Har du noen gang opplevd den følelsen av frykt på sen ettermiddag når du ser over arbeidet du har gjennomført så langt, og tenker: "Hvorfor tar dette meg så mye lengre tid enn det burde?" Så når dagen er over bare en time eller to senere, blir du bummed om at du ikke brukte det mer produktivt. Jeg har vært der. Noen dager følte jeg at jeg hadde jobbet så hardt, men hadde fått veldig lite gjort.
En dag slo det meg: Det er stor forskjell på å være opptatt og å være produktiv. Ja, ja, vi har alle hørt dette før. Men har du virkelig tenkt gjennom og tenkt på de gangene du sitter ved datamaskinen din hele dagen, men ikke ender opp med mye å vise til det?
Ja? Her er de vanligste årsakene til at dette skjer med deg (igjen og igjen):
Problem 1: Du setter for mange prioriteringer
Hvem har ikke svart "Hvordan har du det?" Med "Opptatt!" Det er ikke så mye mangel på prioriteringer (som oftere fører til lediggang), men å ha for mange av dem. Når du legger samme vekt på arbeid, familieliv, lunsj, trener, henger med venner, melder deg frivillig, oppdaterer sosiale medier-profiler, leser tre aviser hver morgen - ender du opp med å starte mange prosjekter og avslutter veldig få.
Løsning: Klipp ut listen
Selve ordet “prioritering” innebærer at du har bestemt deg for at noe er viktigere enn alt annet. Oversettelse: Du kan ikke ha 20 “prioriteringer.” Å ha bare tre eller fire viktige elementer på listen din vil hjelpe deg med å oppnå mye mer. Du vil begynne å se at produktiviteten måles av hvor mye reelt arbeid du gjør på et par prosjekter fremfor hvor mye overfladisk fremgang som gjøres på mange. Har du problemer med å identifisere hva du bør sette først? Denne artikkelen er et flott utgangspunkt.
Oppgave 2: Du prøver å passe inn i alle møtene
Løper du alltid sent og endrer møtetider (eller avbryter dem helt!) I siste øyeblikk? Det er sannsynligvis fordi du overdriver og prøver å balansere det ved å presse engasjement til realistiske tidsluker. Du vet hva jeg mener: Å bestille tre statusmøter med bare fem minutter mellom hverandre, selv om samtaler kan løpe over og du går fra den ene enden av kontoret til den andre. Det virker som om du utnytter tiden din mest mulig, men til slutt er du så opptatt med å være opptatt at du går glipp av verdifulle muligheter til å faktisk ta et prosjekt videre.
Løsning: Si “Nei” mer
Det første trinnet her er å erkjenne at “nei” ikke er det verste du kan si. Faktisk “Ja, jeg vil være der” etterfulgt av “Beklager, jeg løper 20 minutter for sent!” Gjør faktisk et dårligere inntrykk. Hvis du bruker hele dagen på å blande deg fra det ene møtet til det neste, og så kaster bort tid på å be om unnskyldning og forklaring, vil du slutte ettermiddagen utmattet og føle at du ikke har oppnådd alt du har tenkt å gjøre.
Vær ærlig med deg selv om frister, tidsforpliktelsen som kreves, hvordan ferdighetssettet ditt passer inn og lignende detaljer for å avgjøre hva du skal bruke tiden din til. Du lærer å si ja strategisk i stedet for å si ja til alt.
Oppgave 3: Du blir stadig distrahert av Internett
Hvor lenge har det gått siden du sjekket e-posten eller Facebook? Vær ærlig: Er disse nettstedene åpne i en annen fane akkurat nå? Den gjennomsnittlige personen har faktisk fem kontoer på sosiale medier og bruker nesten to timer på disse nettverkene hver dag. Tatt i betraktning det faktum at de fleste jobber åtte timers dager, er det nesten en fjerdedel av dagen din!
Løsning: Øv deg på selvkontroll (eller mer realistisk installere apper for å dempe bruk)
Den ultimate måten å beskytte deg mot distraksjoner på nettet er å praktisere selvkontroll. Hvis jobben din ikke krever at du skal være konstant tilgjengelig via e-post, må du angi et angitt tidspunkt for å sjekke dem, helst ikke i de "gylne timene." For meg er det på ettermiddagen når jeg begynner å bli lei av å skrive og slite med å hold deg motivert. Det er da jeg bruker omtrent 30 minutter på å svare på ikke-essensielle e-postmeldinger som jeg ignorerte tidligere, pusset opp på de sosiale nyhetsfeedene mine og leste et par blogginnlegg.
Noen dager vil jeg selvfølgelig bare sitte på e-post og sjekke Facebook og ikke gjøre noe annet. På det tidspunktet vil jeg bruke et blokkeringssystem som forhindrer meg i å få tilgang til visse nettsteder i bestemte tider på døgnet. Jeg liker nettleserplugin Focus, men det er utallige andre blokkeringssystemer, både gratis og betalt, som vil gjøre susen.
Oppgave 4: Du har flere oppgaver
Å hoppe mellom oppgaver, stirre på lange lister med doseringer og prøve å utføre flere oppgaver om gangen, fører til et travelt liv. Det er vanskelig å få gjort noe når du prøver å gjøre alt på en gang. Når du har så mye som skjer rundt deg, er det ikke rart at du føler at du drukner.
Løsning: Prøv en annen strategi
Selv om det tar noen ekstra minutter på grensen, vil det å komme hver oppgave med fokus og klarhet resultere i et bedre sluttprodukt. Hver gang du føler deg fristet til å gå videre til en annen oppgave, kan du spørre deg selv: Er det lurt å bytte modus akkurat nå? Må jeg ta en pause? Eller er jeg i sonen akkurat nå og bare lar meg bli distrahert av min stadig voksende oppgaveliste?
Med tanke på hva vi vet om tap av flere oppgaver, er det sannsynligvis bedre å teste ut en produktivitetsmetode som Pomodoro-teknikken eller The Action Method, hvis du føler at du trenger å utføre mange forskjellige ting på bare noen få timer.
Problem 5: Du forventer produktivitet for å bare skje
Beklager, men det er ikke så enkelt. Å gå på jobb og være produktiv ser ut til å være feilaktig identifisert som synonymer. Folk antar at når de går gjennom døra, vil de føle seg magisk motivert til å få ting gjort.
Løsning: Finn et system som fungerer for deg
Det er mer enn en måte å organisere en oppgaveliste på. Selv forskjellige planleggingsapper har forskjellige formål (også, ikke bare å bruke Wunderlist til å skrive ned hver eneste ting på hodet ditt er ikke den mest effektive måten å håndtere alle prosjekter på).
For å finne ut om et nytt system fungerer, bør du føre en produktivitetsjournal der du sporer hvilken tid på dagen du jobbet best, hva hjalp deg med å få utført forskjellige oppgaver og hvordan du følte det da du forlot kontoret. Når tiden går, kan du se tilbake, finne mønstre og identifisere hvor forbedringer er nødvendig. Det er så mange systemer og apper der ute, at det bare må være et for deg. Enten det er så grunnleggende som å spille omgivelsesstøy på støyblokkerende hodetelefoner, eller så komplekse som flere nettlesertillegg.
Produktiviteten er bare så god som innsatsen du er villig til å gjøre. Men som basketballtrener John Wood sier: "Ikke ta feil av aktivitet for å oppnå prestasjoner." Når du legger ned arbeidet med å bli et mer produktivt individ, må du huske sluttmålet: Du må sette av tid og krefter på å gjøre alt det tips og triks du hører fungerer for deg.
