Forrige måned tilbød jeg tre tips for bedre prosjektledelse, inkludert hvordan du delegerer ordentlig, hvordan du kan få mest mulig ut av verktøy og hvordan du kan avslutte prosjektet ditt på en meningsfull måte. Men prosjektledelse byr på så mange unike utfordringer, med et enormt forskningsfelt som kontinuerlig presenterer nye tilnærminger og perspektiver, så jeg kunne ikke la være å følge opp med litt mer råd.
Disse tipsene fokuserer på proaktivt å håndtere flere av tingene som kan snike seg på deg og avspore suksessen. Noen ganger føles det som om små sviktdemoner lurer i hvert hjørne og venter på å gi deg en god "gotcha!". Slik vil risikostyring, endringsledelse og omfangshåndtering forbedre sjansene dine for å lykkes.
1. Vær nøye med risikoen
En risiko er en trussel som ennå ikke er blitt realisert, og det første du kan gjøre for å forhindre at det materialiseres, er ganske enkelt å vite at den eksisterer. Hvis du utvikler en ny applikasjon som kundene kan bruke for å betale regningene sine, kan risikoen variere fra de mindre eller moderat (et teammedlem blir tildelt på nytt, slik at du er kort bemannet) til de viktigste (endringer i mobilbetalingsbestemmelser krever at du bruker helt annen teknologi). Du kan ikke forhindre enhver risiko i å skje, men en omfattende og gjennomtenkt redegjørelse for all tenkelig risiko kan hjelpe deg med å håndtere muligheten.
I planleggingsfasen av prosjektet ditt må du utvikle en risikologg der du kan spore enhver risiko som kan være en utfordring for tidslinjen, budsjettet eller den generelle evnen til å fullføre prosjektet. Det er mange forskjellige maler tilgjengelig på nettet, men de fleste av dem foreslår å inkludere en beskrivelse av risikoen, datoen da den ble hevet, sannsynligheten for at det vil skje, og alvorlighetsgraden av konsekvensene hvis den gjør det. Hver risiko bør ha en eier tildelt for å overvåke den, og viktigst av alt, et meningsfylt sett med tiltak som kan iverksettes for å redusere sjansen for at risikoen oppstår (hvis noen finnes). For eksempel kan risikoen for at en server mislykkes, forårsake tap av folks data, være lav sannsynlighet, men høy alvorlighetsgrad, tilfredsstilt av en avbøtningsplan for å installere en sikkerhetskopiserver. Selv om sannsynligheten er liten, vil virkningen være så stor at tidlige og sikre skritt for å redegjøre for dens mulighet vil være verdt kostnaden og innsatsen.
Husk at dette skal være et levende, pustende dokument, og nye risikoer bør redegjøres for og overvåkes når de oppstår i løpet av prosjektet.
2. Legg grunnlaget for endring
Prosjektledelse betyr nødvendigvis at du forstyrrer status quo på noen måte. Og det er ingen hemmelighet at mange mennesker synes endring, vel, vanskelig, for å si det mildt. I en hvitbok for Project Management Institute diskuterer konsulent Marge Combe begrepet endringsberedskap som både hovedstaden - menneskelig og ellers - en organisasjon er klar til å dedikere til en endring, og den psykologiske viljen til menneskene som samarbeidet er nødvendig for å gjennomføre endringen. Hvis du ikke har råd til å gjøre endringen, eller hvis alle dine arbeidere er stilt opp utenfor med tegn til protest, er du tydeligvis ikke i mye posisjon til å komme deg videre.
Så hva kan du gjøre for å legge grunnlaget for en forandring, enten den er stor eller liten? De konkrete aspektene ved endringsledelse er litt lettere å håndtere. Hvis det er tydelig at du ikke har penger, utstyr eller teknologisk kapasitet til å gjøre arbeidet, er dette ting du må ta opp med en gang.
Det er det kulturelle og psykologiske arbeidet som krever mer nøye gjennomføring. Hvis ansatte eller kunder er motstandsdyktige mot en endring, ta deg tid til å forstå hvorfor. Det er kanskje en misforståelse du kan oppklare, eller en stor feil med planen din som du ikke hadde vurdert. Et team av geistlige ansatte kan kverne om en bytte fra å behandle papirskjemaer til elektroniske skjemaer. I stedet for å anta at teamet er motstandsdyktig mot endringer, kan en diskusjon med dem om reservasjoner kanskje avsløre at det elektroniske systemet ikke har noen måte å håndtere unntak på, noe som til slutt vil føre til uorganisering og to separate prosesser. Å forstå perspektivet til personalet som vil bruke denne dagen inn og ut kan bidra til å sikre at endringen betjener hele organisasjonen.
Organisasjoner med mennesker som er åpne for en forandring og som forstår endringen og fordelene for dem, er mye mer sannsynlig å se at endringer skjer sømløst enn de som holder folket i mørket.
3. Tenk på Scope Creep som din dødelige fiende
Omfangskryp - når parameterne for prosjektet gradvis vokser ut de opprinnelige grensene du hadde opprettet - er en hyppig avsporing av prosjekter. Og dette er i stor grad fordi det ofte ser ut til å være fornuftig å utvide det originale omfanget. Du kan finne deg selv at du smeller pannen i et "hvorfor tenkte jeg ikke på det" øyeblikket, eller blir overbevist av en interessent om at en ekstra bjelle eller fløyte vil spare arbeidere timer hver dag.
Som regel, ikke - jeg gjentar, ikke - ikke hule for disse kravene.
Noen ganger endres selvfølgelig kravene, og det kan være lettere å endre spillet i dag enn å komme tilbake når alt er sagt og gjort. Men disse tilleggene legger ofte opp, og gir deg rett til det ulykkelige universet med overbudsjett og utenfor planen.
Den beste måten å forhindre kryp av omfang er å bruke mer tid og energi på forhånd samle krav, uttømmende intervjue de med fagkompetanse og stille de riktige spørsmålene for å sikre at du ikke går glipp av noe. Og i den uunngåelige hendelsen du gjør, bør du vurdere kostnadene og fordelene ved en endring i omfanget ditt nøye. Hold eventuelt en løpende liste over forbedringer i fase to som du kan besøke når det originale prosjektet er ute av bakken.
Så mye av å få resultatene du ønsker på tidslinjen du trenger, kan spores tilbake til å være proaktive. Tren deg til å lukte et problem før det oppstår, og kjenne slepebåndet krype før det sender deg ned et ormhull med distraksjon. Du vil ikke tenke på alt, men framsyn slår etterpåklokskap ut hver dag.
