Da en kollega vakte oppmerksomheten min til en eldre produktivitetsartikkel på e-post av George Kao som var i ferd med å gjøre rundene igjen, fikk det meg til å innse at innbokskampen er reell. Jeg kom nettopp tilbake fra en tre ukers bryllupsreise i Japan, så jeg vet fra første hånd hvor sant dette er. Det er en skikkelig evne til å administrere innboksen, og hvis ikke en kunst nøyaktig, så en utdanning. Gjennom turen vår, ville mannen min, som i utgangspunktet tilstreber null innboks til enhver tid, se på telefonen min, se e-postikonet og nummeret som svever et sted rundt 400 og være forferdelig.
"Det stresser meg, " sa han, og jeg kunne praktisk talt se svetten perle på brynet hans. Men jeg var på ferie! Og jeg hadde en utenforstående svarer - for min arbeidskonto og min personlige adresse! Ingen ventet noe av meg, og jeg var komfortabel med å vende ned det stadig voksende antallet da jeg kom tilbake.
Innboksedetaljer, selv om de er kjedelige til tider, er selvfølgelig også krevende. Det har ikke noe å si om du sjekker meldingene dine mandag morgen etter å ha koblet fra hele helgen eller midt på ettermiddagen på en tilfeldig torsdag. Hvis du ikke vet i løpet av sekunder om meldingen krever - enn si, meritter - et svar, sløser du sannsynligvis dyrebare arbeidsminutter med å prøve å finne ut av det.
Undertittelen til Kaos stykke, “How to Regularly Get to Inbox Zero”, minnet meg om viktigheten av å bare vite hva jeg skal svare på og når. Denne bevisstheten kan bety forskjellen mellom en overfylt innboks og en ryddig og ryddig. Her er raske tips for å hjelpe deg med å bestemme deg.
1. Se etter ledetråder
Noen ganger er de åpenbare. En av kollegaene mine videresender ganske mange e-postmeldinger knyttet til hendelser, studier og rapporter, men hun konstaterer alltid: “Føl deg fri til å arkivere.” Til å begynne med følte jeg det som om jeg kanskje var uhøflig ved ikke å svare minst med det mest perfunctory of replies (“Takk!”), men jeg skjønte raskt at hennes blatante merknad om arkivering betydde at hun ikke ville ha behov for eller få svar.
Hvis du ikke har en så direkte ledetråd, kan du lese den igjen og virkelig tenke på hvordan svaret ditt ville påvirke lappen. Hvis det ikke ville gjort det - si, en person i avdelingen din deler bare et prosjekt han jobber med, og du har foreløpig ikke noe av verdi å legge til, ikke trykk svar bare for å bekrefte mottakelse.
2. Sniff ut et spørsmål
Som med den ovenfor, vil dette ofte være greit. Hvis det er et klart spørsmål du har til hensikt å svare, er det åpenbart nødvendig at du svarer, og kanskje det er raskt på det - eller et innen 24 timer. Siden ikke alle som kontakter deg garantert vil skrive de mest veltalende e-postmeldingene, kan det hende du må bla gjennom avsnitt for å se om det er noe du kan svare på.
Hvis du har bestemt at det ikke er noe spørsmål, men at du har dine egne spørsmål, svarer du for all del for å få en avklaring. Det er verdt det å følge opp og legge til noens innboks hvis det har potensial til å redde fremtidige misforståelser.
3. Snakk - hvis du vil bli hørt
Dette er den lureste av gjengen, men når du først får tak i den, blir den som andre natur. Mange ganger vil du motta e-postmeldinger som tydelig ikke ber deg noe. Du kan få svar på noe du sendte inn, tilbakemelding på et prosjekt du har fullført, råd for å håndtere en situasjon, informere om et avdelingsspesifikt mål. Hvis du ikke har noe nytt å legge til samtalen, eller hvis du rent kan ta kommentaren og fortsette med jobben din, kan du føle deg vel med å ikke svare.
Men hvis du derimot føler deg tvunget til å uttrykke deg - for å klargjøre deg selv eller utdype en beslutning du har tatt eller gi ny innsikt - bør du selvfølgelig trykke på svar-knappen. Dette kan være spesielt sant hvis arbeidsmiljøet ditt er et som oppmuntrer til uavhengig tenking og bidrar til temaer som diskuteres.
Det må være en selvfølge at nyhetsbrev, masse-e-post eller noe som føles som valgfri lesing ikke nødvendiggjør svar. Hvis du synes det er nyttig, kan du opprette mapper i henhold til Kaos forslag, og å organisere innboksen og vedlikeholde den vil praktisk talt føles automatisk.
En annen ting å vurdere er dette: Sett deg selv i stedet for avsenderen. Hvis du hadde vært den som sendte denne meldingen, ville du lett etter svar? Selv om det absolutt er tider å uttrykke takk, kan du sannsynligvis trygt la e-posten være i fred og passe på å ikke sende en mail hvis du korresponderer regelmessig med noen eller har mye frem og tilbake - noen av dem krever et mer gjennomtenkt svar. unødvendig to-ords svar til noen som, som deg, mest sannsynlig prøver å oppnå null innboks.
