De siste månedene har jeg prøvd å sette opp organisasjonens plan for 2015. Det viktigste jeg måtte gjøre var å sørge for at jeg visste når alle hendelsene våre skjedde. Men før jeg kunne føre dem inn i kalenderen, måtte jeg først få en følelse av hvilke hendelser jeg virkelig trengte å planlegge.
For ideelle organisasjoner er hendelsene du er de viktigste måtene samfunnet ditt skal samhandle med organisasjonen din. Og så er det viktig at de representerer deg godt. En raskt kastet sammen hendelse vil se det ut - og få det til å virke som om organisasjonen din er inhabil. For å sikre at du er vert for de beste arrangementene som mulig, er det viktig at du prioriterer hendelsene dine og planlegger at de skal være så effektive som mulig.
I løpet av de siste ti-pluss årene jeg har jobbet for ideelle organisasjoner, har jeg utviklet fire avgjørende spørsmål for å stille meg selv før jeg bestemmer meg for å planlegge et arrangement.
1. Hva trenger vår organisasjon fra denne hendelsen?
I utgangspunktet vurderer du å arrangere dette arrangementet i utgangspunktet? Prøver du å skaffe penger? I så fall, hvor mye? Prøver du å møte nye støttespillere eller få nye forbindelser? Hvis det ikke er en innsamling, prøver du kanskje å tiltrekke deg nye kunder eller utdanne folkene som allerede er en del av organisasjonen din om et nytt initiativ.
Hvis denne hendelsen ikke gjør noe for deg, hvorfor gjør du det? Du må finne ut hvilken andel organisasjonen din har i resultatene av arrangementet, før du forplikter deg tid og ressurser til det. Dette vil også hjelpe deg med å prioritere arrangementet i sammenheng med alle andre aktiviteter.
2. Hva trenger gjestene dine fra denne hendelsen?
Selv om du først bør vurdere dine behov, handler arrangementet faktisk om gjestene dine. For at du skal nå dine mål (som du skisserte ved hjelp av spørsmålet ovenfor), må du lokke deltakere til å samhandle med deg på riktig måte.
Snakk med tidligere og potensielle gjester om hva de liker ved arrangementene dine og hva de ønsker i fremtiden. Liker de å føle seg som en "insider" eller bli offentlig anerkjent for sin generøsitet? Noen vil kanskje si at de liker høyt, livlige hendelser; andre foretrekker kanskje en mer myk natt. En bonusfordel med denne strategien er at personene du intervjuer absolutt vil ønske å se hvordan du tok rådene deres på neste arrangement.
3. Hvordan skal vi gjøre dette?
Nå som du har en følelse av hva gjestene dine vil trenge, må du tenke på hvordan du kan gi dem det de vil. For eksempel, hvis gjestene dine trenger en bedre forståelse av programmet ditt, bestemmer du deg kanskje for å få en klient til å snakke på arrangementet om hans eller hennes opplevelse med det aktuelle programmet, eller du viser en video og distribuerer lesestoff om modellen din. Eller, hvis du har et stort innsamlingsmål og et livsglad publikum, er kanskje en live-auksjon veien å gå.
Siden dette bare er en disposisjon, trenger du ikke å dykke for dypt i detaljene eller forplikte deg til noe ennå. Imidlertid, hvis du innser at du ikke har kapasitet til å gjøre et arrangement som tilfredsstiller behovene til din organisasjon og gjester, er det nå på tide å finne ut av det. Du trenger ikke nødvendigvis å skrape ideen, men dette spørsmålet vil hjelpe deg å finne ut om du trenger å nedbemanne eller rekruttere ekstra hjelp.
4. Hvordan er denne hendelsen forskjellig fra andre hendelser?
Det er ingenting verre enn å dra til den samme begivenheten to ganger på ett år - og ingenting kan være dyrere for verten. Hvis du planlegger en lunsj, middag og golfutflukt for samme gruppe givere samme år, kan du forvente trøtthet fra donorene og redusere avkastningen på investeringen. I stedet kan du vurdere å planlegge en stor utblåsningsevent for disse giverne, og deretter en mindre begivenhet for dine potensielle kunder eller beste frivillige.
I aksjon
Her er en eksempelstrategi for et arrangement jeg nylig har satt sammen ved å bruke disse fire spørsmålene:
Hva trenger vi?
- Hent inn 50 000 dollar
- Oppgrader fem givere
- Tiltrek 10 nye givere, tre til $ 5K eller høyere
- Innfør ny kapitalkampanje
Hva trenger gjestene?
- Å føle deg trygg på at pengene deres blir investert med omhu
- En sjanse til å se programmet fra første hånd
- Begrunnelse for å gi mer - utover billettprisen
Hvordan skal vi gjøre dette?
- Engasjere styret til å invitere nye givere
- Sett opp lunsjer før dagens arrangement med nåværende givere for å oppgradere
- Be en programdeltaker snakke
- Ansett ny designer for invitasjon og program
- Gi dem godt mat - vurder å spørre lokale kokker
- Sett opp tekst-til-gi-evne
- Ansett et band
- Øk pressedekningen
Hvordan er denne hendelsen annerledes?
- Vår eneste sittemiddag
- Eneste arrangement rettet mot de viktigste giverne våre (60-70-tallet, for det meste pensjonerte, for det meste tidligere eller nåværende frivillige)
- Eneste arrangement som alle styremedlemmer vanligvis deltar på
- Vanligvis planlagt til våren, samtidig som klienteksamen
Arrangementsplanlegging kan være en utmattende, tidkrevende oppgave - enda mer hvis hendelsene dine faktisk oppfyller dine mål. Still deg selv disse fire spørsmålene, så vil du kunne strategisere bedre for begivenhetene dine og finne ut hvilke som virkelig er nødvendige og verdt for organisasjonen din.
