Jeg er besatt av å være så produktiv som menneskelig mulig, enten det er å sette bedre tidsfrister eller finne den mest effektive måten å planlegge dagene mine på.
Men innboksen min var fremdeles en enorm tidssug. Og kickeren er: Jeg sendte mye av de samme e-postene om og om igjen.
Det var da jeg begynte å bruke hermetiske svar. Hvis du ikke er kjent med dem, kan du lagre et svar du lager, og i stedet for å stadig skrive det på nytt, kan du klikke og sette det inn i e-posten din, og spare deg for tid og krefter.
Ikke solgt ennå? Jeg har skrevet fem vanlige, tidsbesparende maler for å komme i gang som vil overbevise deg om at dette er fornuftig. (Men først må du få oppsett. Hvis du er en Gmail-bruker, finner du instruksjoner her. Og hvis du er Outlook-bruker, kalles de “raske deler”, og du kan se dem her.)
1. For å sette av svar
Noen ganger kan du avvise et raskt svar. Men andre ganger vil svaret ditt kreve ekstra tanke eller leggarbeid. Siden du ikke vil ignorere personen i mellomtiden, kan du sende dette for å gi beskjed om at du vil svare når du kan. Det ser slik ut:
2. Å misbruke en situasjon
Du vet at noe av det aller verste du kan gjøre når spenningene går høyt, er å fortelle noen hvordan du føler deg via e-post. I stedet for å risikere det når følelser er sterke, bruk en forhåndsopprettet mal for å være sikker på at du bruker en passende arbeidsplass. Det ser slik ut:
3. Å dele instruksjoner
Forteller du stadig folk hvordan du navigerer på nettstedet ditt eller bruker databasen? I stedet for å skrive inn instruksjonene på nytt gang på gang, skriver du den en gang, så slipper du å bekymre deg for manglende trinn når du blir stresset eller er opptatt (eller gjentar arbeid hele uken). Det ser slik ut:
4. Å peke lavprioritetsarbeid
Har du for mye på tallerkenen din? Hold e-posten din kort og ærlig, mens du tilbyr alternativer. Prøv dette:
5. Slik sender du et vedlegg
"Vennligst finn vedlagt …" må være et av de vanligste e-post svarene, noe som gjør det til en perfekt kandidat for en hermetisk svarmal. (Bare sørg for å legge ved filen faktisk før du klikker på "Send!"). Prøv dette:
Lagring av e-postsvar vil hjelpe deg med å administrere innboksen din - og tiden din. På denne måten kan du skrive dem når du føler deg flink og tenker klart, og ha dem hendige for den stressende, tidknuste dagen.
Til slutt, ikke glem at det bare fordi de er frelst, ikke betyr at de er satt i stein. Bytt dem gjerne hvis du trenger det, slik at de virkelig vil jobbe for at du går videre.
