Det er få ting som er mer frustrerende enn å bruke timer på å skrive (og slette og skrive om) den perfekte e-posten med fem setninger - og så ikke få svaret du forventet. Du trodde manageren din ville bli begeistret, men i stedet høres hun, vel, irritert ut.
Hva skjedde? Sendte du meldingen til feil tidspunkt? Gjorde du ikke din forespørsel klar nok? Var hilsenen din for vennlig? Har du gitt fra deg feil stemning?
Overraskende nok kan problemet komme ned på noe mye enklere: et par ord. Ord som er veldig sannsynlig i en e-post som du allerede har sendt i dag.
Nylig skrev jeg en artikkel om ord som gir feil inntrykk i e-post, og jeg ble sjokkert over hvor mange fagpersoner (spesielt arbeidsgivere og ansettelsesledere) som twitret meg med flere forslag å legge til på den listen.
Hva var noen av de vanligste ordene de tok opp? Les dem og gråter.
1. Også
Jeg innrømmer det: Jeg har en avhengighet til ordet “også.” Det er kommet til et punkt der jeg må gjøre en spesiell korrekturlesing over e-postene mine for å sikre at jeg ikke har inkludert det mer enn en gang i en gitt melding. Å bruke “også” for ofte kan virke som om du ber om forespørsel, og hvis du er i enden av alle disse handlingene, kan det være overveldende å avgjøre hva du skal takle først.
Overgangsord er imidlertid nødvendig for e-post, så hva er det en e-postsender å gjøre? Et par av favorittalternativene mine inkluderer "i tillegg", "videre", "bygge på det" og "på en annen lapp."
2. Antagelig
På samme måte som "forhåpentligvis" (som jeg snakket om i den andre artikkelen), tilfører dette ordet en viss usikkerhet til hva du sier når det ikke trenger å være det.
I stedet for å sende en e-post med for eksempel "Jeg kan sannsynligvis få dette gjort i dag innen kl 17, " vær mer konkret med fristen din. Ta ut "sannsynligvis" helt. Eller, hvis du virkelig ikke er sikker på om du vil fullføre innen fristen din, gi deg en ny frist, eller i det minste litt mer fleksibilitet. Selv å si at du vil være ferdig med "slutten av i dag" eller "i morgen når du ankommer kontoret" høres mye mer rett ut enn et "sannsynligvis." Verste tilfelle: Du overvurderer tiden som trengs og leverer varene tidlig. I arbeidets historie har ingen noen gang klaget på det.
3. Prøv å eller prøv
Yoda sa en gang: "Gjør eller ikke, det er ikke noe forsøk, " og han hadde et godt poeng.
“Prøv” eller “prøver” faller under samme territorium som “sannsynligvis” ved at det ikke gir noen indikasjon på at du føler deg trygg i det du gjør. Faktisk påpekte flere arbeidsgivere som twitret på meg at når en ansatt bruker en av setningene, antar de bare at han eller hun ikke kan gjøre det som ble spurt, periode.
Vil du virkelig at sjefen din tviler på deg på grunn av et enkelt ord? La meg svare det for deg: Nei. Neste gang du finner deg selv å bruke "prøve" i en e-post, tar du den ut. Hvis du virkelig er usikker på om du kan gjøre det eller ikke, kan du spørre deg selv hvorfor - hvis det er fordi du mangler viktig informasjon eller spesifikke ferdigheter, kan du nå ut til de aktuelle partene og finne ut hva du trenger å oppnå eller oppnå for å gjøre “Prøv” å gjøre et “gjør.” Hvis det ikke er mulig, vil lederen din vite det med en gang. Så lenge du forklarer hvorfor (eksempel: "Jeg har ikke klaring for å få tilgang til den delte stasjonen"), vil han eller hun forstå og enten hjelpe deg med å fjerne hindringen eller bare tilordne oppgaven på nytt.
4. Ærlig talt
Hvis det var noe ord som konkurrerte med “bokstavelig talt” for det mest misbrukte uttrykket, ville “ærlig talt” være der oppe. Folk spruter det i e-postmeldinger hele tiden som fyllstoff, og etter en stund begynner søken etter å vise ærlighet føles inauthentic - som om du lar noen innhente en stor hemmelighet, det er slett ikke noen hemmelighet.
Ærlig talt, klipp det ut.
5. Tenk
Folk snakker om kvalifiserende setninger hele tiden ("Jeg er ikke sikker på om dette er en god ide, men …"), men en som ser ut til å dukke opp ofte er "tror jeg …" Jeg hadde ikke tenkt på dette til en ansettelsesleder twitret det på meg, så jeg gikk gjennom e-postmeldinger fra mine ansatte for å se om det var sant.
Visst nok, der var det. "Jeg tror vi bør komme videre." "Jeg tror vi burde sette oss ned og snakke om dette." "Jeg tror vi kommer nær." Det var flere e-poster der folk brukte denne frasen oppover tre ganger i ett avsnitt. Og mens jeg la merke til at begge kjønn brukte det, hadde kvinner en tendens til å skrive “jeg tenker” mye oftere.
Neste gang du sender en melding, er det bare å slippe “Jeg tror…” og dele synspunkter. Når alt kommer til alt, hvis e-posten kommer fra deg, vil den du sender den til umiddelbart tilskrive noen tanker i den til deg !
De sier at mindre er mer, og jeg tror ærlig talt at det å prøve å gjøre e-postene dine kortere også er den beste veien å gå. Ser du hva jeg gjorde der?
