Du har sikkert hørt rådene om at hver eneste e-post du sender skal inneholde en tydelig handlingsråd for mottakeren. Det er fornuftig - hvis det ikke er noe du trenger dem til å gjøre med den e-posten, bør du virkelig sende den?
Å være eksplisitt om hva du trenger kan imidlertid også føles litt motvillig. Vi ønsker ikke å virke som steamrollers, så vi sender meldinger som er så høflige vage, de ender opp med å være helt uklare. Mottakeren kommer helt til slutt og tenker: "Uhhh, OK … Hva nå?"
Skyldig etter tiltalen? Du er ikke alene - det er grunnen til at jeg har samlet disse enkle mal-til-handling-maler som du kan kopiere, lime inn og bruke i dine egne e-poster.
Noen oppfordringer til å gjøre og ikke gjøre
Før vi kommer til malene, la oss dekke noen få gode fremgangsmåter du bør huske på når du bruker handlinger i e-postene dine.
Denne første du sannsynligvis kunne se komme: Ikke vær for generell. Bli spesifikk om nøyaktig hva du trenger fra den andre personen.
Å sende en e-post med en 80-siders rapport vedlagt og en forespørsel om teppe som "Hei, kan du se på dette?" Vil bare overvelde mottakeren din - noe som betyr at du sannsynligvis ikke kommer til å få svar.
I stedet kan du spørre om noe som "Kan du ta en titt på side 18-24 og gi meg beskjed om du har endringer innen onsdag?" Gir klar og nyttig retning.
Deretter inkluderer en frist med oppfordringen til handling. Jeg forstår det - som får deg til å føle deg pushing. Men du vet sikkert hvor irriterende det er når noen sender deg noe å gjøre uten å indikere når de trenger det. Fjern enhver forvirring rett utenfor flaggermusen ved å gjøre tidslinjen din klar.
Til slutt, ikke glem å si "takk" rett etter oppfordringen til handling. Ja, du kan være grei og nådig på samme tid, og å gjøre det vil også bidra til å lette noen av dine egne nerver om å være så forhånd om hva du trenger.
Har det? Flott! La oss komme inn på handlingsfremmene du kan kopiere og lime inn i noen vanlige e-postscenarier.
Oppfordring til handling nr. 1 når du trenger svar på spørsmål
Mal: Kan du gi meg beskjed? Jeg trenger svar av for å gjøre det. Takk!
Eksempelet: Kan du gi meg beskjed om klienten har svart med tilbakemeldinger ennå? Jeg trenger et svar innen fredag for å avvikle denne avtalen. Takk!
Oppfordring til handling nr. 2 når du trenger tilbakemelding på noe
Mal: Vennligst send tilbakemeldingene dine via senest. Takk så mye!
Eksempelet: Vennligst send tilbakemeldingene dine på lysbildene 10-20 av denne presentasjonen ved å bruke Google Dokumentet jeg koblet til i denne e-posten senest 30. november. Takk så mye!
Oppfordring til handling nr. 3 når du trenger å bekrefte et møte
Mal: Kan vi møtes på for å diskutere? Gi meg beskjed om det fungerer for deg. Takk skal du ha!
Eksempelet: Kan vi møtes torsdag klokka 10 for å diskutere redesign på nettstedet? Gi meg beskjed innen morgen hvis det fungerer for deg. Takk skal du ha!
Oppfordring til handling nr. 4 når du sender langs en oppdatering eller ressurs
Mal: Gå gjennom før og ta gjerne kontakt med meg direkte med spørsmål. Takk så mye!
Eksempelet: Vennligst les den vedlagte rapporten som fremhever denne månedens trafikantall før teammøtet vårt, og ta gjerne kontakt med meg direkte med spørsmål. Takk så mye!
Oppfordring til handling nr. 5 når du bare trenger svar
Mal: Svar på denne e-posten med. Hvis jeg ikke hører fra deg innen det, vil jeg gjøre det. Takk!
Eksempelet: Vennligst svar på denne e-posten med din RSVP innen tirsdag. Hvis jeg ikke hører fra deg innen da, vil jeg anta at du ikke deltar på lunsjen. Takk!
Jeg vet hvor rart det kan se ut til å være så eksplisitt om hva du trenger i e-posten din. Men seriøst, ikke få panikk.
Husk at dette klarhetsnivået faktisk hjelper mottakeren. Du sparer trinnene og legger til arbeidet med å måtte spore opp hva du trenger dem å gjøre. Og selv om det føles for selvsikker, lover jeg at folk flest vil sette pris på (og kanskje til og med lære av!) Det faktum at du blir så direkte og gjennomsiktig.
