Det er mange måter en e-post kan tolkes eller misforstås på. For å kompensere for den toneangivelsen som er umiskjennelig over telefonen eller kroppsspråket som snakker volum personlig, må du nøye, noen ganger taktfast velge formuleringen du bruker.
For å være ærlig, elsker jeg ikke hvor ofte jeg kaster inn et utropstegn for å indikere at ting er bra, bra, aldri bedre, eller for å vise min takknemlighet for at en forespørsel blir oppfylt - men noen ganger er det ingen annen måte å vise at jeg ' m spillet. Noen ganger kan imidlertid ikke en begeistret tegnsetting redde situasjonen hvis betydningen av dine ord til og med inneholder en underliggende fiendtlighet.
Før du tar en forhastet e-post og risikerer å krenke eller irritere mottakeren, kan du sjekke ut disse vanlige, men upopulære linjene og velge et alternativ i stedet.
1. "Sorry to Be a Burden / Bother"
Dette er en så passiv-aggressiv linje. I nesten 100% av tilfellene når denne linjen brukes, er personen ikke unnskyldende i det hele tatt, og de tror ikke at de er en byrde eller en plage. Snarere, ni ganger av 10, bruker de denne frasen fordi de ønsker å få oppmerksomheten (og kanskje sympati eller synd) til leseren. De antar at å ta denne tilnærmingen vil fremkalle en medfølende respons fra mottakeren.
I stedet si: "Takk for at du er tålmodig med meg"
Dette indikerer ansvar for uansett hva det er som foregår, og det er mye mer sannsynlig at man blir møtt med en sjenerøs respons og kanskje til og med forsikring om at det ikke er et problem. Og hvis du virkelig trenger et svar ASAP, er dette den beste måten å få en oppfølging raskt.
2. “Uansett hva du tenker”
OK, la oss anta at dette har blitt ytret etter en forespørsel om innspill. Hvis forespørselen var oppriktig, men du er irritert over at det er noe som helst frem og tilbake (ideen din var helt fin den første måten du presenterte den, tusen takk), så la meg være den første til å fortelle deg at disse tre tilsynelatende ufarlige ord formidler irritasjon og frustrasjon i spar.
Si i stedet: “Jeg er åpen for ideene dine og er glad for å gjøre litt mer brainstorming”
Dette viser at du har en aktiv interesse i å finne en løsning som er behagelig og passende. Det er egentlig aldri en tid at "hva du enn synes" blir lest som en fleksibel og aksepterende uttalelse. Det tyder ikke på at du er villig til å være en lagspiller; det høres ut som om du er dempet at ideen din ikke ble akseptert uten spørsmål. Ikke vær den selvrettferdige personen.
3. “Gi råd”
Det er formelt og litt krevende når du tenker på det. Videre åpner det ikke for diskusjonen; Det er påtrengende, noe som indikerer at du ikke har tid til dette og bare trenger klare instruksjoner om de neste trinnene raskt . Men dessverre er ikke alt på en krone. Noen ganger er frem og tilbake og rom for diskusjon nødvendig for et behagelig sluttresultat.
I stedet si: "La meg få vite om du har noen tanker om hvordan du kan fortsette med dette"
Ved å omdisponere responsen som dette oppmuntrer engasjement og en åpen dialog. Du sier egentlig at du er åpen for den andre personens meninger om saken, men er også OK med å finne ut en løsning selv om det er å foretrekke.
4. “Jeg håper det er mer å gå på”
Personen som sier dette er helt fornøyd med hva “det” er - og var. Men, dessverre, han har blitt møtt med en mindre tilbaketrukket tilbakemelding og har justert seg slik at den som vurderer den blir lykkelig. Realiteten er imidlertid at han ikke bryr seg, siden han sannsynligvis ikke så behov for å gjøre noen modifikasjoner i utgangspunktet.
Si i stedet: “Jeg er interessert i tilbakemeldingene dine om denne oppdateringen”
Å være åpen for å høre tilbakemeldinger, selv om du mistenker at den kanskje ikke er 100% positiv, er en avgjørende del av forbedring og avansement. Vi kan alle stå for å gjøre justeringer fra tid til annen basert på konstruktiv kritikk. Selv om du ikke er superinteresert per se, ta på deg det beste spillansiktet og omfav tilbakemeldingene.
Ingen av oss er perfekte eller vet alltid nøyaktig hva vi skal si, men noen ganger er det en enkel sak å tenke på før du snakker og spør deg selv om det du skal si kan muligens tolkes på feil måte. Å øyeblikkelig fornærme noen for å komme gjennom din egen gjøremålsliste vil ikke gjøre deg noe på lang sikt.
