På dette tidspunktet vet de fleste av dere allerede at jeg er en stor fan av å holde en klar innboks. Jeg går ikke så langt som å insistere på innboks null, men jeg anbefaler vanligvis å holde bare så mange e-poster som du kan se uten å rulle ned. (Med min oppmerksomhetsspenn vil e-post ikke bli kjærlighet hvis jeg ikke kan se dem.)
Dette målet er ikke så vanskelig å opprettholde når innboksen din er i den rulle-ned-mindre tilstanden, men å komme dit - det er en annen historie. Den gode nyheten er at jeg har funnet løsningen. Hvis du er klar til å ta neste skritt mot dominans av innboksen, her er noen triks for å raskt kutte innboksen ned til størrelse.
1. Gjør et massearkiv
La oss starte med en dose virkelighet: Hvis en e-post har vært i innboksen din i mer enn to eller tre måneder, har du ikke tenkt å svare på den. Selv om du ville, har det vært der så lenge at svaret er nesten pinlig. Og hvis det var viktig, har avsenderen absolutt sendt deg påminnelser. Så søk i innboksen din etter e-postmeldinger mottatt før to måneders markering, og arkiver hver eneste en av dem. Det vil føles litt skummelt - men det er ikke mer sannsynlig at disse e-postmeldingene vil få oppmerksomhet hvis du oppbevarer dem i innboksen din med de 6 347 andre uleste e-postene.
2. Søk etter de skyldige
Du bør nå være nede på noen hundre, kanskje tusen e-postmeldinger (hvis du er på flere tusen, bør avskjæringen for nr. 1 være en måned eller seks uker i stedet). Neste, se etter vanlige nyhetsbrev eller oppdateringer du får, for eksempel nye artikler fra Fab.com, LinkedIn-oppdateringer eller Groupon-avtaler. Gjør et søk av avsenderen (f.eks. [email protected]) for å trekke dem opp samtidig, og slett (eller arkiver) alt som er eldre enn en uke. Hvis du er aggressiv, vil jeg til og med si gå for noe eldre enn en dag. Virkelig, du har ikke tenkt å se på gårsdagens Groupon-avtale, og det er lite sannsynlig at du vil gå tilbake og sortere gjennom disse e-postene i fremtiden - eller til og med i morgen.
3. Gjør det til et spill
Nå, bør du bare være nede i stoffets nylige e-postmeldinger - gratulerer! Hvis du har mot, er det her du begynner å slenge deg gjennom og takle e-postmeldinger (med belønning som "Når jeg blir under 60 år, er det tid for en kaffepause!").
Hvis du fremdeles har mange e-postmeldinger å gjøre, kan du gjøre det til et spill. Mine to favoritter er The Email Game (for når du er på skrivebordet) og den nylig utgitte oppgaveboksen (for når du er på farten). E-postspillet gir deg fem minutter å komme gjennom så mange e-poster som mulig, og belønner deg med poeng. Den fokuserer også på å takle 10-20 e-poster om gangen, slik at innbokskampen din føles mer bite-sized.
Der har du det: Tre enkle trinn for å få innboksen til størrelse. Så kom i gang - belønningen din vil være en mye mer håndterbar innboks (og hva annet du vil unne deg!).
