31 tips for å få e-post suger mindre - musen

E-post: Vi elsker det, vi hater det, vi elsker å hate det. Men siden det ikke kommer noe sted snart, er vi her for å hjelpe deg med å gjøre det beste ut av det.

Fra tips for å drive gjennom den overfylte innboksen til strategier for å hjelpe deg med å få mindre av det i utgangspunktet til smarte måter å sikre at e-postene du sender gir store utslag, vi har alt du trenger for å gjøre innboksen din til en kommunikasjon kraftverk.

Hvis du vil: Hold innboksen klar

1. Den enkleste måten å slutte å få så mange e-poster til å begynne med, er å melde deg ut på de dusinvis av nyhetsbrev du sorterer-av-type-av-ment å lese - men egentlig aldri gjør. Unroll.me er den absolutt enkleste måten å identifisere de ammekuene i innboksen din - og melde deg ut.

2. Hvis du får masse uønsket e-post fra enkeltpersoner, kan du også prøve BoxBe. BoxBe bruker det den kaller en personlig "gjesteliste" for å sikre at du får e-post fra folk som betyr noe for deg, mens du ser meldinger fra noen andre til en egen "venteliste." Alle som ikke er på gjestelisten din vil motta en be om å bekrefte meldingen før den blir levert til innboksen din.

3. Prøv å bruke en automatisk responder på e-post - og ikke bare når du er ute av kontoret. Autosvaret ditt trenger ikke være langt eller detaljert, men en rask "Hei, jeg har mottatt e-posten din og vil komme tilbake til deg når jeg kan!" -Meldingen kan hindre de ivrige beverne fra å sende oppfølgende e-post før har du hatt en sjanse til å svare. Slik konfigurerer du det.

4. Motstå trangen til å svare på hver e-post riktig måte. Som Alexandra Franzen forklarer, “mange" presserende "e-poster har en tendens til å løse seg selv uten din hjelp. Ved å velge å ikke svare øyeblikkelig, trener du folk til å være mer selvhjulpne - mens du skaper fornuftige, realistiske forventninger om hvor raskt du vil kunne svare. "

5. Forhindre oppfølgende e-postmeldinger ved å avslutte meldingene dine med klare instruksjoner i stedet for spørsmål. I stedet for å si: “Skal vi koble oss opp igjen neste uke?” Prøve, “Jeg vil ringe deg tirsdag morgen for å koble til igjen.” Hvis det ikke fungerer, vil mottakeren gi beskjed - men ellers har du forhindret at unødvendig frem og tilbake.

Hvis du vil: Reduser tiden du bruker e-post

1. Vil du holde e-postene dine både korte og produktive? Forplikt deg til å gjøre hver melding fem setninger lang - eller mindre. Det er til og med et nettsted som er bygget for å hjelpe: five.sentenc.es! Som det forklares: “Behandle alle e-post-svar som SMS-meldinger, ved å bruke et angitt antall bokstaver per svar. Siden det er for vanskelig å telle bokstaver, teller vi setninger i stedet. ”Trenger du noen råd for å holde ting korte, men fortsatt høflige? Elliott Bell har noen gode tips.

2. Hvis du sender deg en e-post med de samme meldingene om og om igjen, kan du lagre maler i utkast-mappen (her er 27 til å begynne med) eller dra nytte av Gmail's “Canned Responses” -laboratorium, som lar deg lagre et antall svar og enkelt sette dem inn inn i e-postene dine. (Se hvordan du setter den opp, takket være Gadgetwise.)

3. Vil du sende mange e-postmeldinger fra telefonen din? Prøv autotekst, et verktøy som lar deg skrive en tilpasset forkortelse som deretter utvides til en fullstendig tekstutryddelse. For eksempel kan det å skrive “rl8” utvides til “Jeg løper sent”, noe som er nyttig når du løper til et møte. (Slik konfigurerer du det.)

