Ting som er klinisk verst: å bli ropet inn i en samtale når du er på vei for å ta tak i de to siste ostekubene på et nettverksarrangement, lytte til en venn snakke om bryllupsregisterets "kamper", og se på timeplanen din og å se rygg mot rygg.
Nei, egentlig! Har du noen gang hørt denne samtalen finne sted?
Du: "Hvordan var dagen din?"
Din normale venn som kjører: “Kjempebra, jeg hadde det ene møtet etter det andre! PowerPoints, var jeg tør å si det på poeng! "
Nei. Det har du ikke.
Likevel er vi alle skyldige i at vi har møtt på hverandres kalendere - meg selv inkludert. Og som alle som noen gang har ledet et møte vet, er det ganske nedslående når du ser deg rundt i rommet og alles snikende kikk på telefonene sine.
Og det er grunnen til at jeg setter sammen denne hurtiglisten over alle grunnene til at folk (OK, greit, meg) ikke hører på møter - i tillegg til noen få raske løsninger. For hvis vi alle begynner å planlegge bedre møter, begynner vi alle å grue dem litt mindre.
1. Du hadde ikke en agenda
Jeg forstår! Du er kul, du er avslappet, du selger chillpiller fra skateboardet ditt.
Men her er tingen: Når du starter møtet ditt, “Jeg tok med alle hit hit i dag for å diskutere salgsstrategien vår - noen ideer?” Jeg stemmer umiddelbart ut fordi 90% av svarene kommer til å være på stedet, helt uhjelpsom slag (“Vi bør selge mer, generelt sett!” og “Har vi vurdert å gjøre en hund til vår talsperson?”).
Og 100% av øyekontakten vil være den klossete typen som folk ber ordløst om å være de som skal snakke.
I stedet
Før du sender ut neste møteinnkalling, må du sette sammen og sende en e-post om hvordan du planlegger å bruke den tiden. Dette vil ikke bare hjelpe folk med å forberede seg på det og gi gode ideer, men det vil også sikre at du sperrer for riktig tid.
Det er så enkelt som:
Protokoll 1-5: Går over møtets mål: Ansett Airbud for å være ny talsperson for selskapet.
Protokoll 5-15: Diskuter målene: Snakk om at Airbud ikke bare er tilgjengelig, men også er ekte.
Protokoll 15-25: Idéer til idédugnad: Gå rundt i rommet og foreslår andre talsmenn som fungerer som tankeledere på plassen.
Protokoll 25-30: Tilpass alt på nytt: Velg de beste ideene og tildel neste trinn.
2. Du forklarte ikke at dette ville være et enmannsshow
Med mindre du er Morgan Freeman, kan jeg rett og slett ikke høre på deg snakke i 30 minutter uten å ta pause. Det er en grunn til at du ikke vil finne for mange populære TED-samtaler som klokker inn på over 20 minutter.
I stedet
Hvis du - og bare du - skal snakke for hele møtet, er det du sier bedre interessant, lett å fordøye og gjelder for meg.
Så når du lager den dagsordenen vi nettopp snakket om ovenfor, fremhever alt som ikke vil føre til et tiltakstrinn (for eksempel “research this…” eller “brainstorm that…” eller “oppfølging av katter som spiller basketball “).
Deretter - og gjør deg klar for dette trolldom og trollkunst - slett det. Det andre du slutter å møte på "neste trinn", er det andre du begynner å miste mennesker.
Hvis du nå holder på å beholde de tingene, kan du kaste ett bonusslide inn i presentasjonen langs linjene "å diskutere i fremtiden …" eller ta med et ark med interessant bakgrunnsinformasjon i den agendaen du sender ut foran tid.
3. Du trengte ikke noe fra meg spesielt
Det du sier er tangentielt relatert til jobben min, og du tror det vil være til nytte for meg å høre på. Og i teorien, sikker!
Men i virkeligheten? Så snart jeg innser at jeg ikke trenger å veie inn eller ta noe handlingsdyktig bort fra møtet, vender jeg fokuset mitt til oppgavelisten som venter på meg på pulten.
I stedet
Jeg hater å fortsette å kaste A-ordet på deg, men alt går tilbake til dagsordenen. Ved å sende den ut på forhånd og merke "lyttere" som valgfrie gjester, gir du den inviterte valget om å være med eller ikke bli med (og dermed sikre at alle som kommer er glade for å høre på). Hvorfor har noen i møtet ditt som uansett kommer til å skaffe stemningen med den tomme, zombie stirre?
Jeg vet hva du tenker: Jenni, denne "agendaplanen" høres ut som mye arbeid for et møte. Og jeg er enig! Men hvis du ber noen ta 30 eller 60 minutter ut av dagen, må du legge inn litt krefter.
Eller - og nei, dessverre, jeg skal ikke si “bare ving det, Tsjad” - du kan gjøre dette møtet til en e-post. Det tar litt mer tid enn å lage en agenda, men sparer deg for den faktiske møtetiden. Og heldigvis for deg, har vi instruksjoner om hvordan du enkelt gjør det her.
