Tapt tid blir aldri funnet igjen.
Benjamin FranklinTid er en nøkkelressurs som vi ganske enkelt ikke kan fylle på. De 24 timene hver dag er alt vi får - når disse timene er brukt, går disse timene tapt for alltid. Dette betyr at hvis du sliter med å passe alle dine prioriteringer og "gjøremål" i dagen, er det på tide å se etter metoder for å bruke disse timene og minuttene mer effektivt.
Her er noen forskningsstøttede forslag som kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av tiden du har.
1. Verdi hvert eneste minutt
Som trener har jeg innsett at vi på grunnleggende nivå har en tendens til å selge oss kort i tidsavdelingen. I mange tilfeller tillater vi til og med andre å dra nytte av tiden vår. Så det viktigste trinnet i tidsstyring er å ta eierskap til vår tid, gi rom for aktivitetene som er meningsfulle og produktive, og eliminere de som har mindre langsiktig verdi.
Det som skiller verdige oppgaver er resultatene forbundet med din tidsinvestering. For eksempel kan du rutinemessig delta på et møte som inkluderer mye frem og tilbake, men ikke mye action. Kan den tildelte tiden brukes bedre på en alternativ aktivitet, for eksempel å koble til klienter eller samarbeide med kolleger? Ofte er det muligheter for å ”mine” tid til mer produktive aktiviteter - vi overser dem ganske enkelt.
Ta en titt på hvordan du har brukt tiden din ved å fullføre en kalenderrevisjon. Begynn med denne øvelsen: Registrer timevis aktiviteter i to uker. Les deretter oppføringene dine med disse spørsmålene i tankene: Ble tiden godt brukt? Var det solide fordeler knyttet til tidsbruken? Ville du gått samme rute igjen? I mange tilfeller er et "tidsspørsmål" faktisk et "oppgave" -problem. Så bortsett fra oppgavene som gir lite effektivitet.
2. Gjør rom for mer fokus
Fra ringer til telefoner til kolleger som stikker innom pulten din for en prat, er distraksjoner rikelig i de fleste kontormiljøer. (Å håndtere "drive-bys" kan være en virkelig utfordring.) Selv om disse distraksjonene har blitt en akseptert del av arbeidslivet, kan de ødelegge produktivitetsnivåene våre. Når vi er i stopp-og-start-modus hele dagen, finner vi oss selv gjentatte oppgaver, mister plassen og snurrer hjulene. Det kan faktisk ta 20 minutter eller lenger å fokusere på nytt etter et avbrudd.
I noen tilfeller er åpne kontorer den skyldige. Vi bidrar imidlertid også til problemet med valgene vi tar. Psykolog Daniel Goleman diskuterer at vi må ta kontroll og beskytte oss mot våre egne tidsplaner - å bygge tid inn i arbeidslivet for å fokusere dypt på viktige oppgaver. Vi må identifisere skiver når vi, som Goleman forklarer, har muligheten til å “kokong” og konsentrere oss fullstendig.
Du kan vurdere å slå av mobilen eller bruke Googles pausefunksjon for innboks for å slå av innkommende e-post i en times tid hver dag. Du kan også spørre lederen din om å sette av to, uavbrutte 30-minutters tidsperioder i løpet av arbeidshverdagen din, kanskje når dagen begynner, ved lunsjtid eller på slutten av dagen, der du kan jage deg ned og gjøre fokusert arbeid.
Du vil sannsynligvis bli overrasket over hvor mye du får ut av den tiden.
3. Tam forsinkelse
Utsettelse er en av de vanligste utfordringene på arbeidsplassen - og for noen av oss; det kan bli et enormt tidskast. Mens utsettelse kan stamme fra å føle seg overveldet eller underforberedt (i så fall ikke forsink å søke veiledning), antyder forskning også at utsettelse kan skje som et resultat av hvordan vi ser på oppgaver og mål. Spesifikt kaster vi visse oppgaver i et veldig negativt lys - for eksempel, "Jeg vil fullføre rapporten innen fredag, så manageren min vil ikke være opprørt over meg." Disse kalles "unngåelses" -mål - du fullfører dem for å unngå en negativ konsekvens - og interessant nok har de en større tendens til å bli korrelert med utsettelse.
Men her er de gode nyhetene: Du kan dempe utsettelse ved å forsøke å se disse oppgavene annerledes, omdisponere dem som et "tilnærmingsmål" kontra et "unngåelsesmål". Hvis du gruer deg til en bestemt oppgave, kan du prøve å se den i sammenheng med et muligens mer tiltalende resultat. Kan gjennomføringen av den bidra til å fremme et større og mer positivt mål - for eksempel å imponere klienter eller bli sett på som en lagspiller? Dette kan hjelpe deg med å holde deg på kurs. En ekstra bonus? Tilnærmingsmål ser ut til å gi mer tilfredshet når de til slutt blir oppnådd.
Prøv en av disse strategiene og se om ting endres til det bedre. Gi oss beskjed om hvordan det går på Twitter @dailymuse og @MRGottschalk.
Vil du få mer ut av dagen din? Registrer deg for Hack Your Work Life-klassen på Muse University!
