45 Produktivitetstips for ekstremt travle mennesker - musen

Du løper fra møte til møte. Innboksen din er fylt til sperrene (og du er på vei opp til her med den). Du bruker timer og timer på å jobbe hver dag, og føler deg fremdeles ikke som om du har gjort deg en dyre i oppgavelisten.

Vi forstår. Vi har vært der. Og vi vet at det rett og slett aldri vil være nok timer på dagen. Så, vi har samlet en liste over de ultimate produktivitetstipsene som hjelper deg med å utnytte tiden mest mulig.

Fra å planlegge angrepet ditt på dagen til å holde e-post fra å komme deg ned til å takle de distraksjoner som alltid ser ut til å dukke opp, vil vi hjelpe deg med å få alt gjort så effektivt som mulig, slik at du endelig har tid til andre ting (som, du vet, sove).

Planlegg dine gjøremål

1. Ikke overvurder antall ting du kan gjøre på en dag. I stedet for å lage en massiv liste over gjøremål (og føle deg frustrert når du ikke er ferdig med det), kan du prøve vår 1-3-5 oppgaveliste: Planlegg å få en stor oppgave, tre mellomstore oppgaver og fem små oppgaver gjort hver dag.
2. “Hvis jeg allerede er ferdig med noe, skriver jeg det ned og sjekker det av listen. Det føles alltid bra å se at noe blir gjort. ” Michael Peggs, @ michaelpeggs
3. Forsøk å knytte følelser til oppgavene dine: Å minne deg selv på at å fullføre en stor klientbane vil få deg til å føle deg "triumferende" eller å pakke inn selvangivelsen din vil gi deg "massiv lettelse" kanskje bare det løftet du trenger for å styrke det.
4. Legg aldri et stort prosjekt som bare et å gjøre på listen. I stedet kan du dele den opp i de mindre oppgavene for å hjelpe deg å være i rute med å nå ditt endelige mål.
5. "Takket være Evernote, har organisasjonssystemet mitt forvandlet seg fra en klønete sammenblanding av notisboksider, klistremerker og tekstredigeringsfiler til et tett vevd, integrert Evernote-system som synkroniseres på min bærbare datamaskin, mobiltelefon og nettbrett. Fra klientnotater, bloggutkast til taleskripter, det er alt der. ” Michael Terrell, @ michaelterrell
6. Når du tenker på alle tingene du trenger å gjøre - både i jobb og i livet - bør du vurdere hvilke oppgaver du kan fjerne fra tallerkenen din ved å outsourcere dem.
7. Få det du liker minst gjort først. Dette vil oppmuntre deg til å få det gjort raskere, slik at du kan komme til oppgavene du liker mer, og gjøre resten av dagen litt bedre.
8. Fullfør en betydelig oppgave før lunsj. Ved å få en stor ting tidlig ut av veien, kan du ta en gjenopplivende lunsjpause og starte på ettermiddagen frisk, uten å føle deg panikk over det enorme oppgaven på listen.
9. “Hver søndag lager jeg en liste over hva jeg trenger å gjøre den uken. Jeg blokkerer en dag for å få tingene gjort. Jeg sparer de siste 30 minuttene av hver arbeidsdag for å lage en plan for neste dag med tre prioriterte oppgaver. Jeg bruker også de siste 30 minuttene til å lukke oppgaver og sjekke e-post. Dette gjør tidlige morgener så mye enklere! ” Anna Runyan, @classycareer
10. Det er mange oppgavehåndteringssystemer der ute, så til syvende og sist handler det om å finne det som fungerer for deg og holde deg til det. Å prøve å prøve ut nye systemer vil være bortkastet din tid på lang sikt, så bruk en måned på å eksperimentere og deretter begå. Hint: Det ultimate systemet ditt kan være en kombinasjon av flere!

