende linjen. Gjenta dette mønsteret hvis du har flere sitater og kommentarer å lage i ditt svar eller fremover. Dette etterligner den naturlige strømmen av samtale og gjør det enklere for e-postmottakere å følge en tråd.
