For noen uker siden diskuterte min venn og jeg vår delte forakt for møter, og hun sa: “Jeg føler bare at vi har den samme samtalen igjen og igjen. Når de ikke er gjort riktig, kan de være sånn brennere. ”
Jeg kunne ikke vært mer enig. Ved tidligere jobber, når en kalenderinvitasjon skulle dukke opp i innboksen min, ville jeg ofte avgi et høyt sukk (som alltid er flott i et åpent kontormiljø). Deretter ville jeg bruke dyrebar tid på å prøve å finne ut hvordan jeg kan unngå å godta det.
Jeg sier ikke at alle møter er verdiløse. Noen er absolutt, hendene nede. Og noen ganger er de bare den eneste måten å gjøre ting på. Men jeg tror også at det er rom for at vi kan bli utrolig mer effektive ved å stille oss disse tre spørsmålene foran hvert enkelt.
1. Hvem trenger å være her?
Hint: Sannsynligvis ikke så mange mennesker som du tror. Det er nøkkelen å være bevisst på hvem du ber om å være der, slik at du kan garantere at den er så produktiv og meningsfull som mulig for alle parter. Ingen skulle la være å tenke: "Vel, det var et stort bortkastet tid."
Fordi den følelsen ikke er bra for den enkelte, gruppen eller selskapet. Tenk deg alt arbeidet som kan gjøres hvis du bare hadde fire personer i rommet i stedet for 10. I en tidsperiode på 60 minutter er det seks timer til som du kan bruke på å jobbe.
La oss for eksempel si at du idédugnad om firmaets nye logo. Grafisk designer er der for å sikre at han forstår visjonen. Merkevaredirektøren er der for å være sikker på at den overholder selskapets retningslinjer. Men trenger du HR-sjefen der fordi hun legger logoen på alle stillinger? Nei. Når den er ferdig, kan du be henne bytte ut det gamle for det nye. For nå, la henne være - hun har jobb å gjøre!
Hvis du ikke er arrangøren, bør du vurdere om din tilstedeværelse er viktig. Noen ganger inviterer medarbeidere deg rett og slett fordi de tror du vil være der. Men du kan avvise hvis du synes det er passende (dvs. hvis du ikke aner hva du vil bidra med, eller hvis du bare er overveldende opptatt).
I situasjoner som dette sier jeg noe sånt: “Hei der. Jeg tror vil kunne håndtere dette på egen hånd. Hvis det er en bestemt grunn til at du ønsker at jeg skal være til stede, kan du gi beskjed! ”
Og så ta den ledige timen og komme tilbake til kverna.
2. Hva er målene?
Hva prøver du egentlig å oppnå? Å identifisere målene på forhånd er avgjørende. Det kan holde deg i oppgave og bidra til å forme hele samtalen. Ellers kan du sitte der og rusle i 45 minutter om hvordan Leonard alltid nynner temasangen Titanic . (Blir meg hver gang også. Slipp aldri, Jack!)
"En effektiv agenda stiller klare forventninger til hva som må skje før og under et møte, " forklarer Roger Schwarz, forfatter av Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to get Results.
”Det hjelper teammedlemmer å forberede seg, tildeler tid på en klok måte, raskt får alle om det samme emnet og identifiserer når diskusjonen er fullført. Hvis det fortsatt oppstår problemer under møtet, øker en godt utformet agenda teamets evne til å effektivt og raskt adressere dem, sier Schwarz.
Kanskje du bare vil at alle skal gi statusoppdateringer på topp prioriterte prosjekter. Eller du må ta en avgjørelse - i dag - om hvilken kontoadministrator som blir tildelt en stor, ny kunde.
Finn ut destinasjonen din og kom deg dit. (Og det er også nyttig hvis du deler planene dine med resten av de fremmøtte, slik at de vet hva de kan forvente og om det er noe de trenger å gjøre på forhånd.)
Og her er et tips: Hvis du ikke kan svare på en grunn til å møte, så vennligst, for kjærligheten til alle ting sjokolade, avbryt den .
3. Hva trenger jeg å forberede?
En tidligere kollega av meg pleide å stanse tid for å gjøre seg klar til møter med andre mennesker, og jeg ville alltid lurt på hvorfor. Og så deltok jeg på en gjeng hvor jeg enten helt glemte det vi hadde diskutert sist og måtte gjøre en sammenfatning, eller jeg (pinlig) ikke fullførte et handlingselement. I alle disse tilfellene endte vi opp med å sette mer tid på timeplanene våre.
For å sikre at dette ikke skjer, må du dukke opp forberedt. Kanskje det er å lese notatene fra forrige ukes økt, så det er friskt i tankene dine. Eller kanskje det er å lage en liste over snakkepunkter og svar du trenger. Uansett hva det er, ta deg tid til å gjøre det. Det lønner seg stort.
Som et eksempel overvåker jeg instituttets fagfelleopplæringsprogram, og jeg jobber hardt for å gjenopprette det. Om to uker skal jeg ha en-til-en med min veileder for å diskutere forslagene mine. Jeg har samlet tilbakemeldinger fra studentene og samlet tankene mine, og neste trinn er å plotte strukturen og tidslinjen på papir.
Hvis jeg nærmer seg tomhendt hennes, vil vi sannsynligvis bare bruke tiden på å sprette ideer fra hverandre, som ikke nødvendigvis er ille , i seg selv, men som heller ikke hjelper meg å komme videre.
Jeg lover deg - jeg liker å jobbe med mennesker. Men en av mine viktigste kjæledyrkuler er ineffektivitet, spesielt når det er lett å forhindre. Hvis timeplanen din ser litt for full ut, eller hvis hver gang du møtes har tilbakeblikk å vente på at klokken ringer på videregående, kan det være på tide å ta et skritt tilbake og begynne å stille deg selv disse spørsmålene.
Og hei - hvis du har flere spørsmål som dette du spør deg selv, gi meg beskjed om hva de er på Twitter!