Håndtere e-post

1. Sjekk bare e-post til bestemte tidspunkter på dagtid, og prøv å begrense den til bare 4-5 ganger om dagen. Hvis du ikke har så mye selvkontroll, kan du bruke et verktøy som Innbokspause for å forhindre at e-postmeldinger vises i innboksen til du er klar for dem.
2. Hvis e-postmeldinger virkelig kommer deg ned, kan du prøve Time Management Ninja sitt system for bare å sjekke det to ganger om dagen.
3. Trenger du å svare på e-post med en hast? Legg til den perfekte funksjonen "Sendt fra min iPhone" -signatur nederst på siden - selv om du e-post fra datamaskinen. Selv om du ikke bør gjøre dette hele tiden, er det en rask måte å slå ut noen svar med én setning uten at folk tror du er frekk.
4. Gå til e-postene dine i forhold til hvor lang tid det vil ta deg å svare på dem. Hvis det vil ta mindre enn tre minutter å svare, er det bare å gjøre det nå. Hvis det vil ta mer enn det, sett det til side. Og når du har en stor del av tiden, må du takle disse først.
5. Jo raskere du svarer, jo kortere får du lov til å være - og desto mindre tid har du å kaste bort med forklaringer om "Beklager forsinket svar". Så hvis du ikke kan svare på en e-post innen 48 timer, svarer du i det minste med en rask "Jeg kommer til dette snart!"
6. Gjør en massiv innboks en gang i kvartalet og arkiver alle meldingene som er eldre enn to til tre måneder. (Seriøst, det ville være pinlig å svare på dem på dette tidspunktet.) Ettersom e-postmeldinger du abonnerer på, ruller inn i innboksen din, kan du ta en beslutning om du faktisk leser dem, eller om du skal melde deg av abonnementet.
7. “Unngå å sjekke e-post først om morgenen. Det er for lett å bli sidesporet ved å svare på meldinger. Jeg finner ut at når jeg venter til etter at jeg har fullført noen av de prioriterte elementene på oppgavelisten min, kan jeg gi mer oppmerksomhet til e-postene, og jeg føler også at jeg har fullført arbeidet mitt også. ” Hannah Morgan, @careersherpa
8. Bruk hermetiske svar for å unngå å skrive de samme tingene om og om igjen. For alle e-postmeldinger du sender regelmessig - eller til og med bare deler av en e-post, for eksempel oppsamlingsparagrafen - oppretter du et hermetisk svar som du kan komme inn når du trenger det. Har du aldri hørt om hermetiske svar? Lær mer her
9. Sett opp automatiske filtre for å straks trekke e-postmeldinger ut av innboksen din og inn i riktig mappe. (Dette er et flott alternativ for ting som nyhetsbrev du vil komme tilbake til på egen tid.)
10. Bruk Boomerang til å trekke e-postmeldinger ut av innboksen din til du er klar til å takle dem. Dette er nyttig av to grunner: For det første får den beskjeden ut av syne og ut av tankene, og gir deg plass til å tenke på andre ting. For det andre minner den automatisk om e-posten senere, og gir deg en mindre oppgave å bekymre deg for å spore på egen hånd.
11. Vil du få mindre e-post i innboksen? Prøv å lage en auto-responder med svar på ofte stilte spørsmål du får. Når det er mulig, må du alltid svare på e-postmeldinger i stedet for spørsmål for å unngå for mye frem og tilbake.

Administrere møter

1. Ikke planlegg mer tid enn du trenger. De fleste møter er planlagt i en hel time, når de skal være 20 minutter, 30 minutter eller 45 minutter maks .

2. Ikke planlegg "oppdateringsmøter" - å gi en oppdatering kan nesten alltid skje via e-post. Hvis formålet med møtet ikke er å ta en beslutning eller fullføre en handling sammen, avbryt den (eller pent foreslå sjefen din at det kanskje ikke er nødvendig).

3. Grupp møtene dine rygg-til-rygg for å unngå å måtte bytte fra møtemodus til arbeidsmodus for ofte eller takle vanskelig tid mellom møter der du føler at du ikke kan få gjort noe. Bedre ennå, planlegg en møtefri dag slik at du har minst en dag når du virkelig kan dykke ned i fokusert arbeid.

4. Hvis du møter med noen utenfor kontoret, bør du tenke på om du virkelig trenger å møte personlig. Kan målet ditt bli oppnådd med en telefonsamtale eller videokonferanse i stedet?

5. Vær utrolig proaktiv når det gjelder å holde møter på sporet. Send alle en agenda for hvert møte, og hvis samtalen går fra temaet, ikke vær redd for å tøffe den. En enkel, "La oss planlegge tid for å diskutere det senere hvis det er nyttig, siden vi bare har 10 minutter igjen, ”Fungerer perfekt.

6. Har du et en-til-en telefonmøte? Hemmelighet har som mål å holde det under 19 minutter. Dette vil hjelpe deg med å holde vennlig chit-chat til et minimum og komme direkte til poenget. Og hvis samtalen pågår og fortsetter, gi en fin unnskyldning for hvorfor du må legge på (som en hard stop eller en døende telefon).

