En av de mest nyttige men lite kjente funksjonene til Microsoft Access er muligheten til å skrive ut en liste over spørringer og spørringsresultater. Fordi sporing av alle eksisterende søk kan være vanskelig, spesielt for eldre databaser og for bedrifter med mange ansatte som bruker databaser, tilbyr Access brukere en måte å skrive ut spørringer og deres resultater på. Dette gir brukerne en måte å senere vurdere resultatene hvis de ikke kan huske hvilken forespørsel som ble brukt.
Spørsmål er en av de viktigste grunnene til å bruke Access, særlig ettersom datamengden vokser eksponentielt. Mens spørringer gjør det enkelt for enhver bruker å raskt trekke de nødvendige dataene uten å kjenne til SQL (det primære språket for å kjøre databasespørsmål), kan det ta litt tid å bli vant til å lage spørsmål. Dette resulterer vanligvis i mange spørsmål med lignende, og noen ganger identiske formål.
For å forenkle prosessen med å jobbe med spørsmål, kan brukerne skrive ut spørsmålene og deres resultater gjennom alle detaljene i spørringen uten å måtte flytte til en annen app, for eksempel Microsoft Word. I utgangspunktet måtte brukerne kopiere / lime inn informasjon og lese tekst i SQL for å avgjøre hva spørringsparametrene var. Å kunne skrive ut søkeresultatene i programmet, lar brukere kontrollere egenskapene og attributter fra Access.
Når skal du skrive ut spørringer og spørre resultater
Utskrift av spørringer og spørringer resulterer ikke i å skape en estetisk tiltalende rapport eller sette data sammen på en måte som er lett å presentere for andre. Det er en måte å returnere alle dataene fra en spørring for et øyeblikksbilde av hva resultatene var på tidspunktet for å trekke, hvilke spørsmål ble brukt, og en metode for å gjennomgå et komplett sett med rå data. Avhengig av bransjen er det ikke sannsynlig at dette vil bli noe som ofte gjøres, men nesten alle selskaper må ha en måte å spore nøyaktige detaljer om deres data på.
Avhengig av hvordan du eksporterer dataene, kan du bruke et annet program, for eksempel Microsoft Excel, for å gjøre dataene presentable for forslag eller legge til offentlige dokumenter. Utskrevne spørringer og spørringsresultater er også nyttige for revisjoner eller verifisering når avvik er funnet. Hvis ikke noe annet, er dataanmeldelser ofte en flott måte å sikre at forespørsler fortsetter å trekke den nødvendige informasjonen. Noen ganger er den beste måten å finne et problem på med en forespørsel, å gjennomgå den for kjente datapunkter for å sikre at de er inkludert når spørringen kjøres.
Hvordan skrive ut en liste over spørringer
Vedlikehold av spørringene i Access er like viktig som å opprettholde data eller holde tabeller oppdatert. Den enkleste måten å gjøre det på er å skrive ut en liste over spørringer, enten for et bestemt prosjekt eller en komplett liste, og gjennomgå den listen for å sikre at det ikke er duplikater eller foreldede spørringer. Resultatene kan også deles med andre brukere for å redusere antall dupliserte spørringer som er opprettet.
Det er faktisk to måter å opprette listen på, men en inkluderer koding og er for mye mer avanserte brukere. For de som bruker Microsoft Access for å holde seg unna å lære SQL, er det en rask og enkel måte å trekke en liste over spørsmål uten å ha en dyp forståelse av koden bak den.
- Gå til Verktøy > Analysere > Dokumentasjon > spørringer og velg alt.
- Klikk OK.
Du får en fullstendig liste over alle spørsmål og noen detaljer, for eksempel navn, egenskaper og parametere. Det er en mer avansert måte å skrive ut spørringslister som målretter mot spesifikk informasjon, men det krever litt forståelse av kode. Når en bruker blir komfortabel med det grunnleggende, kan de gå videre til mer avanserte funksjoner, for eksempel spørringslister som retter seg mot bestemte detaljer i stedet for å skrive ut alt om hvert spørsmål.
Hvordan skrive ut søkeresultater
Utskrift av spørringsresultater kan gi et fullstendig, grundig øyeblikksbilde av dataene på et enkelt tidspunkt. Dette er godt å ha for revisjonene og for å kunne bekrefte informasjon. Noen ganger må brukerne kjøre flere spørringer for å få en komplett samling av de nødvendige dataene, og utskrift av resultatene kan hjelpe brukerne med å komme opp med et hovedspørsmål for fremtiden.
Når en forespørsel er kjørt, kan resultatene eksporteres eller sendes direkte til en skriver. Vær imidlertid oppmerksom på at dataene vil vises som Access ser passende hvis brukeren ikke oppdaterer utskriftsinstruksjonene. Dette kan føre til hundrevis av sider, hvor noen av dem bare har noen ord eller en enkelt kolonne. Ta deg tid til å foreta justeringer før du sender filen til skriveren.
Følgende instruksjoner vil sende resultatene til skriveren etter gjennomgang i Skriv ut forhåndsvisning.
- Kjør spørringen med resultatene som skal skrives ut.
- Truffet Ctrl + P.
- Å velge Skriv ut forhåndsvisning.
- Gjennomgå dataene som den vil skrive ut
- Skrive ut.
For de som ønsker å lagre en sikkerhetskopi, kan spørresøkene også skrives ut til pdf for å bevare utseendet uten å bruke flere papirreker.
Brukere kan også eksportere filen til noe som Microsoft Excel, der de kan gjøre justeringer lettere.
- Kjør spørringen med resultatene som skal skrives ut.
- Klikk Eksterne data > Eksport > utmerke.
- Velg hvor du skal lagre dataene og navngi eksportfilen.
- Oppdater andre felt som ønsket og klikk Eksport
Skriver ut resultater som en rapport
Noen ganger er resultatene også perfekte for en rapport, så brukerne vil bevare dataene på en mer presentabel måte. Hvis du ønsker å opprette en ren rapport av dataene for enklere inspeksjon senere, bruker du følgende trinn.
- Klikk rapporter > Skape > Rapporter veiviseren.
- Å velge Tabeller / spørringer og spørringen med dataene du vil fange i rapporten.
- Velg alle feltene for en komplett rapport og klikk neste.
- Les dialogboksen og velg de ønskede alternativene for rapporten.
- Navngi rapporten når du blir bedt om det.
- Gå gjennom forhåndsvisningen av resultatene og skriv ut rapporten.
