Forbered dine data
Etter at du sendte ut feriekortene dine i fjor, gjorde du deg selv et løfte om at du ville organisere adresselisten din for å gjøre prosessen enklere neste år? Har du et stort Excel-regneark som du ikke kan lage hoder eller haler av? Kanskje din adressebok ser ut som den som vises i filen nedenfor. Eller, kanskje, du holder adresseboken på (gisp!) Utklipp av papir.Det er på tide å gjøre godt på det løftet til deg selv - organiser kontaktlisten din inn i en Microsoft Access-database. Det er mye enklere enn du kan tenke deg, og du vil definitivt være fornøyd med resultatene. Denne opplæringen vil gå deg gjennom hele prosessen trinnvis.Hvis du ikke har ditt eget regneark og vil følge med opplæringen, kan du laste ned eksemplet Excel-fil som brukes til å generere opplæringen.Merk: Denne veiledningen gjelder for Access 2013. Hvis du bruker en tidligere versjon av Access, kan du lese Konvertere et Excel-regneark til en Access 2010-database eller konvertere et Excel-regneark til en Access 2007-database. Med mindre du har en eksisterende database som du bruker til å lagre kontaktinformasjon, vil du sannsynligvis ønske å opprette en ny database fra grunnen av. For å gjøre dette, klikk på ikonet Blank Desktop Database på Komme i gang med Microsoft Office Access-skjermen. Du vil bli presentert med skjermen ovenfor. Gi databasen din et navn, klikk på Opprett-knappen og du vil være i virksomhet. Deretter klikker du kategorien Eksterne data øverst på Tilgang-skjermen, og dobbeltklikker på Excel-knappen for å starte Excel-importprosessen. Posisjonen til denne knappen er indikert med den røde pilen i bildet ovenfor. Deretter vil du bli presentert med skjermen vist ovenfor. Klikk Bla gjennom-knappen og naviger til filen du vil importere. Når du har funnet den riktige filen, klikker du Åpne-knappen.På den nederste halvdelen av skjermen presenteres du muligheter for importdestinasjon. I denne opplæringen er vi interessert i å konvertere et eksisterende Excel-regneark til en ny Access-database, så vi velger "Importer kildedataene i et nytt bord i den nåværende databasen."Andre alternativer på denne skjermen lar deg: Når du har valgt riktig fil og alternativ, klikker du OK for å fortsette. Ofte bruker Microsoft Excel-brukere den første raden i regnearket for å gi kolonneavn for deres data. I vår eksempelfil gjorde vi dette for å identifisere kolonner etternavn, fornavn, adresse osv. I vinduet som vises ovenfor, må du kontrollere at boksen "Første rad inneholder kolonneoverskrifter" er merket av. Dette vil instruere Tilgang til å behandle den første raden som navn, i stedet for faktiske data som skal lagres i listen over kontakter. Klikk på Neste for å fortsette. Database indekser er en intern mekanisme som kan brukes til å øke hastigheten der Access kan finne informasjon i databasen. Du kan bruke en indeks til en eller flere av databasekolonnene dine ved dette trinnet. Bare klikk på "Indeksert" rullegardinmenyen og velg det aktuelle alternativet.Husk at indeksene gir mye overhead for databasen din, og vil øke mengden diskplass brukt. Av denne grunn vil du beholde indekserte kolonner til et minimum. I vår database søker vi oftest på etternavnet til våre kontakter, så la oss lage en indeks på dette feltet. Vi kan ha venner med samme etternavn, så vi ønsker å tillate duplikater her. Kontroller at etternavnet kolonnen er valgt i nederste del av vinduene og velg deretter "Ja (Dupliserer OK)" fra den indekserte rullegardinmenyen. Klikk på Neste for å fortsette. Primærnøkkelen brukes til unikt å identifisere poster i en database. Den enkleste måten å gjøre dette på er å la Access generere en primærnøkkel for deg. Velg alternativet "La tilgang legge til primærnøkkel" og trykk Neste for å fortsette. Hvis du er interessert i å velge din egen primærnøkkel, vil du kanskje lese vår artikkel om databasetaster. Du må gi tilgang til et navn for å referere til bordet ditt. Vi kaller vårt bord "Kontakter". Skriv inn dette i riktig felt og klikk på Fullfør-knappen. Du får se en mellomskjerm som spør deg om du vil lagre trinnene som ble brukt til å importere dataene dine. Hvis ikke, gå videre og klikk på Lukk-knappen.Du blir deretter returnert til hoveddatabase-skjermen hvor du kan se dataene dine ved å dobbeltklikke på tabellnavnet i det venstre panelet. Gratulerer med at du har importert dataene dine fra Excel til Access! Opprett en ny Access 2013-database
Start Excel-importprosessen
Velg kilde og destinasjon
Velg kolonneoverskrifter
Lag noen ønskede indekser
Velg en primærnøkkel
Gi navnet ditt bord
Se dataene dine