Mastering Time Management

1. Bygg timeplanen din basert på de beste tidene for å få ting gjort. Vet du at du er på vei om morgenen? Sett av denne tiden til fokusert arbeid, og prøv å holde den fri for møter eller distraksjoner. Har du alltid truffet en stillhet rundt klokka 15.00? Planlegg en time her hver dag for tankeløse oppgaver.
2. “Ikke undervurder kraften til små biter av tid for å få ting til. I stedet for å kaste bort de 15 minuttene mellom møtene, kan du lage en liste over små oppgaver du kan slå ut på 15, 10 eller til og med fem minutter: Svar på e-post, kontakt en kontakt, få bransjelesing gjort. ” Fast Company
3. Er du ikke sikker på hvor all din verdifulle tid skal? Bruk en tracker som Rescue Time eller Toggl for å holde oversikt over hva du gjør i løpet av dagen. I løpet av en uke eller to vil du begynne å få en følelse av hva de tidssugende skyldige er - og kunne planlegge angrepet ditt for hvordan du blir kvitt dem.
4. Du skal ikke jobbe hele helgen, men prøv å finne et par timer for å rense ut innboksen, slå ut mindre, tankeløse oppgaver og få et forsprang på alle forestående prosjekter. Å gjøre dette mens du ser på en film på søndagskvelder kan være en fin måte å få det til uten at det føles som om du gjør for mye arbeid.
5. Bruk tidsfrister og frister til din fordel. Selv om du teknisk sett ikke har en tidsfrist på en oppgave, må du angi en selv. Å vite at du bare har to timer på deg til å gjøre noe, vil bidra til at du ikke kaster bort en time på det på internett.
6. Det høres ut som intuitivt, men sørg for å planlegge mange pauser i løpet av dagen. Vi er mest produktive når vi har biter av fokusert arbeid etterfulgt av korte pauser. Prøv å bruke en online timer for å minne deg selv om å reise deg fra skrivebordet, ta en matbit eller litt vann, eller chatte med en kollega i noen minutter før du kommer tilbake til kvernsteinen.
7. Budsjetter begrenset tid for dine favoritt distraksjoner. Når du vet at du kommer til å bruke 10 minutter på Instagram etter at du har jobbet et par timer, kan du unngå å kaste bort tid på det nå. I tillegg kan det å bruke det som en belønning for å komme igjennom hardt arbeid hjelpe deg med å holde deg motivert.
8. “Hvis du har problemer med å komme i gang med et prosjekt, kan du begynne med å kjøre en dash. Med andre ord, angi en viss tid eller en viss mengde arbeid med prosjektet du må gjøre før du går videre til noe annet. ” 43 mapper
9. “Ha alltid backupoppgaver. Det er tider hvor livet prøver å avspore produktiviteten din: En person du trenger å snakke med er utilgjengelig, internett er nede, eller du kan ikke fokusere på oppgaven. Ha alltid andre alternativer slik at du kan gjøre noe selv når du ikke kan fullføre den primære oppgaven. ” Time Management Ninja

   Håndtere distraksjoner

10. “Jeg slår av datamaskinen og lar telefonen stå på rare steder som forhindrer meg i å finne den umiddelbart. Det sikrer at jeg er koblet fra og til stede helt. Og sannheten er at jeg vet at hjernen min trenger en pause, ellers vil virksomheten min lide. ” Christie Mims, @revolutionsclub
11. Trenger du en rask løsning for å forhindre at dine kolleger distraherer deg? Popp inn hodetelefonene dine. Det er ikke idiotsikkert, men det er mye mindre sannsynlig at folk henvender seg til deg med et ikke-presserende spørsmål eller sladder hvis du ser plugget ut og på oppgaven.
12. Når du snubler over interessante artikler, ikke la det å lese dem nå komme i veien for produktiviteten din. I stedet kan du bruke en tjeneste som Pocket eller Instapaper for å lagre dem til å lese senere når du har mer tid (som kanskje på pendlingen).
13. Angi internettfrie tider hver uke. Mens mye av arbeidet vårt stoler på internett, er det fremdeles ting vi trenger å gjøre uten det - og dette er ofte de fokuserte oppgavene vi unngår mest. Slå av Wi-Fi-enheten i et par timer hver uke for å dykke ned i oppgavene.
14. Bli aggressiv om hvordan du bruker sosiale medier på jobb. Helst bør du ikke bruke det i det hele tatt. Hvis du må, begrens det til den angitte "distraksjonstiden" og deaktiver automatisk innlogging slik at du har en barriere hver gang du hopper over til Facebook. Trenger du å være aggressiv? Prøv en app som SelfControl for å blokkere tilgangen din i løpet av arbeidsdagen.
15. Slutt å prøve å multitaske! Vi er virkelig ikke bygd for det, og selv om det kan føles som om du får gjort mer, vil alt til slutt ta deg lengre tid. Hvis dette er vanskelig for deg, kan du bruke en uke eller to på aggressivt mono-oppgave.
16. “Rett som multitasking, overbelaster sansene dine og gjør det vanskeligere for deg å få gjort ting. Så hvis du finner ut at du har problemer med å fokusere, kan du se deg rundt på skrivebordet (og skrivebordet på datamaskinen) for å se om noen av dem trenger litt rydding. ” Ooomf
17. Steng deg fri fra kollegene når du trenger fokusert tid. Hvis du bruker et internt chatsystem, kan du bruke meldingen “Ikke forstyrr”, og fortelle folk at du jobber med noe, og når du vil være tilgjengelig igjen. Og hvis du har et faktisk kontor med en dør? Lukk den, med en fin lapp foran som forklarer den samme tingen.
18. For ultimativt fokus, må du sørge for at ingen av enhetene dine er innstilt på å pinge deg når nye meldinger kommer inn. Selv noe så lite som en surr fra telefonen din kan være nok til å ødelegge en produktiv flyt.