E-post. Kan ikke leve med det. Kan ikke få jobben din gjort uten den. Har jeg rett?
I fjor sendte vi over 2, 5 milliarder e-postmeldinger. Og her er den dårlige nyheten. Til tross for en god mengde avsky, forventes det at antallet bare vil vokse. Volumet er et problem, og det er tiden du bruker på det. Rapporter sier faktisk at du sjekker det omtrent 36 ganger i timen. 36 ganger. Om en time.
Når du begynner å dyppe med det som er i innboksen, tar det omtrent 16 minutter å fokusere oppmerksomheten på det andre arbeidet ditt. Åh, og hvis du trenger et dokument som ligger begravet i e-posten din et sted, tar det omtrent to minutter å finne den. Gjør matematikken: Dette gir raskt en pest på produktiviteten din.
Du trenger det for å gjøre jobben din. Du kan ikke bare grøft det som en dårlig vane. Det er faktisk ingen tvil om at du stoler veldig på for å få informasjon, godkjenning eller svar fra kolleger, slik at du kan få jobb på nytt.
Men hvis du ikke er klar over hva du vil fra andre når du sender e-post, eller hvis du ikke stiller gode spørsmål, husker du det 36 ganger i timen? Ja, se på at estimatet øker betydelig. Jeg tviler på at det høres tiltalende ut. Her er fire tips du kan bruke for å minimere og fremskynde utvekslingene og kommunisere bedre enn noen gang.
1. Avklar spørsmålet ditt
Har du noen gang kastet en ide ut til en kollega og endt med "Tanker?" Hvis målet ditt er å få innspill fra noen på en presserende frist, prosjektretning eller en anbefaling om alternativer, må du gi ham noe mer spesifikk å jobbe med. Tross alt, han vil ikke bruke mer tid på å prøve å avkode meldingen enn du vil bruke på å lese svaret hans.
Hvis du nettopp har sendt en plan som trenger handling, for eksempel i stedet for å avslutte med det åpne og vage, "tanker?", Stille et spesifikt spørsmål, som, "Hva vil det til for å realisere denne planen innen neste uke ? Gi meg beskjed om det er noe jeg kan gjøre for å få det til å fortsette ASAP.
2. Klipp ut til jakten
Sarah, Type A-prosjektmedlemmet du jobber med ofte, vil ha alt uker foran. Hun er inne på det igjen. Du får en e-post for en leverbar med en latterlig kort frist. Du er frustrert og fristet til å svare med: "Kan du gi meg mer tid på det prosjektet?" Med håp om å reforhandle fristen. Hvis du gjør det, vil det ta et halvt dusin flere svar for å løse tidslinjen alene.
I stedet, fortell kollegaen hva du har kapasitet til å gjøre, og la det være der. “Hei Sarah, jeg har tre andre prioriterte prosjekter i køen nå. Dette får jeg gjort innen slutten av dagen neste torsdag. Hvis jeg er i stand til å gjøre det før, vil jeg gi deg beskjed. Takk for tålmodigheten. ”Boom. Ferdig.
3. Slutt å spørre spørsmål
Noen meldinger genererer unødvendig e-post fordi du uforvarende inviterer svar. For å unngå dette, slutter du å stenge med, "Gir dette mening for deg?" Snar heller "Gi meg beskjed hvis du har spørsmål." Hvis mottakeren har et spørsmål, vil han gi deg beskjed; Ellers vil han vite at ingen svar er nødvendig.
Du kan også lukke med noe som "La meg få vite om vi ikke er på linje med dette, " eller "Gi meg beskjed hvis du vil snakke om dette videre." Dette konsise språket gjør det klart at samtalen er avsluttet med mindre det er en problemet på mottakerens slutt.
4. Ikke forsøm tittelen
Emnelinjen i meldingen er effektivitetsgull. Bruk den eiendomsmegling for å gi leseren en oversikt over hvor mye oppmerksomhet de trenger å bruke og når. Leder de overskytende e-postene ved passet.
Bruk tittelen din til å indikere haster, leveransen og tidslinjen. For eksempel kan en tittel lese noe som: “Handling som trengs innen middag fredag | Acme-prosjekt grunnet neste uke. ”
Nå vet leseren at dette kommer til å kreve litt oppmerksomhet. Hun er klar over at det er en frist for å svare og jobbe som hun trenger å fokusere på for ferdigstillelse neste uke. Den ene, konkrete uttalelsen forhindrer massevis av frem og tilbake.
Med tanke på hvor mye e-post tid og oppmerksomhet krever, både som avsender og mottaker, kan du se hvordan noen få enkle teknikker vil hjelpe deg å sende meldinger som gir færre svar til gjengjeld og forbedre den generelle kommunikasjonen mellom deg og dine kolleger eller klienter. . Ville det ikke være kult? Når du gjør kommunikasjonen supereffektiv, vil du ikke bare føle deg mer kontroll over innboksen, kollegene dine vil sette pris på hvor effektiv du hjelper dem også.
Men husk at noen ganger er det beste alternativet ganske enkelt å ta samtalen offline. Hvis du som tommelfingerregel ikke kan løse problemet i tre e-postutvekslinger, eller feilaktig kommunikasjon oppstår på grunn av en vanvittig lang tråd, kan du foreslå en direktesamtale slik at du raskt kan løse saken.
