E-postetikette er vanskelig. Hvordan vet du om du irriterer deg? Fikk det siste utropstegnet deg til å gå fra å høres entusiastisk ut til å høres helt ut? Er meldingen overflødig? Åpnes den til og med hvis du sender den etter kl 17?
Men før du bruker tid på å diskutere om du vil inkludere et uttrykksikon eller undersøke de beste og verste tidspunktene på dagen for å sende en melding, vet du at det er noe annet som kan være fullstendig undergravende e-posten din: Dine ord. (Dun, dun, dun.)
Her er fem ord som får deg til å høres mindre selvsikker ut og mer usikker på deg selv enn du selv skjønner. Så gjør deg selv en tjeneste og slipp dem.
1. Bare
Amanda Hesser og Merrill Stubbs, medstiftere av Food52, kommenterte en gang at det å legge til “bare” til e-postene dine gjør at du virker mindre selvsikker. Etter å ha sett på tidligere e-postmeldinger jeg har sendt, må jeg virkelig si meg enig.
Å si ting som “Bare innsjekking” eller “Bare ville stille et spørsmål” minimerer forespørselen din. Du sjekker ikke bare ; du er en viktig person som fortjener å vite hva som skjer! Slipp det ekstra ordet, og sjekk inn som en sjef.
2. Forhåpentligvis
"Forhåpentligvis" er et annet ord som jeg ikke var klar over, kunne i stor grad hindre en e-post effektivitet før noen eksplisitt påpekte det for meg. "Du skulle ikke være nødt til å være håpefull for noe , " sa en mentor en gang til meg. "Folk trenger bare å få ting gjort."
Tenk på det på denne måten: Hvis du forteller noen at du forhåpentligvis får gjort noe innen fristen, eller at forhåpentligvis ting ordner seg, viser du ubevisst at du ikke har kontroll over en situasjon. Eller verre at du er upålitelig.
3. Egentlig
"Egentlig" blir sakte den nye "bokstavelig talt" eller "i utgangspunktet" i e-postmeldinger, med folk som kaster den inn der det ikke stylistisk gir mening. Jeg var ikke klar over hvor problematisk dette var før jeg fikk en e-post fra en publicist som brukte ordet tre ganger i en fem-setning e-post (hvorav den ene var den hatede frasen “men faktisk”), og alle tre gangene var helt unødvendige ! Unødvendig å si, jeg aner faktisk ikke hva hun prøvde å promotere fordi jeg ble så distrahert.
4. Kind Of
Denne er ganske grei: Å bruke “slags” (eller “slags”) i en e-postmelding er så vag eller tvetydig, som om du ikke helt begår eller ikke aner hva som skjer. Og hvis det virkelig er tilfelle? Avklar situasjonen før du selv starter e-posten.
5. Beklager
Da jeg spurte flere profesjonelle kontakter og kolleger hvilket ord de synes er det mest unødvendige i e-postmeldinger, pekte nesten alle på "beklager, " og forklarte at 99% av tiden, ingen unnskyldning er nødvendig. (Tenk, "Beklager, jeg kan ikke gjøre mandag - fungerer tirsdag?") Og ærlig talt, hvis du virkelig gjorde noe galt, bør du ta opp telefonen og si unnskyld som om du mener det.
Du kan ikke være i stand til å spikre hver e-postetikette (det er så mange antatte "regler"!), Men ved å bli kvitt noen få unødvendige ord, vil du øyeblikkelig få meldingene dine til å høres mer polerte, greie og selvsikre. Det er alt du virkelig kan be om, ikke sant?
