Jeg er ingen matematiker, men jeg vil anslå at jeg får mellom 100 og fire milliarder e-poster per dag. Og så mye som jeg ønsker å svare på hver eneste en, det er bare ikke mulig. Ikke hvis jeg vil gjøre andre ting med livet mitt, som å komme meg gjennom oppgavelisten og få øyekontakt med medmennesker.
Så hvordan bestemmer jeg hvem som får svar og hvem som går seg vill i innboksen min for alltid? Vel, jeg tar på meg Guds drakt, lukker øynene og ser hva som skjer.
Tuller, det produktivitetshacket viste seg å være en total byste. I stedet jobber jeg gjennom meldingene mine med de beste intensjoner. Vekt på beste intensjoner fordi elementer sklir gjennom sprekkene. Og hvis de gjør det, er det vanligvis av følgende grunner:
1. Du vurderte ikke tilgjengeligheten min
Jeg ser dette dukker opp og tenker “Visst!” Imidlertid åpner jeg vedlegget og ser at det er 65 sider. Og det er omtrent 64 flere sider enn jeg kan lese i løpet av de 10 reserveminuttene jeg har i dag.
I en ideell verden ville jeg tømme planen, utvikle ferdigheten til å doble lesehastigheten og gi deg de mest geniale tilbakemeldingene mine. Men det er langt mer sannsynlig at jeg vil anta at jeg vil være i stand til å "finne tid" på et tidspunkt, så ikke kan gjøre det, og så ikke huske at du har mottatt lappen før møtet ditt er over.
Så snart du vet at du vil ønske noens “tanker”, send dette: Jeg vil gjerne få tilbakemeldinger om presentasjonen min på 65 sider før neste fredag. Jeg vet at det er mye å lese, så la meg få vite når det ville være en god tid for meg å sende den over.
2. Du spurte ikke noe i det hele tatt
Du sa at presentasjonen din for neste uke er her. Og det er riktig her, knyttet til denne meldingen som lovet.
Men jeg er ikke helt sikker på hva du trenger av meg nå. Ønsker du generell tilbakemelding? Bekreftelse på at jeg så det? Kanskje en blinkende ansiktsemoji?
Hver eneste e-postadresse bør inneholde et neste trinn (selv om det ikke er "ingen svar nødvendig") Du vil aldri la mottakeren tenke: "Um, OK, takk?"
Prøv dette for størrelse: Her er presentasjonen min for neste fredag. Jeg vil gjerne ha din ekspertise når det gjelder å velge passende SFW-meme. Gi meg beskjed hvis du har noen ideer!
3. Du gjorde det ikke klart hvorfor jeg ble invitert til CC-partiet
Hei, hei, hvorfor er jeg her? Selv om det alltid er en ære å bli inkludert i det som antagelig blir til en uendelig e-postkjede som hjemsøker drømmene mine, ser jeg dette og blir umiddelbart forvirret. Dette er første gang jeg hører om dette prosjektet, og uten noen kontekst kan jeg konkludere omtrent ingenting om hvorfor jeg blir sløyfet inn.
I stedet for å "sløyfe folk inn" og håpe at de finner ut av det, kan du stave ut hva du vil fra alle: Jenni: Virker tidslinjen nedenfor for at teamet ditt skal lage SFW-memes? Tom: Kan du dobbeltsjekke om de faktisk er trygge på jobb?
4. Du brukte ikke forfall
Selv om jeg har en intensjon om å svare på dette, vil jeg nok ikke gjøre det. Og det er ikke fordi du ba om å låne en katt uten absolutt kontekst. Men heller fordi jeg før jeg selv kan tenke på å svare, må komme tilbake til alle som slapp inn i innboksen min med en klar frist. Så denne vil fortsette å bli slått ned på listen til jeg glemmer hva “send Dave cat details” til og med betyr.
Gjør deg selv en tjeneste og kast inn den tid eller dato du trenger svar av. Det er så lett som Kan du gi meg beskjed innen torsdag ettermiddag hvis du har en katt jeg kan låne til presentasjonen min på fredag?
5. Du brukte ikke nok ord jeg kjenner
Jeg vil ikke svare på dette fordi jeg ikke kan svare på dette.
Delvis fordi jeg ikke en gang ville vite hvor jeg skulle begynne i svaret mitt, og delvis fordi jeg ikke er sikker på om det vil føre til et virus fra hvilken som helst robot som hacket innboksen din.
Gi e-posten din en rask gang, og sørg for at hvert ord har minst en vokal. OK, bra, du er opptatt - sørg for at de fleste ord gjør det.
Med det svært sjeldne unntaket, er dine medarbeidere ikke tankelesere. De er heller ikke perfekte. De er bare folk som deg som prøver å holde deg oppe i innboksen, mens de gjør jobben sin, mens de diskuterer hva de skal spise til middag fordi lunsj var for en time siden, og de er allerede sulten igjen (oh, bare meg?).
Selv om jeg ikke kan garantere at å ta alle anbefalingene mine vil gi deg en svarprosent på 100%, men det gir deg et mye bedre skudd. Og hvis du kan få det ved å skrive inn noen ekstra ord, hvorfor ikke ta det?
La jeg noe være ute? Fortell meg på Twitter!
