Morsomt faktum: I følge en fersk undersøkelse fra Adobe, sier folk at den mest irriterende setningen de noen gang har sett på e-post, er dette:
Ikke sikker på om du så min siste e-post …
Hvis du også nikker med hodet og sier: "Helvete, ikke tåle når folk sier det, " er du på rett sted.
Se, ingen liker det når andre er passive aggressive, over e-post eller virkelig hvor som helst. Og mens intensjonen med denne frasen er ufarlig - å få personen til å svare på nevnte e-postmelding - ender det opp med å bli irriterende, mistroende og til tider flat uhøflig. I tillegg er det mindre sannsynlig at personen faktisk vil reagere.
Så hvordan kan du følge opp e-postmeldinger på riktig måte? Her er noen mer pålitelige setninger å prøve:
1. "For å oppfylle tidsfristen / holde oss på planen, trenger jeg svaret ditt av"
Heller enn å slå rundt i bushen - “Ikke sikker på om du så den siste e-posten min, men den er ganske flott, og du bør ta en titt fordi …” - bare kom til poenget.
Hva trenger du fra personen? Og når? Og hvorfor? Ved å være direkte og gi en grunn, gjør du det i utgangspunktet umulig for personen å ignorere deg (spesielt hvis en gjeng andre mennesker er CC'd og kan se forespørselen din).
2. "Jeg vet at du er opptatt, men jeg vil inkludere input / ekspertise og vil trenge det av"
Jeg vil kalle dette den mer høflige versjonen av ovenstående. Dette viser at du forstår at personen er oversvømmet med andre ansvarsområder, men også at du verdsetter deres mening (smiger gjør aldri vondt) og vil sette stor pris på et (raskt) svar.
3. “La meg vite om vi skal gå sammen med eller av”
Jeg liker dette fordi det er superspesifikt og gjør personens valg enda enklere. I stedet for å komme med sitt eget svar, får de bare velge en av to (eller tre eller fire, hvis det er flere alternativer) - og du kommer til å gå bort med en åpenbar løsning.
En vellykket oppfølgings-e-post krever selvfølgelig mer enn bare disse setningene. Denne artikkelen gjør en god jobb med å skissere hva som er nøkkelen i å få folk til å svare - inkludert å bruke en informativ emnelinje og lage en klar forbindelse mellom personen og dine behov.
Uansett tror jeg at vi alle kan jobbe med å være litt mer forhåndsbestemte på jobb - det vil bare gjøre interaksjonene (og e-postene våre) sterkere.
