Å være konsulent er en ganske krevende spillejobb. Du vil bruke mye tid på veien, ofte må du tilpasse seg forventningene til nye kunder, og du vil ofte jobbe sent ut på natten, stirre på dataskjermen og lage et mangfold av Excel og PowerPoint dokumenter. Hvordan gjør konsulenter alt og holder seg fortsatt skarp?
Her er hemmeligheten: Vi gjør det ikke alene. De fleste konsulenter er avhengige av flere verktøy for å få dem gjennom de travle dagene. Så hvis du leter etter måter å gjøre livet ditt enklere, kan du sjekke ut disse appene, produktene og verktøyene som alt annet enn har reddet livet mitt i løpet av de tre siste årene og jobbet som administrasjonskonsulent.
1. En reisestørrelse trådløs mus
Det høres litt dumt ut, men hør meg ut. På din første dag som konsulent vil du være begavet med den bærbare datamaskinen - som snart blir ditt liv - og, hvis du er heldig, en mus. Jeg var ikke så heldig. Da jeg begynte, ble jeg raskt satt i gang med et prosjekt som innebar å jobbe lange timer på datamaskinen min, og takket være berøringsputen utviklet jeg en akutt smerte i pekefingeren (alvorlig).
Etter det prosjektet (og en konsultasjon fra min fysioterapeut) søkte jeg en mus. Jeg startet med å få en billig, kablet mus som var vond å reise med før jeg til slutt hostet opp kontantene og oppdaget kraften til en trådløs mus av god kvalitet. Jeg har nå en lett mus som faktisk klikker flatt når den ikke er i bruk, noe som gjør den perfekt for å kaste i lommen min når jeg løper mellom møter eller holder fast i påføringen. Men viktigst av alt, det lar meg jobbe i flere timer uten smerter.
2. Smarttelefon med sammenkoblingsevne
Som konsulent vet du aldri hvor du skal jobbe, og derfor kan du aldri være sikker på at du har pålitelig internettilgang. Det har vært utallige ganger da jeg ankom et kundeside og hadde problemer med å få forbindelse til bedriftsnettverket, eller når jeg har vært på flyplasser med begrenset eller dyr WiFi-tilgang.
For å sikre at du kan gjøre arbeidet ditt når du trenger det, kan du legge til tethering eller hotspot-funksjoner på smarttelefonen. Dette vil ofte innebære en ekstra kostnad på den månedlige telefonregningen, og det kan hende du må investere i en litt større dataplan for å kunne bruke den regelmessig, men investeringen er verdt det å ikke strandes uten internett når sjefen din eller en klienten forventer noe. (En bærbar WiFi-enhet som en MiFi vil også fungere, men jeg føler at det bare er en ting til å huske - telefonen din er allerede med deg uansett hvor du går.)
3. Microsoft Outlook Delayed Outbox
Hvor mange ganger har du truffet send på en e-post, bare for å innse at du glemte å legge ved et dokument, kopiere alle som skulle være med eller bevis for feil? Hvis du er en travel, søvnmangel som meg, mer enn en gang.
Så en av tingene jeg bruker (og forteller hver ny leie jeg jobber med å legge til) er en "regel" i Microsoft Outlook som forsinker sending med en viss tid. Jeg har for øyeblikket hver sendt melding forsinket med ett minutt med mindre jeg legger til en "High Priority" -kode, på hvilket tidspunkt den forlater utboksen min umiddelbart. Regelen er enkel å legge til (Microsoft Office-støttesiden har en flott tutorial for hvordan du konfigurerer dette) og har reddet meg fra å gjøre en pinlig feil mange ganger.
Hvis du er en Gmail-bruker, kan du legge til Undo Send Gmail lab for en lignende funksjon. Det vil ikke gi deg like mye tid til å innse feil, men det kan fremdeles være en livredder når du innser rett etter at du klikker på send at du stavet mottakerens navn feil.
4. RSS-feedleser
Det forventes at konsulenter er godt kjent med verdensspørsmål, bransjetrender og tankeledelse. Men vi er travle mennesker - det er vanskelig å luke gjennom papiret hver dag når vi knapt har tid til å spise og sove utenfor jobben!
Det som hjalp meg mer enn noe annet, var å sette opp en feed-leser (jeg bruker Feedly) der jeg abonnerer på publikasjoner som dekker spesifikke temaer relatert til jobben min: verdensaviser, forretningspublikasjoner, bransjeblogger, nyheter om mine nåværende og tidligere kunder sammen med sine konkurrenter. Deretter, når jeg kommer på jobb hver dag, bruker jeg litt tid på å lese gjennom innmatingene mine. Dette har hjulpet meg å være oppmerksom på endrede bransjeforhold, men har også tillatt meg å forstå mer om kundene mine og ha meningsfulle samtaler med dem.
Hvis du ikke allerede har en RSS-leser, kan du sette deg opp på en og komme med et system for når du får tid til å lese den. Mange har mobile apper også, slik at du kan komme opp i fart på den daglige pendlingen!
5. Google
Jeg vet, det høres ut som et annet grunnleggende, men jeg har møtt for mange tidlige konsulenter som virkelig tar dette søkegeniet for gitt.
Tenk på: Det forventes ofte at konsulenter har alle svarene, men det har vi ofte ikke! Enten du prøver å finne ut noe komplisert Excel-teknikk (hvordan legger du til en Excel-makro?) Eller trenger å raskt komme i gang med en ny bransje du jobber i (hva er de siste trendene innen helsevesen?), noen solide Google-ferdigheter kan virkelig være nyttige når du ser ut som om du er på toppen av alt.
Det er ikke nok å bare vite hvordan du skriver inn i en Google-søkefelt - du må vite hvordan du søker riktig. Noen av favoritttriksene mine inkluderer søk etter filtype (skriv inn "filtype:" og forkortelsen med tre bokstaver), søk på alle språk - noe som er spesielt viktig for tildelinger over landegrensene (klikk "Flere søkeverktøy" og velg deretter "Oversatt utenlandske sider ") - og bla gjennom Googles offentlige datakatalog for viktig statistikk.
Prøv også å spørre Google “Hva er klokken?” Når du planlegger møter rundt om i verden, legger inn flynummeret ditt i Googles søk for raskt å finne ut statusen for flyreisen din, eller skriver inn klientens ticker-symbol for å få den nåværende aksjekursen. Besøk Googles tips og triks for flere ideer.
Konsulenter - fortell oss hvilke verktøy du ikke ville kunne klare deg uten!
