Her er en ikke helt urealistisk situasjon: Se for deg at det å ha tatt så mye tid og energi å administrere innboksen den siste tiden at du begynner å føle at det bare skulle være slik. De e-posttriksene du ser på nettet, gjelder aldri virkelig situasjonen din, siden forfatterne umulig kan forstå de intrikate detaljene i din spesifikke jobb eller det ansvaret som følger med det.
Hvis dette høres kjent ut, er det en sjanse for at du kanskje spiller under hvor ukontrollert e-posten din har fått. Det er faktisk mulig at innboksen din er i full fart på raserianlegg, og du klandrer deg selv for at det er utrulig når du kan unngå problemet helt. Les videre for noen tegn på at du ikke er alene i kampene dine, pluss måter å fikse dem på!
Husk: Du kan ta kontrollen tilbake.
1. Du får flere e-poster enn du kan svare på
Hvorfor dukker det opp hver gang du svarer på en melding? I det siste har du brukt timer om gangen på å svare og svare, bare for å falle bak på faktiske handlingsemner på oppgavelisten din og vente på oppmerksomheten. Det er ingen sunn balanse mellom å holde deg oppdatert og vel å ta seg av alt annet i livet ditt. Kanskje er forholdet ditt til innboksen bare ikke det det pleide å være.
Hvorfor dette skjer
Du behandler e-postene dine som om de alle har lik vekt. Kanskje har du en første-inn-først-ut-policy, der du svarer på hva som har ventet lengst på svaret ditt, og jobber deg frem til i dag. Eller kanskje har du en sist-inn, først-ut-policy, der du starter fra toppen og jobber deg ned.
Hvordan fikse det
Det er på tide at du raskt begynner å prioritere meldinger. Still deg disse spørsmålene hver gang du mottar et nytt:
- Er dette presserende?
- Er det andre mennesker som er bedre rustet til å håndtere det?
- Krever det svar?
- Er det en respons du gir ofte?
Hvis det ikke haster, kan du lagre det for senere. Ikke en TBD senere, men en faktisk tid du angir at hver dag skal gå gjennom innboksen. Hvis det haster, men det er mange mennesker som er bedre rustet til å svare - gi det noen minutter og se om en av dem gjør det. Hvis det ikke kreves noe svar: Ikke svar. Og til slutt, hvis det er et svar du ofte gir, kan du tenke på å bruke en funksjon som Canned Responses på Gmail, eller lage et dokument som har alle malene dine på ett sted.
2. Du får altfor mange nyhetsbrev
Du våkner opp hver morgen med mange uleste meldinger, inkludert ikke mindre enn 30 forskjellige nyhetsbrev (bryte overskrifter! Salg! Beste restauranter i området! Nyheter fra bransjen!). Du ligger i sengen, øynene knapt åpne, og sveiper hver enkelt direkte i søpla. Dette er en nødvendig del av opplevelsen, forteller du deg selv. Jeg meldte meg på disse, og nå er dette prisen jeg må betale.
Hvorfor dette skjer
Jeg får det til: Nyhetsbrev er tiltalende. Med så mange flotte der ute, sliter du med å velge det som faktisk er verdifullt av det som rett og slett er interessant . Hver gang du finner et nytt daglig oppslag eller en ukebokstav som virker virkelig nyttig, spør du deg selv om du virkelig er sikker før du overleverer de gyldne nøklene til innboksen din - og det er du. Så du abonnerer. Men før du vet ordet av det, og til og med uten at du har ment det, blir det abonnementet nok en gang i en lang rekke med slettinger av tidlig morgen.
Hvordan fikse det
Forhindre at dette skjer ved å melde deg av med vilje. Hver gang du abonnerer på et nytt nyhetsbrev, kan du gi deg en prøveuke. Hvis du på slutten av en uke ikke er spent på å åpne den (eller ikke har gjort det enda), kan du melde deg ut. Ingen spørsmål spurt. Jeg vet hva du tenker: Hvem har tid til å gjøre alt det? Det gjør du med apper som Unroll.Me (for nyhetsbrev) og BoxBe (for folk).
3. Du mister ofte e-posttråder eller glemmer dem helt
Du jobber med fem andre medarbeidere på et kommende prosjekt, og noen startet en tråd for å finne ut møtetidene for neste uke. Med tanke på alle de andre oppgavene du har på tallerkenen din, synes du det er greit å skyve denne lille planleggingsdetaljen til senere - bedre ennå, når samtalen er mer utviklet og du har mer å jobbe med. Et par timer senere skal du lete etter meldingene, og de er borte. Uansett hvilke søkeord du prøver.
Hvorfor dette skjer
To muligheter: Innboksen din er altfor uoversiktlig eller altfor organisert. Jeg snakker om menneskene som enten blir kvitt alt under solen med en gang eller hamstre tusenvis på tusenvis av uleste meldinger. Hver e-post du får - fra sjefen din, naboen, partneren din og bestemoren din - blir alle forvist til arkivene eller sitte i innboksen din for alltid.
Hvordan fikse det
Det er på tide å rense innboksen. Sett av en time en dag og bruk det til å gjøre annet enn å sortere meldinger. Du kan: flytte tråder i mapper, bruke koder, stjerne alt du trenger for å komme tilbake til senere, sjekke ut Boomerang eller prøve noen av disse fantastiske verktøyene. Ikke velg en metode bare for å velge en, i stedet velg en som du vet gir mening for deg. Du må kanskje teste ut noen få systemer før du finner det perfekte alternativet, men stol på meg, noen timer brukt på dette vil spare deg for massevis på lang sikt.
Hvis noen av disse scenariene høres kjent ut for deg, er det OK. Det er normalt å føle at innboksen din styrer livet ditt. Men det betyr ikke at du må gi opp. Begynn i stedet å takle problemet, e-post via e-post, til du har kontroll igjen.
Har du noen triks for e-postadministrasjon jeg burde prøve som ikke var inkludert? Tweet meg @caroqliu og gi beskjed!
