I e-postens verden kan til og med den minste endringen gjøre det bra budskapet ditt til et fantastisk budskap. Å finpusse skriftene litt kan være forskjellen mellom en viktig forbindelse ved å trykke på søppelikonet eller å faktisk klikke på "Svar."
Som en som driver en helt virtuell organisasjon med mer enn 120 ansatte, har jeg sett mer enn min rettferdige andel av fantastiske e-postmeldinger - og helt underordnede - og har lagt merke til at budskapets profesjonalitet (eller mangel mange ganger) derav) er det som får meg til å bestemme om jeg vil hjelpe avsenderen ut eller ikke.
Så, hva er disse bittesmå endringene som kan gjøre e-postene dine mer profesjonelle (og derfor mye mer sannsynlig å gi deg det du vil)? Her er ni viktige ting å huske på.
1. Ha en målrettet emnelinje
Uansett hvem du sender e-post, må du ikke la emnelinjen være tom eller vag (jeg ser på deg, "Spørsmål" eller "Viktig melding"). Trikset er å være så spesifikk som mulig, men også holde linjen rundt fire til ni ord. Mindre er mer, men å ha noe der til å begynne med er avgjørende - det vil friste leseren til å klikke på e-posten din og hjelpe deg med å finne den i innboksen senere.
Emnelinjen din kan også være et flott sted å gjøre det klart hva de neste trinnene er. Prøv å legge til (Behov innen tirsdag) hvis det er en frist, (Ikke-presserende) hvis den ikke er tidssensitiv, eller (Ingen respons nødvendig) hvis det er en FYI-e-post som du ikke trenger svar på.
2. Skriv e-posten din bakover
Du vet sikkert at hver e-post skal ha en oppfordring til handling. Enten det er å sende deg tilbake på et bestemt tidspunkt eller arrangere et møte, vil du gjøre det enkelt for leseren å vite hva han eller hun trenger å gjøre videre.
Men mange stikker dette i den siste setningen i meldingen. I stedet, for å gjøre e-postene enklere å fordøye, legger du ditt spesifikke spørsmål i første setning og legger deretter til all informasjon du trenger for å sikkerhetskopiere den i avsnittene nedenfor.
3. Gi kontekst
Når du gir en oppfordring til handling, må du huske å inkludere en slags setning som setter konteksten til e-posten ("Dette er rapporten vi diskuterte sist møte" eller "Dette er meg som følger opp fra arrangementet vårt forrige mandag").
4. Bruk avstand
Dette virker definitivt som en no-brainer, men det er faktisk ikke uvanlig å motta e-poster uten pauser mellom forskjellige avsnitt eller nye tanker. Ingenting er mer motbydelig enn å motta en e-post som ser ut som en vegg av tekst der forfatteren ikke engang gidder å dele opp setninger i små, mer håndterbare avsnitt. Gjør det enkelt for leseren: Gi e-posten din en begynnelse, en (kort) midten og en slutt.
5. Hold deg til en enkelt skrift
Å bruke neon Comic Sans i en e-post vil ikke gjøre deg minneverdig, det vil bare gjøre deg rare. Med andre ord, alltid beholde standard e-post font og farge. Ikke bruk flere skrifter i e-posten din. Dette skjer ofte ved en tilfeldighet når folk kopierer og limer inn informasjon fra andre nettsteder, siden e-postklienter som Gmail ikke striper formateringen. For å unngå dette, trykk “shift + command + v” i stedet for bare “command + v”, noe som vil føre til at teksten samsvarer med formateringen i e-posten.
6. Fet eller understrek - men bare når det virkelig trengs
Hvis e-posten din inneholder mer enn ett veldig viktig punkt eller spørsmål, bruk fet skrift eller understrek for å få de delene av meldingen til å skille seg ut. Bare pass på å gå over bord med skriftformatering - du vil ikke ha en e-post som er helt kursiv, uthevet og understreket, når alt kommer til alt.
7. Korrekturles alt
Alle vet å sjekke for stavefeil og grammatikkfeil i e-postmeldinger, men har du sjekket for at datoer, hendelsestitler, tidsfrister og navn blir stavet riktig? I mitt tilfelle føler jeg meg alltid litt irritert når folk legger den ekstra "l" i "Lily" for å gjøre det til "Lilly."
8. Hold signaturen enkel
Det er hyggelig å ha en signatur som er mer enn bare navnet ditt, men det bør ikke ta opp halvparten av e-posten. Legg igjen lange sitater, avsnitt med din livshistorie, gjenoppta utdrag, du får ideen. Bare navnet ditt, din nåværende posisjon og en eller to måter å kontakte deg på (som en e-postadresse og Twitter-håndtering med hyperkoblinger) er mange.
En annen merknad fra siden: Jeg har sett et overraskende antall fagfolk legge religiøse sitater på slutten av e-signaturene sine, og dette er absolutt noe å tenke nøye gjennom. Husk at du sannsynligvis ikke kjenner trossystemene til flertallet av folk du sender e-post, og du vil ikke at noen skal frata på grunn av noe som er helt under din kontroll.
9. Bruk BCC når det er nødvendig
I stedet for å holde noen som ikke lenger er en del av samtalen på en tråd, flytt personen til BCC (og sørg for at du lar ham eller henne vite når du gjør det!). En enkel "Flytting til BCC" i begynnelsen av e-posten bør være tilstrekkelig for å sikre at alle er på samme side.
Å sende gode e-poster handler om å mestre de små nyansene som leseren din kanskje ikke legger merke til, men som ubevisst vil sette pris på. Bevæpnet med denne listen er du et skritt nærmere å være en mester i innboksen.
