Ideelt sett var tiden din borte fra jobben (i det minste noe) avslappende. Men at zen etter ferie kan gå rett ut av vinduet når du setter deg ned for å takle innboksen din og innser at det er omtrent en million meldinger som venter på deg.
Det kan være stressende å svare på e-post hver dag, men det er enda verre når de har samlet seg. Og føler følelsen av stress, kan du sette deg et mål å komme deg gjennom dem så raskt som mulig - bare å begå en av de vanlige feilene nedenfor.
Så ta noen minutter å lese hvordan du kan unngå dem: Det vil være verdt det!
1. Å prioritere responstid over kvalitet
Matematisk er det fornuftig å svare så raskt du kan. Hvis du bruker ett minutt på å lese en e-post og svare på ett minutt, kommer du raskere gjennom listemåten din enn hvis du bruker fem minutter på å lese og fem minutter på å svare.
Og mens du har rett i at dette ikke er en dag å debattere internt mellom “Høres bra ut!” Kontra “Jeg er enig”, vil du heller ikke avbryte et raskt svar.
“Høres bra ut” eller “Jeg er enig” fungerer like bra hvis noen spurte om du liker planen deres, men det er ikke noe fornuftig om de spurte deg et spesifikt spørsmål om det. Betydning, du kommer til å få en ny e-post tilbake fra dem - og de vil vite at du ikke har lest det de skrev første gang.
Løsningen
Hvis du har sider med e-postmeldinger å komme gjennom og ikke kan dempe ønsket om å svare ASAP, kopier og lim inn et generisk svar. Prøv dette “Jeg skal bruke i dag på å fange opp e-post. Hvis du trenger svar før kl. 17.00, vennligst send meg en e-post og gi beskjed. "
Ja, det er et ekstra trinn, men hvis målet ditt er å komme tilbake til alle de første tingene, vil det tillate deg å gjøre det, så puster ut og tar deg tid til å svare.
2. Videresend alt med “FYI”
I hodet ditt deler du en statusoppdatering slik at den andre personen kan fortelle deg hva du skal gjøre videre. Men i mottakerens hode, sier du, dette har blitt ivaretatt. Du tar essensielt en "varm potet" tilnærming til e-post, forutsatt at ansvaret faller til hvem som fikk det sist - noe som betyr at det er en god mulighet for feilkommunikasjon.
Dette er grunnen til, som Muse Managing Editor Jenni Maier skriver, "Hver eneste e-postadresse bør inkludere et neste trinn (selv om det ikke er noe svar nødvendig)."
Når du sender en varm potet e-post, vil en av to ting skje. Du får det tilbake med et spørsmål (så alt du har gjort er duplikatarbeid). Eller, verre, de vil ikke si noe, og du vil tro at den andre personen er den som tar neste skritt.
Løsningen
Ta Maiers råd og sørg for at meldingene har en klar intensjon. Hvis du sender noe bare for å lukke løkken, er det helt OK å si det, eller til og med “for din referanse.” Å stave ut nøyaktig hva du vil fra den andre personen tvinger deg til å bli klar først - noe som betyr at du ta deg selv hvis det du virkelig trenger er å ta et skritt selv før du deler fremgangen din.
3. Å svare i den rekkefølgen de kom inn
Planen din å svare på i omvendt kronologisk rekkefølge er velmenende: Du vil komme tilbake til personen som har ventet lengst, først. Det er imidlertid ikke en klok plan hvis målet ditt er å være så effektiv som mulig.
Eksempel: Jeg jobbet med en som dro på en to ukers ferie, og da han kom tilbake, svarte han på de eldste e-postene sine først. Dette betydde at han fulgte opp spørsmålene mine for å spørre om de hadde blitt sortert - før han så en senere kjede der kontaktpunktet hans løste problemene for meg.
“Fikk du dette?” Og “Nevermind! Så du gjorde! ”E-postmeldinger var unødvendige, og hvis hele målet ditt er å ta igjen raskt, vil du ikke kaste bort tid på dem.
Løsningen
Dette er en flott tid for LIFO: Last In, First Out tilnærmingen. For, som Muse, COO Alex Cavoulacos forklarer, "Denne teknikken bygger på å la de gamle tingene takle seg selv."
Med andre ord, når du kom til e-posten noen sendte for en uke siden, kan det godt være at de allerede håndterte hva de spurte deg om. Og hvis de fremdeles vil ha oppmerksomhet før og senere, er jeg villig til å satse på at de noterte returdatoen på din OOO og sendte en oppfølging som satt øverst i innboksen din da du kom tilbake.
Når du stirrer på en ukes meldingsverd, kan fristelsen din være å bare dykke i. Men hvis du er gjennomtenkt over hvordan du går for å svare, vil du unngå vanlige feil og redde deg selv å måtte gå tilbake og svare på dem en gang til.
