Uansett hvor mye tid vi bruker på å prøve å optimalisere innboksen - fra batchkontroll av meldinger til å legge til bjeller og fløyter - e-post tar over livene våre. Når jeg ser på statistikken min fra forrige måned, mottok og behandlet jeg over 10.000 e-postmeldinger (eek!), Så det å finne den rette måten å håndtere all denne online korrespondansen har vært avgjørende for min daglige tilregnelighet.
Det viser seg at den "riktige måten" å administrere e-post på, avhenger mye av din egen personlige stil. Jeg har avrundet noen av de mest populære og vellykkede strategiene, slik at du kan bestemme hvilken som er best for deg:
1. LIFO: Last In First Out
Denne teknikken bygger på å la de gamle tingene takle seg selv. Det er den vanligste måten folk håndterer innboksen sin ved å lese via e-post ovenfra og ned (også, med den nyeste e-posten du mottar).
Dette er svært praktisk og intuitivt, men det er to primære risikoer ved denne strategien. Den første risikoen er at du sannsynligvis vil ende opp med inkonsekvent respons. På dager du har mye tid å bruke på e-post, svarer du lynraskt til kontakter. På dager du har det travelt og i møter, vil du få meldinger som hoper seg opp og bli begravet under nyere e-poster.
Den andre risikoen er at du kan gå glipp av gode muligheter fordi du ikke fulgte opp i tide. Hvis du velger å bruke denne strategien, men ønsker å dempe disse risikoene, vil jeg anbefale å blokkere en time eller to en gang i uken der du bytter til den omvendte kronologiske tilnærmingen (praktisk beskrevet nedenfor). På denne måten vil du fjerne noe gammelt som kan være viktig.
2. Omvendt kronologisk
Det motsatte av LIFO, å ta en omvendt kronologisk tilnærming betyr å håndtere de eldste e-postene først. Hvis du bruker Gmail, kan du bytte sortering av innboksen ved å bare klikke på e-posttelleren øverst til høyre.
Med denne strategien vil du ofte bli konfrontert med hardere e-poster du har sendt fra deg, noe som er bra for alle kroniske utsettere. Imidlertid er det en ulempe med denne strategien. Hvis du jobber et sted der du stadig mottar presserende e-postmeldinger som virkelig må besvares med en gang, kan det være risikabelt å ta en omvendt kronologisk tilnærming. Når det er sagt, kan du definitivt kombinere denne strategien med LIFO i løpet av selve arbeidsdagen hvis det er tilfelle.
3. Yesterbox
Yesterbox-teknikken er kjent av Zappos-administrerende direktør Tony Hsieh, og fokuserer på å håndtere i dag all e-postmeldingen du mottok i går. Hsieh forklarer:
“Din" å gjøre "-liste hver dag er ganske enkelt gårsdagens e-postboks (derav 'Yesterbox'). Det flotte med dette er når du står opp om morgenen, du vet nøyaktig hvor mange e-poster du må komme deg gjennom, det er en følelse av fremgang når du behandler hver e-post fra i går og fjerner den fra innboksen, og det er faktisk et poeng når du har null e-poster igjen å behandle fra i går. Det er faktisk en følelse av fullføring når du er ferdig, noe som er utrolig. ”
Dette er en flott strategi for alle som føler at de stadig drukner i e-post. Selv om jeg anbefaler å lese hele beskrivelsen hans, er den beste delen definitivt mengden kontroll du vil gjenvinne over innboksen. I motsetning til andre metoder, forblir målet ditt det samme som dagen går, og du vil over tid oppdage at du får et bedre grep om hvor lang tid e-posten tar deg å komme gjennom. Mottok du 25 e-poster i går? OK, det kan ta deg litt over en time. Har du en stor dag med 70 e-postmeldinger? Du kan planlegge fremover og sperre ekstra tid for å administrere volumet.
4. Innboks null
Inbox Zero, et begrep myntet av Merlin Mann, er en e-poststrategi der målet er å alltid holde innboksen 100% tom. Det er noen store fordeler med dette: Alt blir alltid håndtert, og du kaster ikke bort tid på å lese en e-post for tredje gang før du faktisk tar grep. Denne strategien er bra for Type-A listeprodusenter (som meg!) Som liker å ha full kontroll på innboksen. Men av min erfaring er det lett å la innboksen din diktere livet ditt hvis du tar dette for langt. Pro tip: Par Inbox Zero med Boomerang for Gmail, en app som lar deg arkivere meldinger ut av innboksen din til datoen og klokkeslettet du velger, slik at du kan bestemme mellom å svare og utsette for senere, etter behov.
Hvis du prøver det for første gang, anbefaler jeg at du sjekker ut Lily Herman sin ukelange utfordring for å bo på Inbox Zero før du begynner.
Etter å ha prøvd hver metode, kan jeg med sikkerhet si at å velge en strategi handler om å matche dine personlige preferanser med alle vaner du ønsker å oppmuntre (eller motvirke). Du kan synes at blanding og matching fungerer best for deg. Jeg gikk en lang stund på Inbox Zero og har bestemt meg for at stresset med å få de siste gjort ikke var verdt det. Men jeg holder innboksen min under 20 e-poster når jeg legger meg hver natt - bare kort nok til at jeg kan se dem alle på skjermen for en rask sjekk på at ingenting falt gjennom sprekkene. Så lenge du ikke er en slave for innboksen din, og alle som trenger å høre fra deg, får svar på riktig måte, hvem skal dømme?