4. Med mindre jobben din krever at du umiddelbart blir respons på e-postmeldinger, angir du bare noen få ganger hver dag at du sjekker innboksen. Denne tiden kan være annerledes hver dag, den må bare være forsettlig (for eksempel, i dag skal jeg sette av fra 09-10 til å gå gjennom innboksen min, så skal jeg se på den igjen fra 4-5).

5. Legg til to koder (eller filtre i Gmail) i innboksen: "raskt svar" og "krever fokusert tid." Når du vet at du har en solid blokkering av uavbrutt tid, kan du starte med å åpne den fokuserte tidsmappen og bestemme hvilke du har mest trenger å takle. Og neste gang du har et par minutter til overs mens du venter på bussen eller i kø for kaffe, åpner du “raskt svar” -mappen i stedet for å sjekke Instagram.

6. Konfigurer e-posten din slik at når du har behandlet en e-post og sendt den bort eller slettet den, blir du tatt rett til den neste i innboksen i stedet for tilbake til listen over e-poster. (For Gmail kan du gjøre dette via Auto-Advance-alternativet i Gmail Labs.) Dette reduserer all tid du bruker på å bestemme hvilken melding du skal ta hensyn til neste gang!

7. Trenger du å komme deg gjennom en haug med e-post på kort tid? Prøv e-postspillet, som gir deg fem minutter å komme gjennom så mange e-poster som mulig og belønner deg med poeng. Den fokuserer også på å takle 10-20 e-poster om gangen, slik at innbokskampen din føles mer bite-sized.

Hvis du vil: Organiser innboksen

1. Ikke oppbevar alle e-postene dine i innboksen - slett, arkiver eller arkiver dem når de har blitt behandlet. En studie fra 2011 fra Princeton's Neuroscience Institute slo fast at "når miljøet ditt er rot, begrenser kaoset din evne til å fokusere." Dette gjelder også det virtuelle miljøet; jo flere e-poster du kan se - også e-poster som ikke betyr noe lenger - jo mer tid vil hjernen din bruke ubevisst på å tenke på dem.

2. For folk som ikke elsker oppgavelister, er en enkel løsning (eller slik de tror) å bruke innboksen som en. Men for sanne oppgaver, for eksempel "Lag forslag til ny klient" eller "Betal kontorleie", er det på tide å finne et oppgavelistesystem som fungerer for deg. Å bruke innboksen din som en oppgaveliste setter tiden din i andres hender - med hver nye e-post kommer en ny oppgave, enten du vil eller ikke. Men å bevisst legge en oppgave til oppgavelisten din er en sjanse til å avgjøre om du virkelig skulle gjort det akkurat nå, i stedet for annet arbeid.

3. Du kan bruke Gmail til å la noen e-postmeldinger hoppe over innboksen automatisk. Hvis du for eksempel betaler kabelregningen, kan du arkivere den automatisk og legge til etiketten “Finansiell.” Du trenger aldri se den, men hvis du trenger den, vet du hvor du kan finne den. Apropos å finne ting…

4. Før du sender e-post, kan du lese den for søkbarhet. Hva vil du søke for å finne denne e-posten senere? Er de ordene i e-posten? Det kan være lurt å endre "Notater fra møte med Jack" til "Notater fra augustmøtet med Jack Smith fra Amazon."

5. Det er faktisk mange søkekommandoer som gjør det å finne en gammel e-post mye, mye enklere. Her er en grunnlegger for hvordan du finner e-post etter emne, emne, avsender og mer.

Hvis du vil: Gjør innboksen din kjøligere

1. Har du noen gang ønsket at du kunne legge klistremerker over hele innboksen? Med de passende navnene Notater For Gmail kan du feste notater og koder til alle e-postmeldinger - feste notater til en e-posttråd, øverst i visningen av sendte e-postmeldinger, eller virkelig hvor som helst ellers i innboksen.

2. Gmail-tillegget Rapportive er en nettverks drøm: Plugin-en viser kontaktenes sosiale nettverksinformasjon rett i innboksen din, slik at du kan få kontakt med dem på LinkedIn, Facebook og Twitter uten engang å forlate Gmail. Du kan også se en punsjliste over nylige e-postmeldinger fra dem og registrere private notater for å legge ved adressene i kontoen din.

