Jeg skal innrømme det: Jeg var ikke en naturlig når det gjaldt styring av praktikanter. Det var mine første direkte rapporter noensinne, og jeg gjorde alle rookie-feilene. Jeg tildelte for mye arbeid og for lite arbeid; Jeg over-forklarte, jeg under-forklarte; og så videre.
Den gode nyheten er at det å administrere praktikanter - hvem som helst - virkelig er en ferdighet du kan forbedre deg med i praksis. Men det er ingen grunn til å begynne på bunnen. Lær av min erfaring, og les videre på fem måter å være en vellykket internsjef.
1. Ha en orientering
Uansett om det er en større, mer formell orientering på kontoret ditt, er din første bestilling av virksomheten å stanse en times tid for å snakke med praktikanten din. Avhengig av hvor involvert du var i ansettelsesprosessen, kan det være lurt å begynne med introduksjoner. Deretter går du gjennom arbeidet du gjør og avdelingsmålene de neste månedene. Svar på spørsmål om hvordan du og teamet ditt påvirker organisasjonens oppdrag. Å ta seg tid til å ramme ut mål, minner praktikanten om hvordan til og med menyoppgaver vil bidra til det store bildet.
Deretter legger du opp dine spesifikke forventninger - i tillegg til oppgitt ansvar for jobben. Er du en klistremerke for riktig grammatikk i all kommunikasjon? Hvordan har du det med folk som dukker opp ved skrivebordet ditt med spørsmål? Ønsker du å bli kopiert på alle e-postmeldinger? Å legge disse forventningene tidlig ut vil forhindre uhell og stille dere begge opp til å lykkes.
2. Spør (og observer) hans eller hennes læringsstil
Før du ringer orienteringsmøtet til ende, vil du gi praktikanten ordet. Hva er hans eller hennes mål for praksisplassen? Er det unike ferdigheter han eller hun innehar, eller områder der han eller hun er ekstra opptatt av å lære eller slå opp i?
Den kanskje viktigste informasjonen du kan samle på er hvordan han eller hun best mottar informasjon. I motsetning til med en langsiktig ansettelse, der en veileder forventer at den ansatte vil akklimatisere seg til et møte-sentrisk eller møte-fobisk miljø; med en praktikant, bør fokuset ditt være å maksimere kommunikasjonen.
Betydning, selv om du gjerne vil ha praktikanten din, bare følg instruksjonene på e-post, hvis han eller hun trenger å snakke det ut og stille noen spørsmål for å få det til, bedre vet du dette nå. Det vil være verdt å ta seg tid til å forsikre seg om at han eller hun forstår hva du ber om - i motsetning til å måtte gjøre prosjektet selv når han eller hun har slått det inn (en frustrerende opplevelse rundt).
3. Gi en skriftlig oppgaveliste
OK, så praktikanten din sier at han er en auditive elev. Det betyr at du bare bør diskutere hvert prosjekt og deretter planlegge å fullføre dem akkurat som du forventet - ikke sant? Vel, ikke helt.
Praktikanten din er ny i organisasjonen og for å jobbe for deg, så det vil sannsynligvis være litt selektiv lytting, selv om det ikke er ment. Derfor bør du hver uke sende (eller oppdatere) en skriftlig prosjektliste til praktikanten din. Inkluder følgende: Datoen for at prosjektet forfaller; dets prioriteringsnivå; som det avsluttede prosjektet skal sendes til (en kritisk brikke hvis du vil gå gjennom prosjekter før de går andre steder!); og hvilken paraply det faller under. Den siste kategorien er kritisk fordi den kontekstualiserer oppgaven og gir en sterkere drivkraft til å fullføre den riktig (dvs. innlevering er mye mer interessant når du vet hvilket prosjekt du fremmer).
Bonus: Den skrevne oppgavelisten vil spare deg på dager der du blir smalt. Hvis praktikanten din fullfører ett prosjekt, kan du lede ham eller henne til oppgavelisten for det neste.
4. Led etter eksempel
Bare fordi denne er åpenbar, betyr ikke det at det ikke er verdt å gjenta. “Gjør som jeg sier, ikke som jeg gjør”, fungerer ikke. Hvis du rusler inn til samme tid hver dag, har du ikke troverdigheten til å fortelle din praktikant at det ikke er greit å komme 15 minutter for sent. Tilsvarende vil det være vanskelig å diskutere upassende antrekk med en praktikant når du seriøst tester grensene for sommerbedriften.
Når du beveger deg utover det åpenbare, bør du samvittighetsfullt sette eksemplet på å være en støttende sjef og en lagspiller. Noen veiledere i rookie frykter feil at å snakke en praktikant vil skape konkurranse om jobben hans. Tvert imot, å snakke med praktikantens store arbeid demonstrerer hvilken sterk leder du er, noe som vil åpne deg for flere ledelsesmuligheter. Så sørg for å gi kreditt der det skal!
5. Be om hjelp
Selv om du prøver å gjøre alt riktig, kan du finne deg selv som leder en praktikant med en mangelfull holdning, selv tilsynelatende inkompetanse. Når det bare ikke fungerer, er den første personen du skal snakke med praktikanten din. Kanskje han eller hun har det vanskelig på grunn av det han eller hun oppfatter som mangel på meningsfylt arbeid. Det du ser som en mangel på detaljer er kanskje din praktikant som sliter med å fullføre oppgavene sine i tide.
Husk at praktikanter sjelden har en enorm base av tidligere erfaring. Så det er ikke sikkert at de har verktøy (eller selvtillit) til å kommunisere med en veileder - du må ta ledelsen!
Har du fortsatt problemer? Den neste personen du bør rådføre deg med er noen du ser opp til som manager (ideelt sett sjefen din). Denne personen kan gi deg innsikt fra erfaring, og sjefen din trenger å vite om han eller hun har salmet deg med en marerittpraktikant.
Når det gjelder å være en første gang intern veileder, kombinerer du noen med liten erfaring i ledelse sammen med noen med lite erfaring som blir administrert. Imidlertid er dette en flott opplevelse for dere begge å lære. Så bruk trinnene ovenfor for å gjøre det til en flott sommer og bygge et sterkt samarbeid med praktikanten din.