3. Som Gmail på steroider, er Gmelius en nettleserutvidelse for Chrome, Firefox og Opera som forsterker Gmail-opplevelsen din med alt fra et renset grensesnitt (ikke flere annonser!) Til muligheten til å blokkere e-postsporere for å beskytte ditt privatliv. En annen favorittfunksjon er den automatiske "Avslutt abonnement" -knappen som erstatter Gmail's "Spam" -knapp når Gmelius oppdager en adresseliste.

4. Du kjenner de e-postene du vet at du ikke kommer til før senere, men du er redd for at du vil glemme det? Plugin Boomerang, som for øyeblikket er tilgjengelig for Gmail og Outlook, er perfekt for å håndtere dem. Du kan planlegge at en e-post skal forsvinne og komme tilbake senere - når du er klar til å håndtere den - slik at innboksen blir klarere til da. Boomerang lar deg også planlegge en e-post som skal sendes på et senere tidspunkt og sette opp tilbakevendende e-postmeldinger.

5. Sjekk ut Gmail Labs - som lar deg prøve tilleggsfunksjoner av Gmail-funksjoner som "angre sending" og se kalenderen din rett i innboksen. Gå inn på Gmail-innstillingene dine, og klikk deretter på "Labs" for å komme i gang.

6. Finner du deg signere eller sende mange dokumenter og kontrakter? Hellosign for Gmail lar deg signere dokumenter og fylle ut skjemaer uten å forlate innboksen - en ekte livredder for oss som hater skannere, skrivere og faksmaskiner.

Hvis du vil: Les e-postene dine

1. Gjør de første 50 tegnene i hver melding så kortfattede og handlingsrike som mulig, sier Fast Company . En lokkende åpner gjør det mye mer sannsynlig at mottakerne vil fortsette å lese.

2. Lange tekstblokker ser skremmende ut å lese, så tenk på hvordan du kan gjøre teksten mer lesbar. Bruk kuler, lister, fet skrift og korte, lett skimmable avsnitt. Har du problemer med å kutte det ned? Det kan være et tegn på at du prøver å dekke for mye.

3. Hvis du kommer over mer enn ett punkt eller stiller mer enn ett spørsmål i e-posten din, må du forsikre deg om at elementene skiller seg ut fra resten av fortellingen ved å sette dem i fet skrift, fremheve dem eller ordne dem i en punktliste. Kontrasten trekker naturlig mottakerens øye til meldingens kjøtt (det stykket du ikke har råd til å gå glipp av!).

4. Lag spørsmål du stiller så konkrete som mulig. "Hva synes du om forslaget?" Er ikke et godt spørsmål. "Kan vi gå videre med selgerens forslag på $ 20.000 innen fredag?" Er bedre.

5. Håper å fange sjefen din eller noen som er viktig på en mindre travel dag, men ikke kjenner hans eller hennes plan? Unngå e-post på tirsdag og torsdag. Dette er dagene med høyest volum for innboksene i folket, og du vil ikke at den viktige meldingen skal gå tapt i et hav av nyhetsbrev, tilbud og annen korrespondanse.

6. Gjør emnelinjen teller - noe som gir mottakeren en klar ide om hva som vil være inne i e-posten. (Bonus: Dette vil også hjelpe deg med å søke etter meldingen enkelt i innboksen hvis mottakeren ringer for å diskutere i stedet for å skrive tilbake via e-post.)

7. Forskere fra Carnegie Mellon fant at de mest effektive e-postene har emnelinjer som appellerer til en av to ting: nysgjerrighet (flott hvis du er i markedsføring) eller verktøy (sannsynligvis best for resten av oss). ett minutt video for å lære mer.

8. Vil du virkelig sørge for at meldingene dine blir lest? Med Chrome-utvidelsen MailTrack kan du se om og når folk har lest e-postene dine. Og hvis du merker at det sitter der ulest? Sjekk ut disse tipsene for å følge opp riktig vei.